Sự khác biệt giữa liên kết và nhúng là gì?
Bạn thực sự có ba tùy chọn để bao gồm một bảng tính trong tài liệu Word. Đầu tiên là chỉ cần sao chép dữ liệu đó từ bảng tính và sau đó dán nó vào tài liệu đích. Đối với hầu hết các phần, điều này chỉ hoạt động với dữ liệu thực sự đơn giản bởi vì dữ liệu đó chỉ trở thành một bảng cơ bản hoặc tập hợp các cột trong Word (tùy thuộc vào tùy chọn dán bạn chọn).
Mặc dù đôi khi có thể hữu ích, nhưng hai tùy chọn khác của bạn - liên kết và nhúng - mạnh hơn rất nhiều và là những gì chúng tôi sẽ cho bạn biết cách thực hiện trong bài viết này. Cả hai đều khá giống nhau, trong đó bạn kết thúc việc chèn một bảng tính Excel thực tế vào tài liệu đích của bạn. Nó sẽ trông giống như một trang tính Excel và bạn có thể sử dụng các công cụ của Excel để thao tác nó. Sự khác biệt có trong cách hai tùy chọn này xử lý kết nối của chúng với bảng tính Excel gốc đó:
- nếu bạn liên kết một trang tính Excel trong tài liệu, tài liệu đích và trang Excel gốc duy trì kết nối. Nếu bạn cập nhật tệp Excel, các bản cập nhật đó sẽ tự động được phản ánh trong tài liệu đích.
- nếu bạn nhúng một trang tính Excel trong tài liệu, kết nối đó bị hỏng. Cập nhật trang tính Excel gốc không tự động cập nhật dữ liệu trong tài liệu đích.
Dĩ nhiên, có cả lợi thế cho cả hai phương pháp. Một lợi thế của việc liên kết một tài liệu (ngoài việc duy trì kết nối) là nó giữ kích thước tệp của tài liệu Word của bạn xuống, bởi vì dữ liệu chủ yếu vẫn được lưu trữ trong trang tính Excel và chỉ được hiển thị trong Word. Một bất lợi là tệp bảng tính ban đầu cần phải ở trong cùng một vị trí. Nếu không, bạn sẽ phải liên kết lại. Và vì nó dựa vào liên kết đến bảng tính gốc, nên nó không hữu ích nếu bạn cần phân phối tài liệu cho những người không có quyền truy cập vào vị trí đó.
Mặt khác, việc nhúng tài liệu sẽ làm tăng kích thước tài liệu Word của bạn, bởi vì tất cả dữ liệu Excel đó thực sự được nhúng vào tệp Word. Tuy nhiên, có một số lợi thế khác biệt khi nhúng. Ví dụ: nếu bạn đang phân phối tài liệu đó cho những người có thể không có quyền truy cập vào trang tính Excel gốc hoặc nếu tài liệu cần hiển thị bảng tính Excel tại một thời điểm cụ thể (thay vì cập nhật), nhúng (và vi phạm) kết nối với bản gốc) có ý nghĩa hơn.
Vì vậy, với tất cả những gì trong tâm trí, chúng ta hãy xem làm thế nào để liên kết và nhúng một bảng tính Excel trong Microsoft Word.
Cách liên kết hoặc nhúng bảng tính Excel trong Microsoft Word
Việc liên kết hoặc nhúng một trang tính Excel vào một Word thực sự là khá đơn giản, và quá trình thực hiện hoặc gần như giống hệt nhau. Bắt đầu bằng cách mở cả trang tính Excel và tài liệu Word bạn muốn chỉnh sửa cùng một lúc.
Trong Excel, chọn các ô bạn muốn liên kết hoặc nhúng. Nếu bạn muốn liên kết hoặc nhúng toàn bộ trang tính, hãy nhấp vào hộp ở điểm nối của các hàng và cột ở góc trên cùng bên trái để chọn toàn bộ trang tính.
Nếu bạn muốn nhúng bảng tính của bạn, chọn tùy chọn “Dán” ở bên trái. Nếu bạn muốn liên kết bảng tính của bạn, hãy chọn tùy chọn “Dán liên kết” thay thế. Nghiêm túc, đó là nó. Quá trình này là nếu không giống nhau.
Cho dù bạn chọn tùy chọn nào, bạn sẽ chọn “Microsoft Excel Worksheet Object” trong hộp bên phải và sau đó nhấp vào nút “OK”.
nếu bạn liên kết dữ liệu Excel, bạn không thể chỉnh sửa trực tiếp trong Word, nhưng bạn có thể nhấp đúp vào bất kỳ đâu trên đó để mở tệp bảng tính gốc. Và mọi bản cập nhật bạn thực hiện cho bảng tính ban đầu đó sẽ được phản ánh trong tài liệu Word của bạn.
nếu bạn nhúng dữ liệu Excel, bạn có thể chỉnh sửa trực tiếp trong Word. Nhấp đúp vào bất kỳ vị trí nào trong bảng tính và bạn sẽ ở trong cùng một cửa sổ Word, nhưng Ribbon từ được thay thế bằng Ribbon Excel và bạn có thể truy cập tất cả chức năng Excel. Thật tuyệt.
Lưu ý: Nếu bạn làm việc trên tài liệu Word và muốn bao gồm bảng tính mà bạn chưa tạo, bạn có thể. Bạn thực sự có thể chèn Bảng tính Excel ngay từ trình đơn thả xuống Bảng trên ruy-băng.
