Dán văn bản theo cách bạn muốn
Khi bạn dán văn bản bằng cách sử dụng Ctrl + V, Word sẽ mặc định dán cả văn bản và bất kỳ định dạng nào được áp dụng cho văn bản đó. Điều này có nghĩa là văn bản sẽ trông giống như ở vị trí ban đầu. Về mặt kỹ thuật, Word sao chép các nhãn định dạng trong văn bản, có thể được diễn giải theo nhiều cách khác nhau. Đây là lý do tại sao bạn có thể thấy rằng văn bản được sao chép từ một trang web có thể xuất hiện lớn hơn nhiều trong Word; các nhãn định dạng được diễn giải khác nhau bởi Word hơn là bởi trình duyệt web của bạn.
Thay vì nhấn Ctrl + V, bạn có thể nhấp vào Trang chủ> Dán để xem một số tùy chọn khác nhau.
- Giữ định dạng nguồn: Đây là tùy chọn mặc định bạn nhận được khi nhấn Ctrl + V, như được mô tả ở trên.
- Hợp nhất Định dạng: Lệnh này chỉ dán văn bản bạn đã sao chép nhưng thay đổi định dạng để khớp với văn bản xung quanh mà bạn đang dán.
- Hình ảnh: Lệnh này chèn văn bản dưới dạng hình ảnh.
- Giữ Bản văn Chỉ có: Lệnh này loại bỏ tất cả các định dạng từ văn bản gốc. Văn bản sẽ đưa vào định dạng mặc định của đoạn mà bạn chèn văn bản vào đó.
Ngoài ra còn có một vài tùy chọn khác trên menu thả xuống “Dán”. Lệnh “Dán đặc biệt” cho phép bạn dán bất kỳ nội dung nào bạn đã sao chép dưới dạng loại tài liệu đặc biệt. Ví dụ: bạn có thể dán dưới dạng tài liệu Word, ảnh hoặc thậm chí là HTML. Các tùy chọn có sẵn trong cửa sổ Dán đặc biệt thay đổi tùy thuộc vào những gì bạn đã sao chép. Ví dụ: nếu bạn đã sao chép văn bản, bạn có thể chèn văn bản dưới dạng tài liệu Word riêng biệt. Nếu bạn đã sao chép một hình ảnh, bạn có thể thay đổi định dạng của hình ảnh khi bạn dán (mà chúng ta sẽ nói thêm trong phần tiếp theo).
Tùy chọn "Đặt mặc định dán" cho phép bạn thay đổi hành động dán mặc định (khi bạn nhấn Ctrl + V) nếu bạn không muốn "Giữ định dạng nguồn" làm mặc định.
Dán hình ảnh theo cách bạn muốn
Khi bạn dán một hình ảnh vào Word, nó sẽ cho bạn một số tính linh hoạt trên định dạng. Nhấp vào Trang chủ> Dán> Dán đặc biệt (sau khi sao chép hình ảnh) để xem các tùy chọn.
Sao chép định dạng và áp dụng nó vào văn bản khác
Bạn đã thiết lập xong định dạng của mình và bây giờ bạn muốn các phần khác nhau của tài liệu trông giống nhau. Nó sẽ là một nỗi đau khi phải thay đổi từng khối văn bản để khớp một cách thủ công, do đó Word cung cấp công cụ Format Painter để trợ giúp. Định dạng Painter sao chép định dạng từ văn bản đã chọn và sau đó dán nó vào văn bản khác. Nếu bạn chọn toàn bộ đoạn văn, nó sẽ sao chép định dạng đoạn văn. Nếu bạn chỉ chọn một vài từ văn bản, nó sẽ sao chép mọi định dạng ký tự được áp dụng cho văn bản đó.
Chọn văn bản có định dạng bạn muốn sao chép, nhấn Home> Format Painter và sau đó chọn văn bản bạn muốn dán định dạng. Nếu bạn muốn dán định dạng cho nhiều vị trí, hãy chọn văn bản và sau đó nhấp đúp vào nút “Định dạng Họa sĩ”. Bất kỳ thứ gì bạn nhấp hoặc chọn sau đó sẽ được dán với định dạng gốc và bạn có thể nhấp lại vào nút “Định dạng Họa sĩ” để tắt.
Sao chép các thay đổi được theo dõi từ một tài liệu sang tài liệu khác
Điều này ban đầu có vẻ phản trực giác, nhưng có một số logic đằng sau nó. Nếu bạn sao chép văn bản có thay đổi được theo dõi và không tắt tính năng này trước, Word giả định rằng bạn muốn sao chép văn bản đó như thể tất cả các thay đổi đã được chấp nhận. Bạn muốn biết thêm? Xem hướng dẫn sao chép và dán văn bản của chúng tôi với các thay đổi được theo dõi.
Sử dụng Spike để cắt hoặc sao chép nhiều thứ và sau đó dán chúng cùng một lúc
Sự tăng đột biến là một trong những bí mật được giữ kín nhất của Word. Tên này được đặt tên theo những chữ viết hoa mà bạn thường thấy trong các văn phòng trên giấy và đôi khi vẫn thấy trong các nhà hàng - bạn biết đấy, thứ kim loại nhọn mà chúng đâm vào?
Trong Word, bạn có thể chọn một số văn bản và sau đó nhấn Ctrl + F3 để cắt văn bản đó và đặt nó trong cành của bạn. Bạn muốn sao chép thay vì cắt? Chỉ cần nhấn lùi lại sau khi nhấn Ctrl + F3 - để hoàn tác việc cắt văn bản chứ không phải việc đặt văn bản đó lên đỉnh. Bạn có thể tiếp tục thực hiện việc này để tiếp tục thêm văn bản vào đoạn tăng đột biến.
Khi bạn đã sẵn sàng dán mọi thứ, hãy đặt điểm chèn nơi bạn muốn dán văn bản bạn đã thu thập và sau đó nhấn Shift + Ctrl + F3. Điều này dán tất cả mọi thứ trong cành tại vị trí đó và cũng xóa tất cả mọi thứ từ cành. Mỗi mục bạn đã có trong cành được dán như là đoạn riêng của nó, làm cho nó trở thành một cách tuyệt vời để tạo một danh sách.
Bạn muốn biết thêm? Hãy xem hướng dẫn đầy đủ của chúng tôi để sử dụng tính năng tăng đột biến trong Word.
Sử dụng Clipboard tốt hơn nhiều của Office
Clipboard của Windows luôn bị giới hạn khá nhiều (mặc dù nó sắp được nâng cấp). Bạn sao chép nội dung nào đó vào khay nhớ tạm và sau đó dán vào một nơi khác. Hạn chế lớn nhất đối với Windows Clipboard là nó chỉ giữ một thứ tại một thời điểm. Sao chép một cái gì đó mới và bất cứ điều gì đã có bây giờ đã biến mất.
Nhập Clipboard Office, có thể lưu trữ tối đa 24 mục khác nhau. Bạn thậm chí không phải sao chép mọi thứ theo một cách khác. Chỉ cần sao chép mọi thứ bằng cách chọn chúng và nhấn Ctrl + C và Clipboard Office lưu trữ chúng cho bạn.
Khi đến lúc dán nội dung, bạn có thể mở Bảng tạm văn phòng bằng cách nhấp vào mũi tên nhỏ ở góc dưới cùng bên phải của nhóm Trang chủ> Clipboard.
Không sử dụng Clipboard ở tất cả
Clipboard là tất cả tốt và tốt, nhưng những đứa trẻ mát mẻ có thể sao chép và dán mà không cần sử dụng chúng ở tất cả.
Chúng tôi đã đề cập đến điều này trước khi tất nhiên, nhưng một lời nhắc nhở không bao giờ đau. Nếu bạn có thứ gì đó được lưu trữ trên clipboard và bạn không muốn mất nó, bạn có thể chọn văn bản trong tài liệu Word của bạn và sau đó Ctrl + nhấp chuột phải vào một nơi khác trong tài liệu để cắt văn bản từ vị trí ban đầu và di chuyển nó đó. Bạn cũng có thể sử dụng Ctrl + Shift + nhấp chuột phải để sao chép văn bản đã chọn thay vì cắt.
Thay đổi "Chèn" thành "Dán khóa"
Theo mặc định, phím Insert trên bàn phím của bạn chuyển đổi giữa chế độ Ghi đè và Chèn, nhưng bạn có thể thay đổi nó thành phím Dán nếu bạn không sử dụng các chức năng khác đó. Sử dụng phím Insert để dán được sử dụng là một chức năng phổ biến cách đây nhiều năm, nhưng Ctrl + V đã trở thành mặc định trong thế giới Windows.
Nếu bạn có ký ức hạnh phúc về việc sử dụng Chèn để dán văn bản vào những ngày cũ hoặc bạn gặp sự cố về tính di động giúp sử dụng một khóa dễ dàng hơn, chúng tôi đã cung cấp hướng dẫn về cách thay đổi Chèn vào phím Dán.
Như thường lệ, Word có nhiều thứ đang diễn ra hơn với một thứ đơn giản như cắt, sao chép và dán. Chúng tôi đã bỏ lỡ một mẹo tốt? Hãy cho chúng tôi biết trong phần bình luận!
