Trong bài viết trước, tôi đã nói về cách tạo tài khoản người dùng mới bằng tài khoản quản trị Office 365. Thủ tục đó là tốt nếu bạn phải tạo 5-10 tài khoản người dùng, nhưng nếu bạn đang kết nối với một nhóm lớn gồm hơn 10 người, thì bạn phải thử tính năng nhập số lượng lớn của Office 365.
Tính năng này cho phép bạn nhập nhiều thông tin người dùng vào Office 365 từ một nguồn tệp duy nhất. Tệp phải là giá trị được phân cách bằng dấu phẩy (CSV) và tuân theo định dạng được yêu cầu. Sau đó nó sẽ tự động làm phần còn lại cho bạn.
Vì vậy, trước khi tôi sẽ bắt đầu cho bạn biết các bước để sử dụng nhập số lượng lớn, trước hết bạn phải biết về tệp CSV và cách tạo tệp Office 365 được hỗ trợ.
A Tệp CSV là một cách dễ dàng để chuyển một lượng lớn dữ liệu giữa các chương trình. Nó là một tệp văn bản thuần túy lưu trữ thông tin kiểu dữ liệu theo một định dạng đặc biệt. Định dạng này yêu cầu một bản ghi trên mỗi dòng. Các trường trong bản ghi phải được phân tách bằng dấu phẩy.
Bạn có thể sử dụng trình hướng dẫn Thêm hàng loạt người dùng để tải lên tệp CSV hiện có hoặc bạn có thể sử dụng mẫu CSV trống được cung cấp và chỉnh sửa nó trong trình chỉnh sửa văn bản như Notepad.
Mẫu chứa các nhãn cột dữ liệu người dùng mà bạn nhập thông tin về người dùng mà bạn muốn nhập. Trình hướng dẫn cũng bao gồm tệp CSV mẫu cung cấp ví dụ được định dạng đúng chứa dữ liệu người dùng mẫu.
Khi bạn tạo tệp CSV, bạn có thể nhập nhãn cột dữ liệu người dùng bằng bất kỳ ngôn ngữ hoặc ký tự nào, nhưng thứ tự của các nhãn như được hiển thị trong mẫu quan trọng đối với các trường chính xác được điền. Sau đó, bạn có thể tạo các mục nhập vào các trường, sử dụng bất kỳ ngôn ngữ hoặc ký tự nào và lưu tệp theo định dạng Unicode hoặc UTF-8.
Số hàng tối thiểu là hai hàng, bao gồm hàng cột nhãn dữ liệu người dùng đầu tiên (hàng thứ hai là người dùng). Số hàng tối đa là 251, bao gồm hàng cột nhãn dữ liệu người dùng đầu tiên. Chỉ tên người dùng và tên hiển thị là các mục bắt buộc. Nếu bạn cần nhập hơn 250 người dùng, hãy tạo nhiều tệp CSV.
Nhãn cột dữ liệu người dùng và độ dài ký tự tối đa cho mỗi tệp trong tệp CSV mẫu là:
- Tên người dùng (Bắt buộc): Tổng chiều dài tối đa của tên người dùng là 79 ký tự (bao gồm cả ký hiệu @), trong tên định dạng @ domain. Bí danh của người dùng không thể vượt quá 30 ký tự và tên miền không được vượt quá 48 ký tự.
- Tên: 64
- Họ: 64
- Tên hiển thị (Bắt buộc): 256
- Chức vụ: 64
- Sở: 64
- Số văn phòng: 128
- Điện thoại văn phòng: 64
- Điện thoại di động: 64
- Fax: 64
- Địa chỉ: 1024
- Thành Phố: 128
- Tiểu bang hoặc Tỉnh: 128
- Mã ZIP hoặc Mã bưu chính: 40
- Quốc gia hoặc khu vực: 128
Trong khi tạo tệp CSV cho Office 365, bạn phải ghi nhớ những điều này hoặc nếu không bạn sẽ gặp lỗi:
- Nếu bạn đang nhập người dùng từ các quốc gia hoặc khu vực khác nhau, chúng tôi khuyên bạn nên tạo tệp CSV riêng cho từng quốc gia hoặc khu vực và thực hiện thao tác nhập hàng loạt cho từng tệp CSV. Điều này là do bạn sẽ cho biết vị trí của người dùng trong tệp CSV như một phần của quá trình nhập này và chỉ có thể chọn một vị trí cho mỗi hoạt động nhập hàng loạt.
- Đảm bảo cột Tên người dùng trong tệp CSV của bạn chứa địa chỉ email đầy đủ (ví dụ: [email protected]) cho từng người dùng của bạn hoặc bạn sẽ gặp lỗi khi tải tệp lên.
Thêm người dùng với nhập hàng loạt trong Office 365
Khi tệp CSV của bạn đã sẵn sàng, bạn hiện đã sẵn sàng để thêm nhiều người dùng. Thực hiện các bước sau để thực hiện hành động.
1. Trong tiêu đề, nhấp quản trị viên.
2. Trong ngăn bên trái, dưới Sự quản lý, nhấp chuột Người dùng.
3. Trên trang Người dùng, nhấp vào mũi tên bên cạnh Mới, sau đó bấm Thêm hàng loạt người dùng.
4. Trên Chọn tệp CSV trang, thực hiện một trong các thao tác sau, rồi bấm vào Kế tiếp.
- Nhấp chuột Duyệt để chỉ định tệp CSV hiện có trên máy tính của bạn.
- Nhấp chuột Tải về tệp CSV trống để tạo tệp CSV bằng mẫu được cung cấp.
- Nhấp chuột Tải xuống tệp CSV mẫu để mở ví dụ được định dạng đúng chứa dữ liệu người dùng mẫu.
Không thêm, thay đổi hoặc xóa nhãn cột trong mẫu CSV hoặc tệp mẫu và đảm bảo rằng bạn lưu tệp có đuôi.csv hoặc tệp có thể không tải lên chính xác.
5. Trên Trang kết quả xác minh, xác nhận rằng không có lỗi trong tệp CSV của bạn và số lượng người dùng cần nhập là chính xác. Để xem lại lỗi trong tệp nhật ký, hãy nhấp vào Lượt xem. Nếu bạn có lỗi trong tệp CSV, hãy nhấp vào Trở lại. Mở tệp CSV của bạn và thực hiện các chỉnh sửa, sau đó thực hiện lại bước 4. Khi tệp CSV của bạn đã được xác minh, hãy nhấp vào Kế tiếp.
6. Trên trang Cài đặt, bên dưới Đặt trạng thái đăng nhập, lựa chọn Được phép để cho phép người dùng đăng nhập vào Office 365 và truy cập các dịch vụ được cấp phép hoặc Bị chặn để chặn người dùng đăng nhập vào Office 365 và truy cập các dịch vụ được cấp phép. Trong Đặt vị trí của người dùng, chọn người dùng trụ sở làm việc, sau đó bấm Kế tiếp.
7. Trên trang Gán giấy phép, hãy chọn giấy phép mà bạn muốn gán cho tất cả người dùng được nhập, sau đó bấm Kế tiếp.
8. Trên trang Gửi kết quả trong email, chọn Gửi email để gửi tên người dùng và mật khẩu tạm thời cho người dùng được thêm vào cho chính bạn và / hoặc người nhận mà bạn chọn. Nhập địa chỉ email ưa thích được phân cách bằng dấu chấm phẩy (;), rồi bấm vào Tạo nên.
Nếu người dùng không được nhập, bạn sẽ nhận được thông báo trạng thái cho biết lý do. Nếu bạn chọn không tự gửi thông tin này qua email, bạn có thể nhấp vào Xem để mở tệp nhật ký, sau đó in hoặc lưu thông tin.
10. Khi bạn đã xem xong kết quả, hãy nhấp vào Gần.
