TRƯỜNG HƯỚNG DẪN
- Tìm hiểu về Gmail
- Ứng dụng dành cho thiết bị di động, Soạn thư và cuộc trò chuyện
- Quản lý hộp thư đến và nhãn
- Bộ lọc thư và Hệ thống sao
- Tệp đính kèm, chữ ký và bảo mật
- Lời mời và Người trả lời kỳ nghỉ
- Sử dụng Gmail làm Danh sách tác vụ
- Nhiều tài khoản, phím tắt trên bàn phím và đăng xuất từ xa
- Sử dụng tài khoản Gmail của bạn để truy cập các tài khoản khác
- Mẹo điện và Gmail Labs
Tải Gmail nhanh hơn bằng cách chuyển sang phiên bản cơ bản
Nếu bạn đang truy cập Gmail qua kết nối internet chậm, có thể mất vài phút để tải. Tuy nhiên, bạn có thể tải Gmail nhanh hơn bằng cách chuyển sang phiên bản Gmail cơ bản cho phép bạn thực hiện các tác vụ đơn giản.
Để truy cập phiên bản Gmail cơ bản, chỉ cần thêm “? Ui = html” vào URL Gmail chuẩn. URL phải như sau:
https://mail.google.com/mail/?ui=html
Dưới đây là giao diện Gmail cơ bản. Các nhãn có sẵn ở bên trái và các tác vụ có sẵn trên các nút ở đầu danh sách thư. Bạn có thể áp dụng nhãn cho thư của mình trong chế độ xem cơ bản nhưng bạn không thể di chuyển thư vào các nhãn như thư mục.
Tạo địa chỉ Gmail dùng một lần ngay lập tức bằng cách sử dụng bí danh
Giả sử bạn muốn đăng ký danh sách email, nhưng bạn cũng e ngại email của mình cũng được phát hành tới các trang web gửi spam khác. Bạn có thể dễ dàng sử dụng bí danh của địa chỉ Gmail để theo dõi email đến từ đâu.
Ví dụ: nếu bạn muốn đăng ký nhận bản tin điện tử miễn phí, bạn có thể tạo bí danh email của mình, “[email protected].” Tất cả thư được gửi tới bí danh được gửi tới email chính của bạn, “[email protected].” Bạn sẽ có thể biết email đến từ đâu và liệu địa chỉ email của bạn có đang được bán cho các trang web khác hay không.
Gmail cũng cho phép bạn tạo nhiều phiên bản địa chỉ email của mình. Ví dụ: nếu tài khoản chính của John Doe là [email protected], các email được gửi tới “[email protected]” và “[email protected]” cũng sẽ được nhận trong cùng một tài khoản.
Bạn có thể tạo các biến thể khác của địa chỉ email chính bằng phương pháp này - một công cụ hữu ích nếu bạn muốn sử dụng nhiều bí danh email để đăng ký các dịch vụ web hoặc bản tin khác nhau.
Đừng bỏ lỡ email quan trọng với thông báo trên màn hình
Có thể bạn đã nghĩ rằng cách duy nhất để biết bạn đã nhận được thư quan trọng trong tài khoản Gmail của mình là giữ cho thư đó mở trong trình duyệt của bạn.
Tuy nhiên, bạn có thể bật “Thông báo trên màn hình” trong Chrome và trong Gmail để tự động thông báo cho bạn khi có thư mới.
LƯU Ý: Để xem thông báo từ Gmail, bạn phải đăng nhập vào Gmail và mở Gmail trong trình duyệt của mình, điều này có thể được giảm thiểu.
Bật thông báo trên màn hình trong Chrome
Các trang web và ứng dụng web có thể hiển thị thông báo trên màn hình máy tính của bạn. Bạn có thể yêu cầu Chrome tự động hiển thị thông báo từ tất cả các trang web hoặc để thông báo cho bạn khi một trang web muốn hiển thị cho bạn thông báo và tất nhiên, bạn có thể tắt hoàn toàn thông báo.
Trước khi có thể nhận thông báo từ Gmail, bạn phải bật thông báo trong Chrome. Để bật thông báo trên màn hình trong Chrome, hãy nhấp vào nút trình đơn “Chrome” và chọn “Cài đặt” từ trình đơn thả xuống.
Tùy chọn thứ hai, "Hãy hỏi tôi khi một trang web muốn hiển thị thông báo trên màn hình", được khuyến nghị. Điều này ngăn không cho bạn bị các thông báo từ các trang web không quan trọng đối với bạn. Nếu bạn muốn nhận thông báo từ mọi trang web cung cấp thông báo, hãy chọn “Cho phép tất cả các trang web hiển thị thông báo trên màn hình”.
Bật Thông báo ẩn
Vùng thông báo của Windows được sử dụng làm nguồn thông báo tạm thời. Vì một số thông báo được ẩn theo mặc định, bạn có thể phải thay đổi cài đặt cho thông báo trong Chrome trong Khu vực thông báo của Windows.
Để hiện thông báo của Chrome, nhấp vào mũi tên lên "Hiển thị biểu tượng ẩn" trên Thanh tác vụ và nhấp vào "Tùy chỉnh" trên hộp bật lên.
Bấm OK để chấp nhận thay đổi và đóng hộp thoại.
Bật thông báo trên màn hình trong Gmail
Để nhận thông báo từ Gmail khi thư mới đến hộp thư đến của bạn mà không có cửa sổ trình duyệt đang hoạt động mở cửa, hãy nhấp vào nút "Cài đặt" và chọn "Cài đặt" từ trình đơn thả xuống.
Chọn “Thông báo thư mới” để nhận thông báo khi có bất kỳ thư email mới nào đến hộp thư đến của bạn. Để chỉ được thông báo khi các tin nhắn đến được đánh dấu là quan trọng, hãy chọn “Thông báo thư quan trọng”.
LƯU Ý: Xem chủ đề xếp hạng tầm quan trọng và điểm đánh dấu trong trợ giúp của Google để biết thêm thông tin về việc đánh dấu email là quan trọng.
Thiết lập công cụ nhập liệu cho giao tiếp quốc tế
Trong Bài học 1, chúng tôi đã giới thiệu cho bạn các công cụ nhập liệu khác nhau có sẵn trong Gmail, chẳng hạn như bàn phím ảo và IME (trình chỉnh sửa phương thức nhập). Tính năng này có thể được bật hoặc tắt và tùy chọn cho đối tượng địa lý được chọn trong Cài đặt.
Có các biểu tượng khác nhau ở bên trái của nhiều công cụ nhập liệu khác nhau để chỉ ra các loại. Khi bạn thấy biểu tượng bên cạnh công cụ nhập liệu là một ký tự từ ngôn ngữ đó, biểu thị công cụ đó là IME.
Các công cụ nhập chữ viết tay được biểu thị bằng biểu tượng bút chì. Biểu tượng bàn phím cho biết các công cụ nhập liệu là bàn phím ảo.
LƯU Ý: Bạn cũng có thể nhấp đúp vào công cụ nhập liệu trong danh sách "Tất cả công cụ nhập liệu" để thêm nó vào danh sách "Công cụ nhập liệu đã chọn".
Nhấp vào “OK” để chấp nhận các thay đổi của bạn và đóng hộp thoại.
Truy cập các tính năng của Gmail Labs
Gmail Labs là một cách để sử dụng các công cụ thử nghiệm cho Gmail. Một số tính năng của Labs có vẻ hữu ích hơn các tính năng khác. Có liên kết “Gửi phản hồi” cho từng tính năng, do đó bạn có thể cho Google biết suy nghĩ của bạn về từng tính năng sau khi thử. Lưu ý rằng các tính năng này không nhất thiết phải sẵn sàng cho thời gian chính, vì vậy hãy sử dụng chúng một cách thận trọng.
Sau đây là liên kết bạn có thể sử dụng nếu bạn gặp sự cố khi truy cập hộp thư đến của mình sau khi thử một số tính năng trong Gmail Labs.
https://mail.google.com/mail/u/0/?labs=0
Để thêm các tính năng của Gmail Labs, hãy đăng nhập vào tài khoản Gmail của bạn trong trình duyệt. Nhấp vào nút bánh răng cài đặt và chọn “Cài đặt” từ trình đơn thả xuống. Ở đầu màn hình “Cài đặt”, nhấp vào liên kết “Labs”.
Sử dụng tính năng Labs trả lời đã soạn trước để chèn nhanh văn bản chung
Trong Bài học 5, chúng tôi đã nói về việc thiết lập chữ ký trong Gmail. Vì bạn chỉ được phép thiết lập một chữ ký, bạn có thể sử dụng tính năng "Câu trả lời soạn trước" trong Labs để thiết lập chữ ký bổ sung mà bạn có thể chèn nhanh chóng và dễ dàng vào thư của mình. Chúng tôi sẽ thiết lập chữ ký dưới dạng câu trả lời soạn trước trong ví dụ của chúng tôi.
Tạo thư trả lời soạn trước từ thư trong Gmail
Khi bạn đã bật "Câu trả lời soạn trước", bạn cần phải thiết lập mẫu cho câu trả lời soạn trước để sử dụng trong thư và trả lời của bạn. Để thực hiện việc này, soạn thư trong Gmail (xem Bài 2), để trống trường “Tới” và “Chủ đề”. Chúng không được bao gồm trong mẫu.
Bạn có thể sử dụng liên kết, hình ảnh và định dạng văn bản trong câu trả lời soạn trước của mình. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi đã thêm một liên kết đến "Cách thực hiện" để truy cập trang web.
Nhấp vào nút mũi tên xuống ở góc dưới bên phải của cửa sổ “Soạn thư” và chọn “Câu trả lời soạn trước” và sau đó “Câu trả lời soạn trước mới” từ trình đơn bật lên.
Chèn trả lời soạn trước vào thư mới, trả lời hoặc chuyển tiếp
Để chèn câu trả lời soạn trước vào thư mới, trả lời hoặc chuyển tiếp, hãy nhấp vào “Soạn thư” để bắt đầu thư mới hoặc nhấp Trả lời hoặc Chuyển tiếp trong thư. Nhấp vào nút mũi tên xuống ở góc dưới bên phải của cửa sổ “Soạn thư” và chọn “Câu trả lời soạn trước” rồi chọn câu trả lời soạn trước mong muốn trong “Chèn”.
Chỉnh sửa Mẫu tin nhắn trong Gmail
Nếu bạn muốn thay đổi câu trả lời soạn trước, bạn không phải tạo lại câu trả lời đó. Đơn giản chỉ cần chèn nó vào một tin nhắn mới như mô tả ở trên. Chỉnh sửa phản hồi và sau đó đánh dấu những gì bạn muốn đưa vào phản hồi soạn trước. Nhấp vào nút mũi tên xuống ở góc dưới bên phải của cửa sổ "Soạn thư" và chọn "Câu trả lời soạn trước" rồi chọn câu trả lời soạn trước mà bạn muốn thay thế trong "Lưu".
GHI CHÚ: Để xóa một câu trả lời soạn trước, chọn câu trả lời soạn trước mà bạn muốn xóa trong “Xóa”. Một hộp thoại sẽ hiển thị để đảm bảo bạn muốn xóa câu trả lời soạn trước, sau đó bấm “OK” để thực hiện.
Thử các tính năng bổ sung của Gmail Labs
Có nhiều tính năng Gmail Labs khác để bạn dùng thử, chẳng hạn như “Trích dẫn văn bản đã chọn”. Tính năng “Trích dẫn văn bản đã chọn” cho phép bạn chọn nội dung cụ thể mà bạn muốn báo giá khi trả lời email. Khi bạn đã bật tính năng “Trích dẫn văn bản đã chọn”, chỉ cần đánh dấu văn bản để trích dẫn trong thư và nhấn “r”.
LƯU Ý: nhấp vào "Trả lời" sẽ không hoạt động để bạn phải sử dụng phím tắt.
Hoàn tác gửi
Tính năng "Hoàn tác gửi" Gmail Labs cho phép bạn ngừng gửi tin nhắn trong vài giây sau khi nhấp vào nút gửi. Sau khi bạn đã bật tính năng “Hoàn tác gửi”, hãy chỉ định số giây cho “khoảng thời gian hủy” trên tab “Chung” trong “Cài đặt”.
Để “unsend” một email, hãy nhấp vào “Hoàn tác gửi” khi tin nhắn hiển thị hoặc nhấn “z” trong số giây bạn chỉ định trong cài đặt.
Smartlabels
Chúng ta đã nói về nhãn và bộ lọc trong Bài 3 và Bài 4, tương ứng. Bạn có thể mở rộng khả năng đó bằng tính năng “Smartlabels” của Gmail Labs. Với thiết lập nhỏ, Smartlabels có thể tự động phân loại email của bạn, áp dụng nhãn và xóa một số loại email nhất định khỏi hộp thư đến của bạn.
Phím tắt tùy chỉnh
Phím tắt có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian khi tạo và quản lý tin nhắn email của bạn. Có một số phím tắt tiêu chuẩn mà chúng ta đã thảo luận trong Bài 2. Tuy nhiên, tính năng Gmail Labs “Phím tắt tùy chỉnh” cho phép bạn tùy chỉnh ánh xạ phím tắt trong “Cài đặt”.
Hãy thử Gmail Labs theo rủi ro của riêng bạn !!
Hãy nhớ rằng các tính năng của Gmail Labs có thể thay đổi, hỏng hoặc biến mất bất cứ lúc nào. Một lần nữa, sử dụng liên kết sau nếu bạn thấy mình không thể truy cập hộp thư đến của mình vì một trong các tính năng của Labs đã bị hỏng.
https://mail.google.com/mail/u/0/?labs=0
Phần kết luận
Điều này kết thúc loạt bài hướng dẫn về cách sử dụng Gmail như một người chuyên nghiệp. Nếu bạn bỏ lỡ bất kỳ phần nào, bạn có thể dễ dàng quay lại và bắt kịp. Chúng tôi hy vọng bạn đã học được rất nhiều điều chúng tôi biết. Vui lòng kiểm tra lại vào tuần tới cho một loạt bài học mới về How-To Geek School!
