TRƯỜNG HƯỚNG DẪN
- Sử dụng mẫu để đảm bảo bố cục và định dạng chung
- Theo dõi các thay đổi được thực hiện cho một tài liệu
- Sử dụng nhận xét để chỉ ra các thay đổi trong tài liệu
- Hạn chế và bảo vệ tài liệu và mẫu
- Phiên bản, so sánh và kết hợp tài liệu
Tính năng Phiên bản trong Word đã bị xóa trong các phiên bản Word gần đây. Trong Word 2013, cách duy nhất bạn có thể truy cập các phiên bản trước của tài liệu trong Word là mở các phiên bản được lưu tự động trước đó (được lưu tự động) của tài liệu. Bạn cũng có thể mở các tài liệu chưa được lưu gần đây. Tuy nhiên, không có tính năng versioning chính thức trong Word. Chúng tôi sẽ cho bạn thấy một sự thay thế bạn có thể dễ dàng thêm vào Word miễn phí sẽ cung cấp khả năng này.
Nếu nhiều người đã làm việc trên các bản sao khác nhau của cùng một tệp, thay vì sử dụng tính năng Theo dõi thay đổi trên một bản sao của tệp, bạn có thể so sánh hai phiên bản của tệp để thấy sự khác biệt. Word chứa một công cụ so sánh cho phép bạn so sánh hai tệp, miễn là chúng có tên tệp khác nhau. Chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách sử dụng tính năng này và cách đọc kết quả so sánh.
Ngoài việc so sánh tài liệu, bạn có thể kết hợp các tài liệu sau khi so sánh chúng. Chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách kết hợp hai phiên bản của cùng một tài liệu và cũng làm thế nào để dễ dàng hợp nhất hai tài liệu khác nhau, trong trường hợp nhiều tác giả đã làm việc trên các phần riêng biệt của tài liệu.
Khi tất cả các thay đổi đã được thực hiện, các so sánh cần thiết được thực hiện và kết hợp các tài liệu được thực hiện, bạn có thể dễ dàng chia sẻ tài liệu của mình bằng Microsoft OneDrive. Bạn cũng có thể sử dụng OneDrive tại bất kỳ thời điểm nào trong quá trình cộng tác để cung cấp quyền truy cập vào tài liệu cho những người đánh giá khác.
Theo dõi các phiên bản của tài liệu
Word đã từng có một tính năng versioning chính thức cho phép bạn lưu các phiên bản khác nhau của một tài liệu trong chính tài liệu đó. Tính năng đó đã biến mất và cách duy nhất bạn có thể truy xuất các phiên bản trước của tài liệu là thông qua tính năng Tự động lưu hoặc bằng cách truy cập tài liệu chưa lưu, nếu có.
Theo mặc định, Word sẽ tự động lưu tài liệu của bạn vào các khoảng nhất định. Đây là tính năng Tự động lưu. Để quay lại bản sao tài liệu đã lưu trước đó, được tự động lưu, hãy nhấp vào tab "Tệp" và chọn mục "(tự động lưu)" từ danh sách trong "Phiên bản".
Nếu bạn đã vô tình đóng tài liệu của mình mà không lưu hoặc mất điện và máy tính bị tắt đột ngột, bạn có thể khôi phục tài liệu chưa được lưu. Để thực hiện việc này, hãy nhấp vào tab "Tệp" và nhấp vào nút "Quản lý phiên bản" trên màn hình "Thông tin". Chọn “Khôi phục tài liệu chưa được lưu” từ trình đơn thả xuống.
Các giải pháp thay thế cho việc lưu phiên bản của tài liệu Word
Có các lựa chọn thay thế cho việc thêm một hệ thống phiên bản vào Word. Một là một bổ trợ cho Word, được gọi là Lưu Phiên bản, và một là một plugin hoạt động với một chương trình điều khiển phiên bản bên ngoài được gọi là Perforce.
Bổ trợ Save Versions cho phép bạn dễ dàng lưu các phiên bản được đánh số của tài liệu Word từ bên trong tệp.
Perforce là chương trình kiểm soát phiên bản có sẵn miễn phí cho tối đa 20 người dùng. Chúng cung cấp một plugin cho Microsoft Office cho phép các tệp Microsoft Word, Excel, PowerPoint và Project được lưu trữ và quản lý dễ dàng trong Perforce từ bên trong các chương trình.
So sánh hai phiên bản của cùng một tài liệu
Nếu người đánh giá đã quên sử dụng tính năng “Theo dõi thay đổi” và bạn không khóa tính năng này trong tài liệu, bạn vẫn có thể so sánh hai phiên bản của tài liệu và chấp nhận và từ chối các thay đổi dựa trên so sánh. Tất cả những gì bạn cần là tài liệu gốc của bạn và tài liệu sửa đổi. Mỗi tệp phải có tên khác.
Các tính năng "So sánh" và "Kết hợp" giống nhau, nhưng mỗi tính năng đều có mục đích. Nếu bạn chỉ có hai tài liệu bạn muốn so sánh và không có tài liệu nào chứa các thay đổi được theo dõi, hãy sử dụng tính năng "So sánh". Nếu bạn có hai hoặc nhiều tài liệu có chứa các thay đổi được theo dõi và bạn cần phải theo dõi ai đã thay đổi những gì và khi nào, hãy sử dụng tính năng "Kết hợp", được mô tả sau trong bài học này.
Để so sánh các phiên bản gốc và sửa đổi của tài liệu, hãy nhấp vào “So sánh” trong phần “So sánh” của tab “Đánh giá” và chọn “So sánh” từ trình đơn thả xuống.
LƯU Ý: Bạn không thể so sánh hai tài liệu nếu một trong hai tài liệu được bảo vệ cho các thay đổi được theo dõi hoặc có bất kỳ loại bảo vệ tài liệu nào được áp dụng. Xóa bảo vệ tài liệu để tiếp tục so sánh tài liệu. Xem Bài 2 để biết thông tin về cách mở khóa tính năng thay đổi được theo dõi và Bài học 4 để biết thông tin về việc xóa các hạn chế định dạng và chỉnh sửa khỏi tài liệu và mật khẩu được gán cho tài liệu để mở nó.
Nhấp vào “Thêm” để truy cập thêm tùy chọn.
LƯU Ý: Mục "Chèn và xóa" luôn chuyển sang màu xám và luôn được chọn. Khi bạn sử dụng "So sánh" hoặc "Kết hợp", chèn và xóa sẽ luôn được so sánh.
Trong phần “Hiển thị thay đổi tại”, chọn so sánh ký tự theo ký tự (“Cấp độ ký tự”) hoặc từng chữ (“Cấp độ từ”). "Cấp độ nhân vật" cho phép bạn xem các thay đổi chính xác đã được thực hiện. Ví dụ: nếu tài liệu gốc có từ “đến” và tài liệu đã sửa đổi có từ “quá”, trong đó “o” được thêm vào, cài đặt “Cấp độ” sẽ cho bạn biết rằng “đến” đã được thay thế bằng “cũng vậy.”Tuy nhiên, cài đặt" Cấp độ ký tự "sẽ cho thấy thực tế là" o "đã được thêm vào.
Theo mặc định, tính năng "So sánh" sẽ đưa các thay đổi vào một tài liệu mới, như được hiển thị trong phần "Hiển thị thay đổi trong". Tuy nhiên, bạn có thể chọn đưa các thay đổi vào "Tài liệu gốc" hoặc "Tài liệu đã sửa đổi".
Nhấp vào "OK" khi bạn đã thực hiện lựa chọn của mình.
