Ngay cả khi bạn đang sử dụng ứng dụng email trực tuyến hiện đại, kích thước tin nhắn bị giới hạn. Ví dụ: Gmail cho phép các thư có dung lượng tối đa 25 MB, bao gồm văn bản của thư và mọi tệp đính kèm. Outlook.com chỉ cho phép 10 MB. Khi gửi tin nhắn qua các dịch vụ này, họ sẽ tự động cung cấp cho bạn bàn tay trợ giúp và đề xuất các lựa chọn thay thế - chẳng hạn như sử dụng ổ đĩa Google cho tệp đính kèm trong Gmail và OneDrive cho Outlook.com. Dĩ nhiên, điều đó rất tiện lợi, nhưng nếu bạn đang sử dụng ứng dụng email khách trên máy tính để bàn hoặc một dịch vụ khác, bạn có thể cần biết về các thủ thuật này.
Kích thước tối đa của tệp đính kèm email là gì?
Về lý thuyết, không có giới hạn về lượng dữ liệu bạn có thể đính kèm vào email. Tiêu chuẩn email không chỉ định bất kỳ loại giới hạn kích thước nào. Trong thực tế, hầu hết các máy chủ email - và một số ứng dụng email - thực thi giới hạn kích thước của chúng.
Nói chung, khi đính kèm tệp vào email, bạn có thể chắc chắn rằng tối đa 10MB tệp đính kèm không sao. Một số máy chủ email có thể có giới hạn nhỏ hơn, nhưng 10MB thường là tiêu chuẩn.
Gmail cho phép bạn đính kèm tối đa 25MB vào một email nhưng điều này chỉ được đảm bảo hoạt động nếu bạn đang gửi email cho những người dùng Gmail khác. Ngay khi email rời khỏi máy chủ của Gmail, email có thể bị máy chủ email khác từ chối. Nhiều máy chủ được định cấu hình để không chấp nhận hơn 10MB tệp đính kèm.
Nó thậm chí không đơn giản như xem kích thước tệp đính kèm tối đa của dịch vụ bạn sử dụng và dịch vụ bạn đang gửi email - email thường di chuyển qua một số tác nhân chuyển thư khi chúng được gửi đi, vì vậy bạn có thể bị máy chủ của bạn từ chối tệp đính kèm cách nếu bạn đính kèm quá nhiều dữ liệu.
Bạn cũng nên nhớ rằng các tệp đính kèm email thường được mã hóa MIME, làm tăng kích thước của chúng khoảng 33%. Vì vậy, 10MB tệp trên đĩa của bạn sẽ trở thành khoảng 13MB dữ liệu khi được đính kèm vào email.
Sử dụng Dịch vụ lưu trữ đám mây
Cho đến nay, tùy chọn đơn giản nhất của bạn là lưu trữ các tệp bạn muốn chia sẻ trên dịch vụ lưu trữ đám mây như Dropbox, Google Drive hoặc OneDrive. Sau đó, bạn có thể chia sẻ tệp với ai đó và thông báo cho họ qua email mà bạn đã làm như vậy. Sau đó, họ có thể nhấp vào liên kết và tải tệp trực tiếp xuống máy tính của họ.
Nếu bạn sử dụng Gmail hoặc Outlook.com, bạn sẽ thấy rằng Google và Microsoft đã tích hợp Google Drive và OneDrive vào các dịch vụ email tương ứng của họ. Chỉ cần nhấp vào nút Google Drive hoặc SkyDrive khi gửi email và bạn sẽ có thể chia sẻ tệp qua email. Gmail và Outlook sẽ hướng dẫn bạn chọn một tệp đã tồn tại trong ổ lưu trữ đám mây của bạn hoặc tải lên tệp mới.
Tạo và gửi lưu trữ nhiều phần
Nếu bạn đang tìm kiếm một phương pháp truyền thống, tự thực hiện, bạn có thể chia nhỏ tệp của mình thành các phần nhỏ hơn. Ví dụ: nếu bạn có một tệp 50MB bạn muốn gửi email hoặc thậm chí là một tập hợp các tệp lớn - bạn có thể sử dụng chương trình nén tệp như 7-Zip để tạo bản lưu trữ và sau đó chia tệp lưu trữ thành năm phần 10MB.
Trong khi nó có thể hơi cồng kềnh, phương pháp truyền thống này vẫn hoạt động tốt như thường lệ. Một số người nhận có thể bị nhầm lẫn bởi các tệp đính kèm riêng biệt - hoặc ít nhất sẽ không thích nhảy qua các vòng để tập hợp lại chúng. Nếu bạn không chắc chắn liệu người nhận của mình có biết cách thực hiện việc này hay không, có lẽ tốt hơn nên chọn một phương thức dễ dàng hơn.
Sử dụng dịch vụ gửi tệp lớn
Để giúp trả lời các vấn đề về tệp đính kèm lớn, một số dịch vụ gửi tệp đã xuất hiện trực tuyến qua nhiều năm. Các dịch vụ này cho phép bạn tải lên tệp và sau đó cung cấp cho bạn liên kết tới video tải lên của bạn. Sau đó, bạn có thể dán liên kết đó vào email và người nhận có thể nhấp vào liên kết và tải xuống tệp.
Tất nhiên, những dịch vụ này phải kiếm tiền bằng cách nào đó. Họ có thể làm điều đó bằng cách hiển thị quảng cáo, giới hạn kích thước tệp tối đa có sẵn cho người dùng miễn phí hoặc yêu cầu phí đăng ký. Chúng tôi đã đề cập đến nhiều dịch vụ trực tuyến này để gửi và chia sẻ các tệp lớn trước đây. Và lưu ý rằng khi bạn sử dụng dịch vụ trực tuyến, bạn sẽ giao phó với các tệp của mình. Điều đó có thể ổn nếu tệp của bạn không đặc biệt nhạy cảm, nhưng có thể bạn sẽ muốn tránh tải lên dữ liệu nhạy cảm với dịch vụ miễn phí mà bạn chưa từng nghe đến trước đó. Tất nhiên, bạn có thể mã hóa các tập tin trước khi tải chúng lên - nhưng điều đó cũng sẽ gây thêm rắc rối cho người nhận.
