Windows 7 có một cách tuyệt vời để sắp xếp mọi thứ. Mặc dù truyền thống có thư mục mặc định cho tài liệu, nhạc, video và hình ảnh vẫn tiếp tục trong Windows 7, nó cũng cho phép bạn tạo Thư viện để bạn có thể sắp xếp các tệp của mình mà không phải di chuyển chúng.
Mẹo quản lý tệp
Bài viết này cung cấp một số mẹo hữu ích để quản lý tệp trong Windows 7 - bao gồm cách truy cập các thư mục con và nội dung mà không cần mở Windows Explorer.
1: Sử dụng thư mục mặc định để quản lý tệp
Khi bạn cài đặt Windows 7, nó sẽ cho bạn bốn thư mục theo mặc định:
- Các tài liệu
- Những bức ảnh
- Âm nhạc và
- Video
Đây cũng được gọi là thư viện, vì bạn có thể gắn thẻ và thêm tệp vào các thư mục này mà không phải di chuyển tệp từ vị trí ban đầu của chúng. Đối với phần này, chúng tôi sẽ tập trung vào thực sự lưu tệp vào các thư mục này.
Vì các thư mục đã được đổi tên theo cách mà người dùng có thể nhận ra nội dung của các thư mục này, nên lưu các tệp của bạn cho phù hợp. Nếu chúng là tài liệu Word, bạn có thể lưu chúng vào thư mục Documents. Nếu bạn đang lưu các tệp nhạc, bạn có thể đặt chúng trong thư mục Âm nhạc, v.v.
Hạn chế duy nhất của việc sử dụng các thư mục mặc định để quản lý tập tin trong Windows 7 là các thư mục này dành riêng cho từng người dùng của hệ thống. Điều này có nghĩa là nếu hồ sơ người dùng bị hỏng, bạn có nguy cơ mất các tệp này. Điều này cũng có nghĩa là bạn phải chắc chắn rằng bạn sao lưu các thư mục này trước khi cài đặt lại Windows 7 hoặc trước khi nâng cấp từ phiên bản này sang phiên bản khác.
Để khắc phục các vấn đề đi kèm với việc sử dụng các thư mục mặc định trong Windows 7, bạn có thể thử mẹo sau.
2: Sử dụng một ổ đĩa riêng biệt và tạo ra "cơ cấu tổ chức" cho thư mục
Cá nhân, tôi không khuyên bạn nên lưu trữ bất kỳ loại tập tin dữ liệu trên ổ đĩa hệ thống khác với hệ thống và các tập tin tạm thời. Đối với các tệp dữ liệu cần thiết cho bạn, hãy sử dụng một ổ đĩa riêng biệt. Điều này đảm bảo rằng bạn vẫn có các tệp còn nguyên vẹn trong trường hợp hồ sơ người dùng của bạn bị hỏng mà không cần sao lưu tệp. Trong thực tế, tôi thậm chí lưu trữ các tệp Outlook PST vào một ổ đĩa riêng biệt để khi tôi cài đặt lại Microsoft Office, tôi không phải bỏ lỡ các email, danh bạ, lời nhắc và nhiệm vụ trước đó. Tôi có thể chỉ cần thêm PST vào Outlook của tôi để có được tất cả các email, danh bạ, nhiệm vụ và lịch trở lại.
Windows cho phép bạn sử dụng tối đa 255 ký tự (bao gồm dấu cách và một số ký tự đặc biệt) để đổi tên tệp và thư mục. Bạn có thể sử dụng tính năng này để đặt tên cho các thư mục của bạn một cách rõ ràng - để một cái nhìn đơn giản có thể cho bạn biết về nội dung của nó. Ví dụ, nếu bạn vào kế toán doanh nghiệp, bạn có thể tạo một thư mục chính có tên là "Tài khoản". Bên trong thư mục này, bạn tạo các thư mục cho thấy năm tài chính - ví dụ: "2001-2002", "2002-2003" v.v. Bên trong mỗi trong số này, bạn có thể tạo các thư mục chỉ ra tháng: "Tháng tư", "Có thể", "Tháng sáu" và như vậy. Nếu bạn có nhiều hơn một máy khách, bạn có thể tạo thêm các thư mục con nơi bạn sẽ lưu trữ các tệp liên quan đến từng máy khách. Điều đó có nghĩa là thư mục con "2011-2012" có thể có thư mục con có tên là "Có thể" trong đó có các thư mục con cho biết khách hàng của bạn: "client1", "client2" và hơn thế nữa. Đây là một ví dụ về cấu trúc thư mục có cấu trúc.
PS: Tôi cũng sẽ lưu trữ một bản sao của toàn bộ cấu trúc thư mục này vào bộ nhớ dựa trên đám mây để đề phòng. Có thể có trường hợp khi bạn không thể truy cập ổ cứng của mình hoặc bạn có thể phải truy cập các tệp đó từ một nơi khác. Trong trường hợp này, bạn có thể truy cập bản sao dựa trên đám mây của mình bằng trình duyệt web. Microsoft SkyDrive cung cấp cho đồng bộ hóa các tệp cục bộ của bạn với bộ nhớ đám mây và ngược lại. Bạn có thể tạo một tài khoản miễn phí và tải xuống ứng dụng khách dành cho máy tính để bàn để đồng bộ hóa các tệp từ skydrive.live.com. Khi cài đặt thư mục đồng bộ SkyDrive vào đĩa cứng của bạn, hãy chọn một ổ đĩa khác với ổ đĩa chứa tệp hệ thống - vì những lý do tương tự như những gì được đề cập trong phần đầu tiên của bài viết này.
3: Sử dụng thư viện để quản lý tập tin trong Windows 7 hiệu quả
Thư viện cho phép bạn phân loại các tệp của mình. Ngoài bốn thư viện mặc định đã được đề cập ở trên, bạn có thể tạo bao nhiêu thư viện tùy thích. Nếu bạn muốn lưu nhạc theo thể loại, bạn có thể tạo thư viện có tên “pop”, “rap”, “cổ điển”, “reggae” và hơn thế nữa. Tương tự, nếu bạn muốn lưu tài liệu theo khách hàng của bạn, bạn có thể tạo thư viện nói “client1”, “client2” và hơn thế nữa. Trong khi các thư mục có thể ở bất cứ đâu trên đĩa cục bộ, bạn có thể nhấp chuột phải vào biểu tượng thư mục và chọn một trong các thư viện hiện có hoặc tạo thư viện mới để thêm thư mục vào. Hãy nhớ rằng các thư viện sẽ chỉ chứa các con trỏ tới các tập tin gốc, do đó trong trường hợp xóa các thư viện này, bạn sẽ không bị mất các tệp của mình. Hình ảnh này cho bạn thấy cách tạo một thư viện mới bằng Windows Explorer.
4: Sử dụng menu hướng dẫn để truy cập tập tin
Trình đơn Jump chứa hai loại tệp - những tệp bạn đã sử dụng gần đây và những tệp bạn đã ghim vào menu Jump để bạn có thể truy cập dễ dàng. Để mở menu nhảy liên quan đến bất kỳ ứng dụng nào, hãy nhấp chuột phải vào ứng dụng khi nó ở trên thanh tác vụ. Điều này có nghĩa là bạn sẽ phải mở ứng dụng trước khi truy cập vào menu Jump. Khi menu Jump mở ra, bạn có thể xem các tập tin mà bạn vừa sử dụng. Để ghim tệp liên quan vào menu Jump, mở Windows Explorer và kéo tệp vào ứng dụng. Khi biểu tượng tệp được đặt trên biểu tượng ứng dụng trong thanh tác vụ, bạn sẽ nhận được thông báo ở định dạng sau: Ghim
5: Dock Parent Folder vào Thanh tác vụ Windows
Nếu bạn thường xuyên sử dụng một số thư mục được chứa trong thư mục khác, bạn có thể gắn thư mục mẹ vào thanh tác vụ Windows 7 để không cần phải mở Windows Explorer và điều hướng đến tệp của bạn. Đối với mẹo này, chúng ta hãy sử dụng ví dụ trên, nơi chúng ta tạo ra một hệ thống tệp dựa trên năm, tháng và sau đó là các máy khách.
Nhấp chuột phải vào bất kỳ không gian trống trên thanh tác vụ Windows 7. Trong menu ngữ cảnh xuất hiện, nhấp vào Thanh công cụ và sau đó nhấp vào Thanh công cụ mới. Bạn sẽ nhận được một hộp thoại Select Folder. Duyệt đến thư mục mẹ, trong trường hợp này là Business. Chọn thư mục và nhấp vào Chọn thư mục. Hãy nhớ chọn thư mục mẹ và không mở thư mục gốc, bạn sẽ gặp lỗi. Thư mục mẹ được gắn vào thanh tác vụ Windows 7. Bây giờ bạn có thể nhấp vào “>>” đăng nhập bên cạnh tên thư mục này để truy cập nội dung của nó (tất cả các thư mục con và tệp) mà không phải mở Windows Explorer.
Nhấp vào thư mục này sẽ hiển thị nội dung của nó dưới dạng các menu xếp tầng. Bạn có thể duyệt đến bất kỳ thư mục con nào để mở nó và nhấp vào tệp bạn muốn mở. Vì thư mục chính luôn hiển thị trên thanh tác vụ nên nó cũng giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian. Và có, bạn có thể gắn toàn bộ ổ đĩa hoặc thường xuyên sử dụng các thư mục vào thanh tác vụ nếu bạn muốn.
