TRƯỜNG HƯỚNG DẪN
- Sử dụng mẫu để đảm bảo bố cục và định dạng chung
- Theo dõi các thay đổi được thực hiện cho một tài liệu
- Sử dụng nhận xét để chỉ ra các thay đổi trong tài liệu
- Hạn chế và bảo vệ tài liệu và mẫu
- Phiên bản, so sánh và kết hợp tài liệu
Các công cụ cộng tác của Word cho phép bạn hoàn thành những thứ mà thậm chí ít nhất 20 năm trước đã yêu cầu in mọi thứ, chuyển nó cho người đánh giá hoặc người đánh giá, sau đó họ sẽ đánh dấu mọi thứ bằng mực và sau đó trao lại cho bạn. Sau đó, bạn sẽ thực hiện các thay đổi của mình, in lại và đưa lại cho một vòng đánh giá khác. Điều này vừa tốn thời gian vừa lãng phí.
Tuy nhiên, với Word, bạn có thể đơn giản đưa ra các nhận xét và chỉnh sửa đối với tài liệu trong khi dễ dàng theo dõi mọi thay đổi để mọi người cộng tác có thể nhìn thấy nó đang đi đâu và nó đang hình thành như thế nào. Không cần phải in hoặc tắt nó đi. Bạn chỉ có thể lưu công việc của bạn vào một thư mục được chia sẻ hoặc email giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian quý báu!
Mục đích của loạt bài này là giới thiệu và làm quen với các tính năng cộng tác trong Microsoft Word 2013, mặc dù phần lớn những gì chúng ta thảo luận cũng có sẵn trong các phiên bản trước. Điều này sẽ hữu ích cho dù bạn chỉ đơn giản là một sinh viên đại học trao giấy của bạn cho người khác để đọc lại, hoặc chỉnh sửa một ấn phẩm lớn, ấn phẩm này sẽ trải qua một số phiên bản và người đánh giá.
Mẫu và tài liệu
Khi cộng tác trong thiết lập nhóm, việc mọi người sử dụng định dạng nhất quán là điều bắt buộc. Bạn có thể dễ dàng thực hiện việc này bằng cách sử dụng các mẫu.
Ví dụ: bạn có thể xác định tất cả các kiểu và định dạng trong mẫu, đính kèm mẫu vào tài liệu và phân phối mẫu cho tất cả mọi người làm việc trên tài liệu. Một mẫu về cơ bản là hướng dẫn của Word về cách tài liệu và môi trường làm việc của bạn sẽ xuất hiện.
Mọi tài liệu trong Word đều dựa trên mẫu. Bất cứ khi nào bạn tạo một tài liệu mới trong Word, một mẫu được đính kèm tự động, ngay cả khi bạn tạo một "tài liệu trống" mới.
Tài liệu mới dựa trên mẫu chứa tất cả các kiểu và định dạng bạn cần. Nó thậm chí có thể bao gồm văn bản tiêu chuẩn, bản mẫu, tiêu đề, đầu trang, chân trang, thanh công cụ đặc biệt và bất kỳ thông tin chung nào khác cần thiết cho các tài liệu tương tự dựa trên mẫu. Bạn cũng có thể đính kèm mẫu vào tài liệu hiện có, nếu bạn đã tạo mẫu sau khi bắt đầu làm việc trên tài liệu.
LƯU Ý: Khi bạn đính kèm mẫu vào tài liệu hiện có, thông tin thiết lập trang, chẳng hạn như hướng trang và lề, không được áp dụng cho tài liệu. Điều này là do thông tin thiết lập trang khác nhau đối với từng phần trong tài liệu của bạn, nếu bạn chia tài liệu thành các phần. Word không biết phần nào sẽ áp dụng thông tin thiết lập trang.
Vì lý do này, chúng tôi khuyên bạn nên lên kế hoạch trước khi làm việc trên tài liệu trong cài đặt cộng tác và tạo mẫu cho tài liệu mà bạn có thể áp dụng cho tài liệu mới trước khi bắt đầu làm việc trên tài liệu đó.
Mẫu chuẩn và mẫu cá nhân tùy chỉnh
Từ cài đặt với một mẫu bình thường và nhiều mẫu có sẵn trên Office.com. Bạn cũng có thể tạo nhiều mẫu cá nhân tùy chỉnh của riêng mình theo ý muốn. Nếu bạn không chọn mẫu được tạo sẵn hoặc tùy chỉnh, Word sẽ tự động gán mẫu “normal.dotm” cho bạn.
Có hai phần mở rộng được sử dụng cho các tệp mẫu, DOTX và DOTM. DOTX được sử dụng cho các mẫu không sử dụng macro và DOTM được sử dụng cho các mẫu thực hiện.
Mẫu chuẩn nằm trong “C: Users
LƯU Ý: Trong suốt loạt bài này, bạn có thể tự hỏi tại sao hình ảnh hiển thị các tab trong Word ở phía trên và chữ thường (hoặc trường hợp tiêu đề) thay vì tất cả được viết hoa vì nó có thể trên máy tính của riêng bạn. Có một mẹo để thay đổi cách viết hoa trên các tab mà chúng tôi giải thích trong bài viết của chúng tôi, Cách Thay đổi cách viết hoa của Thanh Ribbon của Office 2013.
Thay đổi vị trí của các mẫu cá nhân
Các mẫu cá nhân tùy chỉnh được lưu trữ ở một vị trí khác với mẫu Thông thường và các mẫu được tải xuống từ Office.com. Word lưu trữ các mẫu cá nhân trong “C: Users
Tuy nhiên, vị trí này có thể được thay đổi. Để làm như vậy, hãy nhấp vào tab "Tệp".
