Và mặc dù chỉ muốn nghĩ đến Thư mục tìm kiếm tùy chỉnh như tìm kiếm đã lưu, chúng thực sự thú vị hơn. Vì chúng được cập nhật tự động, chúng thực sự hoạt động giống các thư mục ảo - tương tự như tính năng Nhãn trong Gmail, ngoại trừ mạnh hơn. Bạn muốn một thư mục chỉ hiển thị các thư chưa đọc, từ một người nào đó và có một hoặc nhiều tệp đính kèm? Không vấn đề gì.
Chúng ta hãy xem cách thiết lập chúng.
Tạo một thư mục tìm kiếm được xác định trước trong Outlook
Outlook đã có một số thư mục tìm kiếm được xác định trước mà bạn có thể sử dụng. Bạn không thể tùy chỉnh thêm bất kỳ điều nào trong số này, nhưng chúng đáng xem xét trước tiên trong trường hợp chúng đáp ứng nhu cầu của bạn.
Để bắt đầu, bạn sẽ tìm thấy các thư mục tìm kiếm của mình ở cuối danh sách các thư mục trong tệp dữ liệu Outlook của bạn ở bên trái của cửa sổ. Mỗi tệp dữ liệu có thư mục tìm kiếm riêng, vì vậy nếu bạn sử dụng Outlook để kiểm tra nhiều tài khoản, bạn có thể thiết lập các thư mục tìm kiếm khác nhau cho từng tài khoản.
Ở đây, chúng tôi đang tạo thư mục tìm kiếm mới hiển thị thư chưa đọc. Đó là một thư mục tìm kiếm cực kỳ tiện dụng để có được tất cả thư chưa đọc của bạn, bất kể thư mục được lưu trữ trong thư mục nào. Chỉ cần nhấp vào thư mục tìm kiếm bạn muốn tạo và sau đó nhấn nút “OK”.
Tạo một thư mục tìm kiếm tùy chỉnh trong Outlook
Thư mục tìm kiếm tùy chỉnh cho phép bạn thêm tiêu chí mà thư mục tìm kiếm được xác định trước không bao gồm - bạn có thể tìm kiếm khá nhiều theo bất kỳ trường nào mà thư Outlook chứa. Quan trọng hơn, bạn có thể tạo thư mục tìm kiếm tùy chỉnh sử dụng nhiều tiêu chí để chọn thư. Ví dụ: bạn có thể chỉ có một thông điệp hiển thị từ những người nhất định và có những từ cụ thể trong dòng chủ đề.
Để tạo thư mục tìm kiếm, chuyển sang tab "Thư mục" trên ruy-băng, rồi nhấp vào nút "Thư mục tìm kiếm mới".
Tab "Tin nhắn" chứa tiêu chí cơ bản cho phép bạn tìm kiếm các từ cụ thể trong chủ đề hoặc nội dung thư, người gửi và người nhận. Bạn cũng có thể giới hạn tìm kiếm trong các thư mà bạn là người duy nhất trên dòng "Tới" hoặc trên dòng "Tới" hoặc "Cc" với những người khác.
Và bạn thậm chí có thể chỉ định phạm vi thời gian cho các tin nhắn dựa trên thời điểm chúng được nhận, gửi, sửa đổi, v.v. Vì vậy, ví dụ: bạn chỉ có thể hiển thị các tin nhắn đã nhận được trong bảy ngày qua.
Theo mặc định, tìm kiếm tùy chỉnh bạn tạo sẽ kéo từ tất cả các thư mục trong tệp dữ liệu Outlook của bạn. Nếu bạn muốn giới hạn chỉ với một số thư mục nhất định, hãy nhấp vào nút "Duyệt".
- Tin nhắn đến và từ sếp của bạn
- Thư có cờ theo dõi chưa được giải quyết theo danh mục (ví dụ: bạn chỉ có thể tìm kiếm các mục chưa được giải quyết trong danh mục cá nhân)
- Thư có tầm quan trọng cao
- Thư đến và từ một khách hàng (Bạn thậm chí có thể sử dụng tên miền đầy đủ của họ trong hộp tìm kiếm và chọn tìm kiếm tất cả các trường)
- Thư có tệp đính kèm và có kích thước lớn hơn (tuyệt vời để loại bỏ các tệp đính kèm lớn và giảm kích thước tệp dữ liệu của bạn)
Và điều đó chỉ làm xước bề mặt. Vì vậy, bạn tạo các loại thư mục tìm kiếm nào? Hãy cho chúng tôi biết trong phần bình luận!
