TRƯỜNG HƯỚNG DẪN
- Tại sao bạn cần công thức và chức năng?
- Định nghĩa và tạo công thức
- Tham khảo và định dạng ô tương đối và tuyệt đối
- Các chức năng hữu ích mà bạn nên biết
- Tra cứu, biểu đồ, thống kê và bảng tổng hợp
- hàng và cột
- hàm toán học ví dụ: SUM ()
- toán tử
- ưu tiên điều hành
- ví dụ chức năng tài chính: PMT (), thanh toán tiền vay
- sử dụng chức năng "chuỗi" ("chuỗi" là viết tắt của "chuỗi văn bản") bên trong một công thức và các hàm lồng nhau
Trước khi chúng ta viết một vài công thức, chúng ta cần phải tạo một hàm nhưng trước khi chúng ta có thể tạo ra một hàm, trước tiên chúng ta cần hiểu ký hiệu hàng và cột.
Hàng và cột
Để hiểu cách viết công thức và chức năng, bạn cần biết về hàng và cột.
Hàng chạy theo chiều ngang và cột chạy theo chiều dọc. Để nhớ cái nào, nghĩ về một cột đang giữ một mái nhà - các cột đi lên xuống và do đó các hàng đi từ trái sang phải.
Ví dụ: Hàm Sum ()
Bây giờ chúng ta hãy minh họa cách sử dụng một hàm.
Bạn sử dụng các hàm bằng cách nhập chúng trực tiếp hoặc sử dụng thuật sĩ hàm. Trình hướng dẫn chức năng mở ra khi bạn chọn một chức năng từ menu “Công thức” từ “Thư viện chức năng”. Nếu không, bạn có thể gõ = trong một ô và một trình đơn thả xuống tiện dụng sẽ cho phép bạn chọn một hàm.
Giả sử chúng tôi có bảng tính này để chứa các kế hoạch lập ngân sách cho kỳ nghỉ của gia đình bạn:
Trong Excel, tìm biểu tượng Σ ở góc trên cùng bên trái của màn hình Excel để tìm nút AutoSum (các nhà toán học sử dụng chữ cái Hy Lạp Σ để thêm một chuỗi số).
Nếu bạn nhìn vào những gì Excel đưa vào bảng tính, bạn có thể thấy rằng nó đã viết hàm này:
Các hàm toán học không hoạt động với các chữ cái, vì vậy nếu bạn đặt các chữ cái vào cột, kết quả sẽ được hiển thị là “#NAME?” Như được hiển thị bên dưới.
- tham chiếu ô xấu
- sử dụng các chữ cái trong các hàm toán học
- bỏ qua các đối số bắt buộc
- tên hàm chính tả sai
- các hoạt động toán bất hợp pháp như chia cho 0
Cách dễ nhất để chọn các đối số trong phép tính là sử dụng chuột. Bạn có thể thêm vào hoặc loại bỏ khỏi danh sách các đối số cho hàm bằng cách phóng to hoặc thu nhỏ hộp Excel vẽ khi bạn di chuyển chuột hoặc bấm vào ô khác.
Chúng tôi đã nhấp vào trên cùng của hình vuông được vẽ bởi Excel để lấy "vé máy bay" trong ngân sách. Bạn có thể thấy biểu tượng chữ thập mà bạn có thể vẽ để làm cho phạm vi được chọn lớn hơn hoặc nhỏ hơn.
Toán tử tính toán
Có hai loại toán tử: toán và so sánh.
| Toán tử Toán | Định nghĩa |
| + | thêm vào |
| – | phép trừ hoặc phủ định, ví dụ: 6 * -1 = -6 |
| * | phép nhân |
| / | sự chia |
| % | phần trăm |
| ^ | số mũ, ví dụ: 24 = 2 ^ 4 = 2 * 2 * 2 * 2 =16 |
Có những toán tử khác không liên quan đến toán học như “&” có nghĩa là nối hai chuỗi (nối hai đầu cuối). Ví dụ, = “Excel” & “là Fun” bằng “Excel is Fun”.
Bây giờ chúng ta nhìn vào các toán tử so sánh.
| Toán tử so sánh | Định nghĩa |
| = | bằng, ví dụ: 2 = 4 hoặc “b” = “b” |
| > | lớn hơn, ví dụ: 4> 2 hoặc “b”> “a” |
| < | ít hơn, ví dụ: 2 <4 hoặc "a" <"b" |
| >= | lớn hơn hoặc bằng - một cách khác để nghĩ về điều này là> = phương tiện hoặc > hoặc là =. |
| <= | ít hơn hoặc bằng. |
| không bằng, ví dụ: 4 <> 6 |
Như bạn có thể thấy ở trên, các toán tử so sánh làm việc với các số và văn bản.
Lưu ý, nếu bạn nhập =”a”>”b” vào ô, nó sẽ là “FALSE” vì “a” không lớn hơn “b””“b”xuất hiện sau“a”trong bảng chữ cái, do đó“a” > “B” hoặc là “B”> “a”.
Ưu tiên đặt hàng của nhà điều hành
Thứ tự ưu tiên là một ý tưởng từ toán học. Excel phải tuân theo các quy tắc tương tự như toán học. Chủ đề này phức tạp hơn, vì vậy hãy hít thở và đi sâu vào.
Thứ tự ưu tiên là thứ tự mà máy tính tính toán câu trả lời. Như chúng ta đã giải thích trong Bài 1, diện tích của một vòng tròn là πr2, tương tự như π * r * r. Nó là không phải (πr)2.
Vì vậy, bạn phải hiểu thứ tự ưu tiên khi bạn viết một công thức.
Nói chung, bạn có thể nói điều này:
- Excel đầu tiên đánh giá các mục trong dấu ngoặc đơn làm việc bên trong.
- Sau đó, nó sử dụng các quy tắc ưu tiên của toán học.
- Khi hai mục có cùng mức ưu tiên, Excel làm việc từ trái sang phải.
Ưu tiên của toán tử toán được hiển thị bên dưới, theo thứ tự giảm dần.
| (và) | Khi dấu ngoặc đơn được sử dụng, chúng ghi đè các quy tắc ưu tiên thông thường. Điều này có nghĩa là Excel sẽ thực hiện phép tính này trước. Chúng tôi giải thích thêm điều này bên dưới. |
| – | Phủ định, ví dụ: -1. Điều này giống như nhân một số bằng -1. -4 = 4 * (-1) |
| % | Phần trăm, nghĩa là nhân với 100. Ví dụ: 0,003 = 0,3%. |
| ^ | Số mũ, ví dụ: 10 ^ 2 = 100 |
| * và / | Nhân và chia. Làm thế nào hai toán tử có cùng quyền ưu tiên? Nó chỉ có nghĩa là nếu một công thức có thêm hai toán tử có cùng mức ưu tiên thì phép tính được thực hiện từ trái sang phải. |
| + và - | Cộng và trừ. |
Có các quy tắc ưu tiên khác liên quan đến chuỗi và toán tử tham chiếu. Hiện tại, chúng tôi sẽ chỉ gắn bó với những gì chúng tôi vừa đề cập đến. Bây giờ, hãy xem một số ví dụ.
Ví dụ: Tính diện tích của một vòng tròn
Diện tích của một vòng tròn là = PI () * bán kính ^ 2.
Nhìn vào bảng trên, chúng ta thấy rằng các số mũ xuất hiện trước phép nhân. Vì vậy, máy tính đầu tiên tính toán bán kính ^ 2 và sau đó nó bội số mà kết quả của Pi.
Ví dụ: Tính toán tăng lương
Giả sử sếp của bạn quyết định bạn đang làm một công việc tuyệt vời và anh ấy hoặc cô ta sẽ tăng 10% cho bạn! Bạn tính toán mức lương mới như thế nào?
Trước tiên, hãy nhớ rằng phép nhân xuất hiện trước khi bổ sung.
Có phải là = lương + lương * 10% hay là = lương + (lương * 10%)?
Giả sử lương của bạn là 100 đô la. Với mức tăng 10%, mức lương mới của bạn sẽ là:
= 100 + 100 * 10% = 100 + 10 = 110
Bạn cũng có thể viết nó như thế này:
=100 + (100 * 10%) = 100 + 10 = 110
Trong trường hợp thứ hai, chúng tôi đã đặt thứ tự ưu tiên rõ ràng bằng cách sử dụng dấu ngoặc đơn. Hãy nhớ rằng các dấu ngoặc đơn được đánh giá trước bất kỳ thao tác nào khác.
Bằng cách này, cách dễ dàng hơn để viết này là = lương * 110%
Dấu ngoặc đơn có thể được lồng vào nhau. Vì vậy, khi chúng ta viết (3 + (4 * 2)), làm việc từ bên trong ra bên ngoài, đầu tiên tính 4 * 2 = 8, sau đó thêm 3 + 8 để có được 11.
Một vài ví dụ khác
Đây là một ví dụ khác: = 4 * 3 / 2. Câu trả lời là gì?
Chúng ta thấy từ các quy tắc trong bảng ở trên rằng * và / có quyền ưu tiên bằng nhau. Vì vậy, Excel hoạt động từ trái sang phải, 4 * 3 = 12 đầu tiên, sau đó chia cho 2 để có được 6.
Một lần nữa bạn có thể làm cho rõ ràng bằng cách viết = (4 * 3) / 2
Điều gì về = 4 + 3 * 2?
Máy tính thấy cả hai toán tử * và +. Vì vậy, sau các quy tắc ưu tiên (phép nhân đến trước khi bổ sung) nó tính toán 3 * 2 = 6 đầu tiên, sau đó thêm 4 để có được 10.
Nếu bạn muốn thay đổi thứ tự ưu tiên bạn sẽ viết = (4 + 3) * 2 = 14.
Cái gì về cái này = -1 ^ 3?
Sau đó trả lời là -3 vì máy tính tính = (-1) ^ 3 = -1 * -1 * -1 = -1.
Hãy nhớ rằng tiêu cực thời gian tiêu cực là tích cực và một lần tiêu cực một tích cực là tiêu cực. Bạn có thể thấy điều này như thế này (-1 * -1) * -1 = 1 * -1 = -1.
Vì vậy, có một vài ví dụ về thứ tự toán học và ưu tiên, chúng tôi hy vọng sẽ giúp giải thích một vài điều về cách Excel thực hiện các phép tính (và đó có thể là đủ toán để kéo dài tuổi thọ cho một số bạn).
Ví dụ: Thanh toán cho vay chức năng (PMT)
Hãy xem ví dụ để tính toán khoản vay.
Bắt đầu bằng cách tạo một trang tính mới.
Định dạng số có ký hiệu đô la và sử dụng số thập phân vì chúng tôi không quan tâm đến xu ngay bây giờ bởi vì chúng không quan trọng nhiều khi bạn nói về đô la (trong chương tiếp theo chúng tôi khám phá cách định dạng chi tiết số). Ví dụ: để định dạng lãi suất, nhấp chuột phải vào ô và nhấp vào “ô định dạng”. Chọn phần trăm và sử dụng 2 chữ số thập phân.
Tương tự, định dạng các ô khác cho "tiền tệ" thay vì tỷ lệ phần trăm và chọn "số" cho thời hạn cho vay.
Lưu ý, thế chấp ô không được bao gồm trong tổng số. Excel không biết rằng bạn muốn bao gồm số đó, vì không có giá trị ở đó. Vì vậy, hãy cẩn thận để mở rộng hàm SUM () lên trên hoặc bằng cách sử dụng con trỏ hoặc gõ E2, trong đó nó nói E3 để bao gồm thế chấp trong tổng.
Đặt con trỏ vào ô thanh toán (B4).
Lưu ý rằng thanh toán được hiển thị dưới dạng số âm: -1013.37062. Để làm cho nó tích cực và thêm nó vào chi phí hàng tháng, trỏ đến tế bào thế chấp (E2). Nhập “= -” rồi sử dụng con trỏ để trỏ đến trường thanh toán. Công thức kết quả là = -B4.
Ví dụ: Hàm văn bản
Ở đây chúng tôi trình bày cách sử dụng các hàm bên trong một hàm công thức và văn bản.
Giả sử bạn có một danh sách các sinh viên như hình dưới đây. Họ và tên trong một trường được phân tách bằng dấu phẩy. Chúng ta cần đặt tên cuối cùng và vững chắc vào các ô riêng biệt. Chung ta se lam như thê nao?
Ví dụ, nhìn vào “Washington, George.” Thủ tục chia thành hai từ sẽ là:
- Tính độ dài của chuỗi.
- Tìm vị trí của dấu phẩy (điều này cho thấy nơi một từ kết thúc và từ kia bắt đầu).
- Sao chép phía bên trái của chuỗi lên cho đến khi dấu phẩy.
- Sao chép phía bên tay phải của chuỗi từ dấu phẩy đến cuối.
Hãy thảo luận cách thực hiện điều này với bước "từng bước của George Washington" trong Excel.
- Tính độ dài của chuỗi với hàm = LEN (A3) - kết quả là 18.
- Bây giờ tìm vị trí của dấu phẩy bằng cách nhập hàm này = FIND (“,”, A3”) - kết quả là 11.
- Bây giờ lấy phía bên trái của chuỗi lên cho đến khi dấu phẩy và tạo công thức lồng nhau này bằng cách sử dụng kết quả từ Bước 1: = LEFT (A3, FIND (“,”, A3) -1). Lưu ý, chúng ta phải trừ 1 từ độ dài vì FIND cho vị trí của dấu phẩy.
Đây là những gì mà tất cả trông giống như khi tất cả các chức năng được đặt lại với nhau trong một công thức. Trong ô B3, bạn có thể thấy công thức này lấy tất cả thông tin từ ô A3 và đầu vào “Washington” vào ô đó.
Lưu ý, chúng ta có thể đã lưu kết quả từ Bước 1 trong một ô, B6, sau đó viết công thức đơn giản = LEFT (A3, B6-1). Nhưng điều đó sử dụng hết một ô cho bước liên tục.
- Hãy nhớ vị trí của dấu phẩy hoặc tính lại vị trí đó.
- Tính độ dài của chuỗi.
- Đếm ký tự từ cuối chuỗi đến dấu phẩy.
Lấy số ký tự từ Bước 3 và trừ một ký tự để bỏ dấu phẩy và dấu cách.
Hãy làm điều này từng bước một.
- Từ trên, đây là = FIND (“,”, A3”)
- Độ dài của chuỗi là = LEN (A3)
- Bạn sẽ cần sử dụng một số phép tính để tìm số ký tự cần thực hiện: = LEN (A3) - FIND (“,”, A3) - 1
- Phía bên phải của chuỗi chúng ta muốn là = RIGHT (A3, LEN (A3) - FIND (“,”, A3) - 1)
Bảng tính của bạn giờ đây trông giống như ảnh chụp màn hình bên dưới. Chúng tôi đã sao chép các công thức dưới dạng văn bản vào cuối bảng tính để dễ đọc và dễ đọc hơn.
Sắp tới …
Điều này kết thúc bài học của chúng tôi cho ngày hôm nay. Bạn nên có một sự hiểu biết khá vững chắc bây giờ về công thức và chức năng, hàng và cột, và cách này tất cả có thể được sử dụng thông qua một số ví dụ nhất định.
Tiếp theo trong Bài học 3, chúng tôi sẽ thảo luận về tham chiếu ô và định dạng cũng như di chuyển và sao chép công thức để bạn không phải viết lại từng công thức nhiều lần!
