Cách gán tên cho một phạm vi ô trong Excel

2024 Tác giả: Geoffrey Carr | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2024-01-12 05:34

Khi tạo công thức trong Excel, bạn có thể tham chiếu các ô từ một phần khác của trang tính trong công thức của bạn. Nhưng nếu bạn có nhiều công thức, tất cả các tham chiếu ô đó có thể gây nhầm lẫn. Có một cách dễ dàng để xóa nhầm lẫn.

Excel bao gồm một tính năng, được gọi là "Tên", có thể làm cho công thức của bạn dễ đọc hơn và ít khó hiểu hơn. Thay vì tham chiếu một ô hoặc dải ô, bạn có thể gán tên cho ô hoặc dải ô đó và sử dụng tên đó trong công thức. Điều này sẽ làm cho công thức của bạn dễ hiểu hơn và dễ bảo trì hơn.

Trong công thức bên dưới, chúng tôi tham chiếu một phạm vi ô (in đậm) từ một trang tính khác, được gọi là "Cơ sở dữ liệu sản phẩm", trong cùng một sổ làm việc. Trong trường hợp này, tên của trang tính cho chúng ta ý tưởng hay về những gì có trong phạm vi ô, “A2: D7”. Tuy nhiên, chúng tôi có thể sử dụng tên cho phạm vi ô này để làm cho công thức ngắn hơn và dễ đọc hơn.


=IF(ISBLANK(A11),'',VLOOKUP(ALL,' Product Database'!A2:D7,2,FALSE))

LƯU Ý: Để biết thêm thông tin về hàm VLOOKUP được sử dụng trong công thức trên, hãy xem bài viết của chúng tôi về cách sử dụng VLOOKUP trong Excel. Bạn cũng có thể tìm hiểu cách sử dụng chức năng “IF” và các chức năng hữu ích khác.

Cách tạo tên cho ô hoặc phạm vi ô bằng cách sử dụng hộp tên

Để gán tên cho một phạm vi ô, hãy chọn các ô bạn muốn đặt tên. Các tế bào không phải tiếp giáp. Để chọn các ô không tiếp giáp, hãy sử dụng phím “Ctrl” khi chọn chúng.

Nhấp chuột vào “Hộp tên” phía trên ô lưới.

Nhập tên cho phạm vi ô trong hộp và nhấn “Enter”. Ví dụ, chúng tôi gọi các ô được chọn trên trang tính “Sản phẩm” của cơ sở dữ liệu “Sản phẩm” của chúng tôi. Có các quy tắc cú pháp bạn phải tuân theo khi chọn tên. Bạn chỉ có thể bắt đầu một tên bằng một chữ cái, dấu gạch dưới ( ) hoặc dấu gạch chéo ngược (). Phần còn lại của tên có thể bao gồm các chữ cái, số, dấu chấm và dấu gạch dưới. Có các quy tắc cú pháp bổ sung về những gì hợp lệ và không phải khi xác định tên.

Hãy nhớ công thức từ đầu bài viết này? Nó chứa tham chiếu đến trang tính "Cơ sở dữ liệu sản phẩm" trong sổ làm việc và một phạm vi ô trên trang tính đó. Bây giờ, chúng ta đã tạo tên "Sản phẩm" để đại diện cho phạm vi ô trên trang tính "Cơ sở dữ liệu sản phẩm" của chúng tôi, chúng tôi có thể sử dụng tên đó trong công thức, được in đậm dưới đây.


=IF(ISBLANK(A11),'',VLOOKUP(ALL, Products,2,FALSE))

LƯU Ý: Khi tạo tên bằng “Hộp tên”, phạm vi của tên mặc định là bảng tính. Điều đó có nghĩa rằng tên có sẵn để được sử dụng trên bất kỳ trang tính nào trong sổ làm việc hiện tại mà không tham khảo một trang tính cụ thể. Bạn có thể chọn giới hạn phạm vi cho một trang tính cụ thể để tên trang tính phải được sử dụng khi đề cập đến tên, chẳng hạn như trong ví dụ ở đầu bài viết này.

Cách chỉnh sửa tên bằng Trình quản lý tên

Excel cung cấp một công cụ, được gọi là "Trình quản lý tên", giúp dễ dàng tìm, chỉnh sửa và xóa tên trong sổ làm việc của bạn. Bạn cũng có thể sử dụng Trình quản lý tên để tạo tên, nếu bạn muốn chỉ định thêm chi tiết về tên. Để truy cập Trình quản lý tên, hãy nhấp vào tab "Công thức".

Trong phần "Tên được xác định" của tab "Công thức", nhấp vào "Trình quản lý tên".

Hộp thoại Trình quản lý tên hiển thị. Để chỉnh sửa tên hiện có, hãy chọn tên trong danh sách và nhấp vào “Chỉnh sửa”. Ví dụ: chúng tôi sẽ chỉnh sửa tên "Sản phẩm".

Hộp thoại “Edit Name” hiển thị. Bạn có thể thay đổi "Tên" chính nó cũng như thêm một "Bình luận" vào tên, cung cấp thêm chi tiết về những gì tên đại diện. Bạn cũng có thể thay đổi phạm vi ô mà tên này được chỉ định bằng cách nhấp vào nút “Mở rộng hộp thoại” ở bên phải hộp chỉnh sửa “Refers to”.

LƯU Ý: Bạn sẽ thấy danh sách thả xuống "Phạm vi" bị chuyển sang màu xám. Khi bạn chỉnh sửa tên hiện có, bạn không thể thay đổi “Phạm vi” của tên đó. Bạn phải chọn phạm vi khi bạn tạo tên. Nếu bạn muốn phạm vi là một trang tính cụ thể, chứ không phải toàn bộ sổ làm việc, bạn có thể tạo tên theo cách cho phép bạn chỉ định phạm vi ban đầu. Chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách thực hiện điều đó trong phần sau.

Ví dụ: giả sử chúng tôi đã thêm một sản phẩm khác vào “Cơ sở dữ liệu sản phẩm” của chúng tôi và chúng tôi muốn đưa nó vào phạm vi ô có tên “Sản phẩm”. Khi chúng ta nhấp vào nút “Mở rộng hộp thoại”, hộp thoại “Chỉnh sửa tên” sẽ co lại để chỉ chứa hộp chỉnh sửa “Refers to”. Chúng tôi chọn phạm vi ô trực tiếp trên trang tính "Cơ sở dữ liệu sản phẩm", bao gồm hàng chứa sản phẩm mới được thêm vào. Tên trang tính và phạm vi ô được tự động nhập vào hộp chỉnh sửa "Đề cập đến". Để chấp nhận lựa chọn của bạn và quay lại hộp thoại “Chỉnh sửa tên” đầy đủ, nhấp vào nút “Thu gọn hộp thoại”. Nhấp vào “OK” trên hộp thoại “Chỉnh sửa tên để chấp nhận các thay đổi đối với tên.

Cách xóa tên bằng trình quản lý tên

Nếu bạn quyết định không cần tên nữa, thật dễ dàng để xóa tên. Đơn giản, truy cập hộp thoại “Name Manager” như chúng ta đã thảo luận trong phần trước.Sau đó, chọn tên bạn muốn xóa trong danh sách tên và nhấp vào "Xóa".

Trên hộp thoại xác nhận hiển thị, nhấp vào “OK” nếu bạn chắc chắn muốn xóa tên đã chọn. Bạn được trả về hộp thoại “Trình quản lý tên”. Nhấp vào “Đóng” để đóng.

Cách tạo tên bằng hộp thoại “Tên mới”

Khi bạn tạo tên mới bằng cách chọn một hoặc nhiều ô và sau đó nhập tên vào "Hộp tên", phạm vi mặc định của tên là toàn bộ sổ làm việc. Vì vậy, bạn sẽ làm gì nếu bạn muốn giới hạn phạm vi của một tên chỉ là một bảng tính cụ thể?

Chọn các ô mà bạn muốn gán tên. Nhấp vào tab “Công thức” và sau đó nhấp vào “Xác định tên” trong phần “Tên được xác định”.

LƯU Ý: Bạn không phải chọn các ô trước tiên. Bạn cũng có thể chọn chúng bằng cách sử dụng nút "Mở rộng hộp thoại" sau này, nếu bạn muốn.

Hộp thoại “Tên mới” hiển thị. Lưu ý rằng nó rất giống với hộp thoại “Edit Name” được đề cập trước đó. Sự khác biệt chính là bây giờ bạn có thể thay đổi phạm vi của tên. Giả sử chúng tôi muốn giới hạn phạm vi của tên thành bảng tính "Hóa đơn". Chúng tôi sẽ làm điều này nếu chúng tôi muốn có thể sử dụng cùng tên cho một phạm vi ô trên một trang tính khác.

Trước tiên, chúng tôi sẽ nhập tên chúng tôi muốn sử dụng, trong trường hợp của chúng tôi là "Sản phẩm". Hãy nhớ các quy tắc cú pháp khi tạo tên của bạn. Sau đó, để giới hạn phạm vi của tên "Sản phẩm" thành chỉ bảng tính "Hoá đơn", chúng tôi chọn nó từ danh sách thả xuống "Phạm vi".

LƯU Ý: Hộp thoại “Tên mới” cũng có thể được truy cập bằng cách nhấp vào “Mới” trên hộp thoại “Trình quản lý tên”.

Nhập thêm chi tiết về tên, nếu muốn, trong hộp "Nhận xét". Nếu bạn không chọn các ô mà bạn chỉ định tên, hãy nhấp vào nút "Mở rộng hộp thoại" ở bên phải của hộp chỉnh sửa "Đề cập đến" để chọn các ô giống như cách chúng tôi đã làm khi chúng tôi chỉnh sửa tên trước đó. Nhấp vào “OK” để hoàn tất việc tạo tên mới.

Tên được tự động chèn vào cùng một "Hộp Tên" mà chúng tôi đã sử dụng để gán tên cho một phạm vi ô ở đầu bài viết này. Bây giờ, chúng ta có thể thay thế tham chiếu phạm vi ô ('Cơ sở dữ liệu sản phẩm'! $ A $ 2: $ D: 7) với tên (Sản phẩm) trong các công thức trên trang tính "Hoá đơn", như chúng ta đã làm trong bài viết trước.

Cách sử dụng tên để biểu thị giá trị không đổi

Bạn không phải tham chiếu đến các ô khi tạo tên. Bạn có thể sử dụng tên để biểu diễn một hằng số hoặc thậm chí là một công thức. Ví dụ, bảng tính dưới đây cho thấy tỷ giá hối đoái được sử dụng để tính giá theo Euro cho các kích cỡ khác nhau của các tiện ích con. Bởi vì tỷ giá hối đoái thay đổi thường xuyên, nó sẽ hữu ích nếu nó được đặt ở một nơi dễ tìm và cập nhật. Vì tên dễ chỉnh sửa, như đã thảo luận ở trên, chúng ta có thể tạo tên để biểu thị tỷ giá hối đoái và gán giá trị cho tên.

Lưu ý rằng công thức chứa một tham chiếu ô tuyệt đối đến một ô có chứa tỷ giá hối đoái hiện hành. Thay vào đó, chúng tôi muốn sử dụng tên sẽ đề cập đến tỷ giá hối đoái hiện tại để dễ dàng thay đổi và công thức sử dụng tỷ giá hối đoái dễ hiểu hơn.

Để tạo tên sẽ được gán cho một giá trị không đổi, hãy mở hộp thoại “Tên mới” bằng cách nhấp vào tab “Công thức” và sau đó nhấp vào “Xác định tên” trong phần “Tên được xác định”. Nhập tên để biểu thị giá trị không đổi, chẳng hạn như "ExchangeRate". Để gán giá trị cho tên này, hãy nhập một dấu bằng (=) vào hộp chỉnh sửa “Refers to”, sau đó là giá trị. Không được có khoảng cách giữa dấu bằng và giá trị. Nhấp vào “OK” để hoàn tất việc tạo tên.

LƯU Ý: Nếu có công thức bạn sử dụng ở nhiều nơi trong sổ làm việc của mình, bạn có thể nhập công thức đó vào hộp chỉnh sửa "Đề cập đến" để bạn có thể chỉ cần nhập tên vào mọi ô nơi bạn cần sử dụng công thức.