Chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách nhanh chóng thêm chữ ký của bạn vào bất kỳ tài liệu PDF nào, lưu nó dưới dạng tệp PDF chuẩn có thể đọc ở bất kỳ đâu. Bạn có thể thực hiện việc này trên Windows, Mac, iPad, iPhone, Android, Chrome OS, Linux - bất kỳ nền tảng nào bạn thích.
Chữ ký điện tử, không phải chữ ký số
- các cửa sổ: Mở PDF trong Adobe Reader và nhấp vào nút "Điền & Đăng nhập" trong ngăn bên phải.
- Mac: Mở PDF trong Xem trước, nhấp vào nút Hộp công cụ, sau đó nhấp vào Đăng nhập
- iPhone và iPad: Mở tệp đính kèm PDF trong Thư, sau đó nhấp vào “Đánh dấu và Trả lời” để ký.
- iPhone và Android: Tải xuống Adobe Fill & Sign, mở tệp PDF và nhấn vào nút Chữ ký.
- Chrome: Cài đặt phần mở rộng HelloSign, tải lên tệp PDF của bạn và nhấp vào nút Chữ ký.
Đầu tiên, hãy nói thẳng ra một số thuật ngữ. Bài viết này đề cập đến điện tử chữ ký, không kỹ thuật số chữ ký, cái gì đó hoàn toàn khác. Chữ ký số được bảo mật bằng mật mã và xác minh rằng ai đó có khóa ký riêng của bạn (nói cách khác, bạn) đã xem tài liệu và ủy quyền nó. Nó rất an toàn, nhưng cũng phức tạp.
Mặt khác, chữ ký điện tử chỉ là hình ảnh chữ ký của bạn được phủ lên trên một tài liệu PDF. Bạn có thể làm điều đó với tất cả các loại ứng dụng và đó là điều mà hầu hết mọi người sẽ yêu cầu khi họ gửi cho bạn tài liệu để ký. Gửi cho họ một tệp PDF có chữ ký kỹ thuật số và họ sẽ không biết phải làm gì. Đối với nhiều doanh nghiệp, chỉ cần chấp nhận các tài liệu đã ký bằng email thay vì buộc bạn fax chúng là một bước nhảy vọt công nghệ rất lớn.
Vì vậy, chắc chắn, các phương pháp dưới đây không hoàn toàn an toàn - nhưng không phải là in một cái gì đó, viết nguệch ngoạc trên nó bằng một cây bút, và sau đó quét lại nó. Ít nhất thì điều này nhanh hơn!
Windows: Sử dụng Adobe Reader
Mặc dù Adobe Reader không phải là trình xem PDF nhẹ nhất nhưng đây là một trong những tính năng được đóng gói nhiều nhất và thực sự có hỗ trợ tuyệt vời để ký các tài liệu PDF. Trình đọc PDF của bên thứ ba khác có thể cung cấp tính năng này, nhưng thông thường họ yêu cầu bạn mua phiên bản trả tiền trước khi sử dụng các tính năng chữ ký của họ.
Để ký một tài liệu bằng Adobe Reader, trước tiên hãy mở tài liệu PDF trong ứng dụng Adobe Acrobat Reader DC. Nhấp vào nút "Điền & Đăng nhập" trong ngăn bên phải.
Nếu bạn cần thêm thông tin khác vào tài liệu, bạn có thể sử dụng các nút khác trên thanh công cụ để làm như vậy. Ví dụ: bạn có thể nhập văn bản hoặc thêm dấu kiểm để điền vào biểu mẫu bằng cách sử dụng các nút trên thanh công cụ Fill & Sign.
Thay vào đó, có thể bạn sẽ muốn chọn "Vẽ" và sau đó vẽ chữ ký của mình bằng chuột hoặc màn hình cảm ứng. Bạn cũng có thể chọn “Hình ảnh” nếu bạn muốn ký một tờ giấy, quét nó bằng máy quét và sau đó thêm chữ ký của bạn vào Adobe Reader. (Có, điều này đòi hỏi phải quét, nhưng bạn chỉ phải làm điều này một lần, sau đó bạn có thể sử dụng chữ ký đó trên bất kỳ tài liệu nào bạn ký điện tử trong tương lai.)
Sau khi tạo chữ ký, nhấp vào “Áp dụng” để áp dụng chữ ký đó cho tài liệu. Để "Lưu chữ ký" được chọn và bạn có thể nhanh chóng thêm chữ ký này trong tương lai.
Đặt chữ ký của bạn vào nơi bạn muốn bằng chữ ký của bạn và nhấp để áp dụng nó. Nếu bạn chọn lưu chữ ký của mình, bạn sẽ thấy nó dễ dàng truy cập trong menu “Đăng nhập” trong tương lai.
Để lưu tài liệu PDF đã ký của bạn, hãy nhấp vào Tệp> Lưu và chọn vị trí cho tệp.
Mac: Sử dụng Xem trước
Người dùng Mac may mắn hơn người dùng Windows. Ứng dụng Xem trước đi kèm với macOS có các tính năng ký tài liệu được tích hợp. Nhờ có trackpad tuyệt vời được tích hợp vào MacBook, bạn có thể vẽ chữ ký của mình trên bàn di chuột bằng một trong các ngón tay của bạn để nhập vào Xem trước. Trên một chiếc MacBook mới với bàn di chuột "Force Touch", điều này thậm chí còn nhạy cảm với áp lực, cho phép các chữ ký chính xác hơn.
Bạn cũng có thể chỉ cần ký một mảnh giấy và "quét" nó với webcam của bạn, nếu bạn thích tạo chữ ký của bạn theo cách cũ (hoặc nếu bạn có một iMac không có trackpad).
Để ký một tài liệu, mở một tài liệu PDF trong Xem trước (đây sẽ là ứng dụng mặc định mở ra khi bạn nhấp đúp vào một tệp PDF, trừ khi bạn đã thay đổi nó). Nhấp vào nút "Hiển thị Thanh công cụ Đánh dấu" trên hộp công cụ và sau đó nhấp vào nút "Đăng nhập" trên thanh công cụ xuất hiện.
Khi bạn đã ghi lại chữ ký, bạn có thể chọn chữ ký đó trong menu xuất hiện sau khi bạn nhấp vào nút “Đăng nhập”.Chữ ký của bạn được áp dụng như một hình ảnh có thể được kéo xung quanh và thay đổi kích cỡ để phù hợp với tài liệu.
Khi bạn hoàn tất, hãy nhấp vào Tệp> Lưu để lưu tệp PDF, áp dụng chữ ký của bạn cho tệp. Bạn cũng có thể nhấp vào Tệp> Nhân bản để tạo bản sao của tệp PDF và lưu các thay đổi của bạn vào một bản sao mới của tệp mà không sửa đổi bản gốc.
Nếu bạn không thích Xem trước vì bất kỳ lý do nào, bạn cũng có thể sử dụng Adobe Reader DC trên máy Mac. Nó sẽ hoạt động giống như việc ký một tài liệu trên Windows, vì vậy hãy xem hướng dẫn trong phần Windows để biết thông tin về điều đó.
iPhone và iPad: Sử dụng Thư hoặc Adobe Fill & Sign
Trên iPhone hoặc iPad, bạn có thể ký các tài liệu bằng tính năng đánh dấu trong ứng dụng Thư trên iOS. Nếu bạn có máy Mac và sử dụng Xem trước để ký tài liệu, chữ ký của bạn sẽ thực sự đồng bộ hóa từ máy Mac sang iPhone hoặc iPad của bạn để bạn không phải tạo nó lần thứ hai.
Tính năng này thuận tiện, nhưng nó chỉ hoạt động nếu bạn muốn ký các tài liệu trong ứng dụng Thư. Ví dụ, bạn có thể được gửi một tài liệu PDF qua email và bạn có thể cần phải ký tên và gửi lại ngay.
Để thực hiện việc này, bạn sẽ cần nhận được email kèm theo tệp PDF, nhấn vào tệp đính kèm PDF và nhấp vào biểu tượng "Đánh dấu và Trả lời" có hình hộp công cụ ở góc dưới bên phải của màn hình trong khi xem tệp PDF.
Khi bạn nhấn “Xong”, ứng dụng Thư sẽ tự động tạo thư trả lời cho email kèm theo tài liệu đã ký của bạn. Bạn có thể nhập một email và sau đó gửi tài liệu đã ký.
Có một vài tùy chọn ở đây, nhưng chúng tôi thích ứng dụng Adobe Fill & Sign của Adobe, cho phép bạn đăng ký miễn phí không giới hạn số tài liệu. Nó thậm chí có thể chụp ảnh các tài liệu giấy với máy ảnh của bạn, do đó bạn có thể tạo các bản sao giấy kỹ thuật số. Bạn có thể ký một tài liệu bằng cách viết trên màn hình cảm ứng bằng ngón tay hoặc bút stylus, và chúng cũng cho phép bạn nhập văn bản vào tài liệu PDF để điền vào.
Để tải tài liệu PDF từ ứng dụng khác sang Adobe Fill & Sign, tìm tệp PDF trong ứng dụng khác, nhấn vào nút "Chia sẻ" và chọn ứng dụng Adobe Fill & Sign. Sau đó, bạn có thể nhấn vào nút chữ ký để dễ dàng ký vào tài liệu. Khi bạn hoàn tất, hãy nhấn vào nút "Chia sẻ" trong Adobe Fill & Sign để gửi tài liệu đã ký tới ứng dụng khác.
Android: Sử dụng Adobe Fill & Sign
Android không có ứng dụng tích hợp sẵn có thể thực hiện điều này. Thay vào đó, bạn cần sử dụng ứng dụng của bên thứ ba. Giống như trên iPhone và iPad, chúng tôi thích Adobe Fill & Sign, cho phép bạn đăng ký miễn phí không giới hạn số tài liệu một tháng. Nó cũng có thể chụp ảnh các tài liệu giấy với máy ảnh của bạn để bạn có thể ký chúng bằng điện tử.
Sau khi cài đặt ứng dụng, bạn có thể mở tài liệu PDF trong ứng dụng và nhấn vào nút chữ ký để ký tên. Sau đó, bạn có thể chia sẻ tài liệu đã ký với ứng dụng khác bằng cách nhấn vào nút "Chia sẻ".
Chromebook: Sử dụng HelloSign
Trên Chromebook, bạn sẽ tìm thấy nhiều dịch vụ ký web phù hợp với mình. Chúng tôi thích HelloSign, cung cấp giao diện web tốt cũng như ứng dụng Chrome tích hợp với Google Drive. Nó cho phép bạn đăng ký tối đa ba tài liệu một tháng miễn phí.
Giao diện web cơ bản của HelloSign cho phép bạn dễ dàng tải lên các tài liệu PDF và ký chúng bằng cách vẽ chữ ký của bạn hoặc tải lên một hình ảnh. Sau đó, bạn có thể gửi email tài liệu đã ký trực tiếp đến một người nào đó hoặc tải xuống tài liệu và thực hiện bất kỳ điều gì bạn muốn với tài liệu đó.
Linux: Nó phức tạp
Đây là một chút khó khăn hơn trên Linux, như phiên bản chính thức của Adobe Reader cho Linux đã bị ngưng. Ngay cả các phiên bản cũ, lỗi thời có sẵn cho Linux không có chức năng này, cũng như các trình xem PDF được tích hợp phổ biến như Evince và Okular.
Bạn có thể muốn thử một công cụ dựa trên web như HelloSign, được thảo luận trong phần Chromebook ở trên, để có trải nghiệm dễ dàng nhất.
Nếu bạn muốn sử dụng một ứng dụng máy tính để bàn, Xournal có lẽ là công cụ thuận tiện nhất để ký các tệp PDF trên Linux. Nó có thể chú thích PDF, thêm hình ảnh cho chúng. Trước tiên, bạn sẽ cần phải tạo một hình ảnh chữ ký của bạn - ký một mẩu giấy, quét nó vào hệ thống Linux của bạn và dọn dẹp nó. Bạn cũng có thể chụp ảnh bằng webcam hoặc máy ảnh của điện thoại thông minh.Bạn có thể muốn tinh chỉnh nó trong GIMP để nó có nền trong suốt, hoặc chỉ cần chắc chắn rằng bạn ký một mảnh giấy trắng và nền màu trắng hoàn toàn.
Cài đặt Xournal từ công cụ cài đặt phần mềm phân phối Linux của bạn, mở tệp PDF và nhấp vào tùy chọn Công cụ> Hình ảnh. Điều này sẽ cho phép bạn chèn hình ảnh của chữ ký của bạn, và bạn có thể đặt lại vị trí và thay đổi kích thước nó khi cần thiết để nó phù hợp trong lĩnh vực chữ ký.
