Sự khác biệt giữa liên kết và nhúng là gì?
Bạn thực sự có ba tùy chọn để bao gồm một bảng tính trong bản trình bày PowerPoint. Đầu tiên là chỉ cần sao chép dữ liệu đó từ bảng tính và sau đó dán nó vào tài liệu đích. Điều này làm việc ổn, nhưng tất cả nó thực sự là chuyển đổi dữ liệu sang một bảng đơn giản trong PowerPoint. Bạn có thể sử dụng các công cụ định dạng bảng cơ bản của PowerPoint trên đó, nhưng bạn không thể sử dụng bất kỳ tính năng nào của Excel sau khi chuyển đổi.
Mặc dù đôi khi có thể hữu ích, nhưng hai tùy chọn khác của bạn - liên kết và nhúng - mạnh hơn rất nhiều và là những gì chúng tôi sẽ cho bạn biết cách thực hiện trong bài viết này. Cả hai đều khá giống nhau, trong đó bạn kết thúc việc chèn một bảng tính Excel thực tế vào bản trình bày đích của bạn. Nó sẽ trông giống như một trang tính Excel và bạn có thể sử dụng các công cụ của Excel để thao tác nó. Sự khác biệt có trong cách hai tùy chọn này xử lý kết nối của chúng với bảng tính Excel gốc đó:
- nếu bạn liên kết một trang tính Excel trong bản trình bày, bản trình bày đích và trang Excel gốc duy trì kết nối. Nếu bạn cập nhật tệp Excel, các bản cập nhật đó sẽ tự động được phản ánh trong bản trình bày đích.
- nếu bạn nhúng một trang tính Excel trong bản trình bày, kết nối đó bị hỏng. Cập nhật trang tính Excel gốc không tự động cập nhật dữ liệu trong bản trình bày đích.
Dĩ nhiên, có cả lợi thế cho cả hai phương pháp. Một lợi thế của việc liên kết tài liệu (ngoài việc duy trì kết nối) là nó giữ kích thước tệp của bản trình bày PowerPoint của bạn xuống, vì dữ liệu chủ yếu vẫn được lưu trữ trong trang tính Excel và chỉ được hiển thị trong PowerPoint. Một bất lợi là tệp bảng tính ban đầu cần phải ở trong cùng một vị trí. Nếu không, bạn sẽ phải liên kết lại. Và vì nó dựa vào liên kết đến bảng tính gốc, nên nó không hữu ích nếu bạn cần phân phối bản trình bày cho những người không có quyền truy cập vào vị trí đó.
Việc nhúng dữ liệu đó, mặt khác, làm tăng kích cỡ của bản trình bày, bởi vì tất cả dữ liệu Excel đó thực sự được nhúng vào tệp PowerPoint. Tuy nhiên, có một số lợi thế khác biệt khi nhúng. Ví dụ: nếu bạn đang phân phối bản trình bày đó cho những người có thể không có quyền truy cập vào trang tính Excel gốc hoặc nếu bản trình bày cần hiển thị trang tính Excel tại một thời điểm cụ thể (thay vì nhận được cập nhật), nhúng (và vi phạm) kết nối với bản gốc) có ý nghĩa hơn.
Vì vậy, với tất cả những gì trong tâm trí, chúng ta hãy xem làm thế nào để liên kết và nhúng một trang tính Excel trong Microsoft PowerPoint.
Cách liên kết hoặc nhúng bảng tính Excel trong Microsoft PowerPoint
Việc liên kết hoặc nhúng một trang tính Excel vào bản trình bày PowerPoint thực sự khá đơn giản và quá trình thực hiện hoặc gần giống hệt nhau. Bắt đầu bằng cách mở cả trang tính Excel và bản trình bày PowerPoint bạn muốn chỉnh sửa cùng một lúc.
Trong Excel, chọn các ô bạn muốn liên kết hoặc nhúng. Nếu bạn muốn liên kết hoặc nhúng toàn bộ trang tính, hãy nhấp vào hộp ở điểm nối của các hàng và cột ở góc trên cùng bên trái để chọn toàn bộ trang tính.
Nếu bạn muốn nhúng bảng tính của bạn, chọn tùy chọn “Dán” ở bên trái. Nếu bạn muốn liên kết bảng tính của bạn, hãy chọn tùy chọn “Dán liên kết” thay thế. Nghiêm túc, đó là nó. Quá trình này là nếu không giống nhau.
Cho dù bạn chọn tùy chọn nào, bạn sẽ chọn “Microsoft Excel Worksheet Object” trong hộp bên phải và sau đó nhấp vào nút “OK”.
nếu bạn liên kết dữ liệu Excel, bạn không thể chỉnh sửa trực tiếp trong PowerPoint, nhưng bạn có thể nhấp đúp vào bất kỳ đâu trên đó để mở tệp bảng tính gốc. Và bất kỳ cập nhật nào bạn thực hiện cho bảng tính ban đầu đó sẽ được phản ánh trong bản trình bày PowerPoint của bạn.
nếu bạn nhúng dữ liệu Excel, bạn có thể chỉnh sửa trực tiếp trong PowerPoint. Nhấp đúp vào bất kỳ đâu trong bảng tính và bạn sẽ ở trong cùng một cửa sổ PowerPoint, nhưng Ribbon PowerPoint được thay thế bằng Thanh Ribbon Excel và bạn có thể truy cập tất cả chức năng Excel. Thật tuyệt.
