Thay vì nhập thủ công số lần, số lần hoặc thậm chí cả ngày trong tuần, bạn có thể sử dụng tính năng Tự động điền (nút điều khiển điền hoặc lệnh Tô màu trên ribbon) để điền vào ô nếu dữ liệu của bạn tuân theo mẫu hoặc dựa trên dữ liệu trong các ô khác. Chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách điền vào nhiều loại dữ liệu khác nhau bằng các tính năng Tự động điền.
Điền một chuỗi tuyến tính vào ô liền kề
Một cách để sử dụng trình xử lý điền là nhập một chuỗi dữ liệu tuyến tính vào một hàng hoặc cột của các ô liền kề. Một chuỗi tuyến tính bao gồm các số trong đó số tiếp theo thu được bằng cách thêm "giá trị bước" vào số trước đó. Ví dụ đơn giản nhất của một chuỗi tuyến tính là 1, 2, 3, 4, 5. Tuy nhiên, một chuỗi tuyến tính cũng có thể là một chuỗi số thập phân (1.5, 2.5, 3.5 …), giảm số xuống hai (100, 98, 96 …), Hoặc thậm chí là số âm (-1, -2, -3). Trong mỗi chuỗi tuyến tính, bạn thêm (hoặc trừ) cùng một giá trị bước.
Giả sử chúng tôi muốn tạo một cột gồm các số thứ tự, tăng một cột trong mỗi ô. Bạn có thể nhập số đầu tiên, nhấn Enter để đến hàng tiếp theo trong cột đó và nhập số tiếp theo, v.v. Rất tẻ nhạt và tốn thời gian, đặc biệt là đối với một lượng lớn dữ liệu. Chúng ta sẽ tiết kiệm cho mình một thời gian (và nhàm chán) bằng cách sử dụng nút điều khiển điền để điền cột với chuỗi số tuyến tính. Để thực hiện việc này, nhập 1 vào ô đầu tiên trong cột và sau đó chọn ô đó. Lưu ý hình vuông màu xanh lá cây ở góc dưới bên phải của ô đã chọn? Đó là tay cầm điền.
LƯU Ý: Để sao chép nhanh nội dung của ô trên ô hiện được chọn, nhấn Ctrl + D hoặc để sao chép nội dung của ô ở bên trái ô đã chọn, nhấn Ctrl + R. Được cảnh báo rằng sao chép dữ liệu từ một ô liền kề sẽ thay thế bất kỳ dữ liệu nào hiện có trong ô đã chọn.
Để thay thế các bản sao bằng chuỗi tuyến tính, hãy nhấp vào nút “Tùy chọn tự động điền” hiển thị khi bạn hoàn tất việc kéo tay cầm điền.
Tùy chọn đầu tiên, ô sao chép, là tùy chọn mặc định. Đó là lý do tại sao chúng tôi kết thúc với năm giây và không phải là chuỗi tuyến tính 1–5. Để điền vào chuỗi tuyến tính, chúng tôi chọn "Fill Series" từ trình đơn bật lên.
Bạn cũng có thể nhấp và kéo tay cầm điền bằng đúng nút chuột thay vì bên trái. Bạn vẫn phải chọn “Fill Series” từ menu popup, nhưng menu đó sẽ tự động hiển thị khi bạn ngừng kéo và nhả nút chuột phải, vì vậy đây có thể là một phím tắt tiện dụng.
Điền một chuỗi tuyến tính vào ô liền kề bằng cách sử dụng lệnh Fill
Nếu bạn gặp sự cố khi sử dụng nút điều khiển điền hoặc bạn chỉ thích sử dụng lệnh trên ruy-băng, bạn có thể sử dụng lệnh Fill trên tab Trang chủ để điền chuỗi vào ô liền kề. Lệnh Fill cũng hữu ích nếu bạn đang điền một số lượng lớn ô, như bạn sẽ thấy trong một chút.
Để sử dụng lệnh Fill trên ribbon, nhập giá trị đầu tiên vào một ô và chọn ô đó và tất cả các ô liền kề bạn muốn điền (xuống hoặc xuống cột hoặc sang trái hoặc sang phải qua hàng). Sau đó, nhấp vào nút "Điền" trong phần Chỉnh sửa của tab Trang chủ.
Trong ví dụ sau, chúng tôi đặt 1 trong ô đầu tiên của cột đầu tiên và các số từ 2 đến 20 sẽ được nhập tự động vào 19 ô tiếp theo.
Điền vào một chuỗi tuyến tính trong khi bỏ qua hàng
Để làm cho một trang tính đầy đủ dễ đọc hơn, đôi khi chúng tôi bỏ qua các hàng, đặt các hàng trống ở giữa các hàng dữ liệu. Mặc dù có các hàng trống, bạn vẫn có thể sử dụng nút điều khiển điền để điền vào một chuỗi tuyến tính với các hàng trống.
Để bỏ qua một hàng khi điền chuỗi tuyến tính, hãy nhập số đầu tiên vào ô đầu tiên và sau đó chọn ô đó và một ô liền kề (ví dụ, ô kế tiếp trong cột).
Bạn cũng có thể bỏ qua các cột khi bạn đang điền vào các hàng.
Điền công thức vào ô liền kề
Bạn cũng có thể sử dụng công cụ fill handle để truyền các công thức tới các ô liền kề. Chỉ cần chọn ô chứa công thức bạn muốn điền vào ô liền kề và kéo thanh điều khiển điền xuống các ô trong cột hoặc trên các ô trong hàng mà bạn muốn điền. Công thức được sao chép sang các ô khác. Nếu bạn đã sử dụng các tham chiếu ô tương đối, chúng sẽ thay đổi tương ứng để tham chiếu đến các ô trong các hàng tương ứng của chúng (hoặc các cột).
Bạn cũng có thể sử dụng phím tắt Ctrl + D và Ctrl + R, như đã thảo luận ở trên, để sao chép công thức sang các ô liền kề.
Điền vào một chuỗi tuyến tính bằng cách nhấp đúp vào Fill Handle
Bạn có thể nhanh chóng điền một chuỗi dữ liệu tuyến tính vào một cột bằng cách nhấp đúp vào nút điều khiển điền. Khi sử dụng phương pháp này, Excel chỉ điền vào các ô trong cột dựa trên cột dữ liệu liền kề dài nhất trên trang tính của bạn. Một cột liền kề trong ngữ cảnh này là bất kỳ cột nào mà Excel gặp phải ở bên phải hoặc bên trái của cột đang được lấp đầy, cho đến khi một cột trống đạt được. Nếu các cột trực tiếp ở hai bên của cột được chọn là trống, bạn không thể sử dụng phương pháp nhấp đúp để điền vào các ô trong cột. Ngoài ra, theo mặc định, nếu một số ô trong phạm vi ô bạn đang điền đã có dữ liệu, chỉ các ô trống phía trên ô chứa dữ liệu đầu tiên mới được điền. Ví dụ: trong hình bên dưới, có một giá trị trong ô G7, do đó khi bạn nhấp đúp vào nút điều khiển điền trên ô G2, công thức chỉ được sao chép qua ô G6.
Điền vào một chuỗi tăng trưởng (mẫu hình học)
Cho đến bây giờ, chúng tôi đã thảo luận về việc điền chuỗi tuyến tính, trong đó mỗi số trong chuỗi được tính bằng cách thêm giá trị bước vào số trước đó. Trong chuỗi tăng trưởng hoặc mẫu hình học, số tiếp theo được tính bằng nhân lên số trước đó theo giá trị bước.
Có hai cách để điền vào một chuỗi tăng trưởng, bằng cách nhập hai số đầu tiên và bằng cách nhập số đầu tiên và giá trị bước.
Phương pháp thứ nhất: Nhập hai số đầu tiên vào chuỗi tăng trưởng
Để điền vào một chuỗi tăng trưởng bằng cách sử dụng hai số đầu tiên, hãy nhập hai số vào hai ô đầu tiên của hàng hoặc cột bạn muốn điền. Nhấp chuột phải và kéo thanh điều khiển điền vào bao nhiêu ô như bạn muốn điền. Khi bạn đã hoàn tất việc kéo thanh công cụ điền vào các ô bạn muốn điền, hãy chọn “Xu hướng tăng trưởng” từ trình đơn bật lên tự động hiển thị.
LƯU Ý: Đối với phương pháp này, bạn phải nhập hai số. Nếu không, tùy chọn Xu hướng tăng trưởng sẽ chuyển sang màu xám.
Phương pháp hai: Nhập số đầu tiên trong chuỗi tăng trưởng và chỉ định giá trị bước
Để điền vào chuỗi tăng trưởng dựa trên một số và một giá trị bước, hãy nhập số đầu tiên (số đó không nhất thiết phải là 1) vào ô đầu tiên và kéo nút điều khiển điền vào các ô bạn muốn điền. Sau đó, chọn “Chuỗi” từ menu bật lên tự động hiển thị.
Chuỗi tăng trưởng được lấp đầy trong các ô đã chọn, mỗi số tiếp theo gấp 3 lần số trước đó.
Điền vào một chuỗi sử dụng các mục tích hợp
Cho đến nay, chúng tôi đã đề cập đến cách điền vào một loạt các con số, cả về tuyến tính và tăng trưởng. Bạn cũng có thể điền vào chuỗi các mục như ngày, ngày trong tuần, ngày trong tuần, tháng hoặc năm bằng cách sử dụng nút điều khiển điền. Excel có một số bộ dựng sẵn mà nó có thể tự động điền vào.
Hình ảnh sau đây cho thấy một số chuỗi được xây dựng trong Excel, được mở rộng qua các hàng. Các mục in đậm và đỏ là các giá trị ban đầu mà chúng tôi đã nhập và phần còn lại của các mục trong mỗi hàng là các giá trị chuỗi mở rộng. Các chuỗi tích hợp này có thể được lấp đầy bằng cách sử dụng nút điều khiển điền, như chúng tôi đã mô tả trước đây cho chuỗi tuyến tính và tăng trưởng. Chỉ cần nhập các giá trị ban đầu và chọn chúng. Sau đó, kéo núm điều khiển điền vào các ô mong muốn mà bạn muốn lấp đầy.
Điền vào một loạt các ngày bằng cách sử dụng lệnh Fill
Khi điền vào một loạt các ngày, bạn có thể sử dụng lệnh Fill trên ribbon để xác định số gia cần sử dụng. Nhập ngày đầu tiên trong chuỗi của bạn vào ô và chọn ô đó và các ô bạn muốn điền. Trong phần Chỉnh sửa của tab Trang chủ, nhấp vào “Điền” và sau đó chọn “Chuỗi”.
Trên hộp thoại Series, tùy chọn Series in được tự động chọn để khớp với tập hợp các ô bạn đã chọn. Loại cũng được tự động đặt thành Ngày. Để xác định số gia cần sử dụng khi điền chuỗi, chọn đơn vị Ngày (Ngày, Ngày trong tuần, Tháng hoặc Năm). Chỉ định giá trị Bước. Chúng tôi muốn lấp đầy chuỗi với mỗi ngày trong tuần, vì vậy chúng tôi nhập 1 làm giá trị Bước. Nhấp vào “OK”.
Điền một chuỗi bằng cách sử dụng các mục tùy chỉnh
Bạn cũng có thể điền một chuỗi với các mục tùy chỉnh của riêng bạn. Giả sử công ty của bạn có văn phòng ở sáu thành phố khác nhau và bạn thường xuyên sử dụng tên thành phố đó trong bảng tính Excel của mình. Bạn có thể thêm danh sách các thành phố đó dưới dạng danh sách tùy chỉnh cho phép bạn sử dụng nút điều khiển điền để lấp đầy chuỗi sau khi bạn nhập mục đầu tiên. Để tạo danh sách tùy chỉnh, hãy nhấp vào tab "Tệp".
Phương pháp một: Điền vào một chuỗi tùy chỉnh dựa trên danh sách các mục mới
Trên hộp thoại Danh sách tùy chỉnh, hãy đảm bảo DANH SÁCH MỚI được chọn trong hộp Danh sách tùy chỉnh. Nhấp vào hộp “Danh sách các mục” và nhập các mục trong danh sách tùy chỉnh của bạn, một mục vào một dòng. Hãy chắc chắn nhập các mục theo thứ tự bạn muốn chúng được điền vào các ô. Sau đó, nhấp vào "Thêm".
Phương pháp hai: Điền vào một chuỗi tùy chỉnh dựa trên danh sách các mục hiện có
Có thể bạn lưu trữ danh sách tùy chỉnh của bạn trên một trang tính riêng biệt trong sổ làm việc của bạn. Bạn có thể nhập danh sách từ trang tính vào hộp thoại Danh sách tùy chỉnh. Để tạo danh sách tùy chỉnh dựa trên danh sách hiện có trên trang tính, mở hộp thoại Tùy chỉnh danh sách và đảm bảo DANH SÁCH MỚI được chọn trong hộp Danh sách tùy chỉnh, giống như trong phương thức đầu tiên. Tuy nhiên, đối với phương pháp này, hãy nhấp vào nút phạm vi ô ở bên phải hộp “Nhập danh sách từ ô”.
