Bạn đã bao giờ có một trải nghiệm mà bạn phải làm theo một vài bước lặp đi lặp lại mỗi khi bạn cần chuyển tiếp một email quan trọng? Outlook 2010 đã giới thiệu một tính năng mới Quick Steps để cho phép người dùng thực hiện một số hành động nhanh chóng và dễ dàng.
Bạn có thể tạo và lưu các hành động tùy chỉnh theo cách mới với các bước nhanh trong Outlook 2010 và có thể tiết kiệm thời gian bằng cách tạo và xác định các tác vụ multistep mà bạn có thể thực hiện chỉ với một cú nhấp chuột, bao gồm trả lời và xóa, di chuyển đến một thư mục cụ thể. e-mail cho các nhóm được chỉ định và hơn thế nữa. Với tính năng này trong Outlook, bạn có thể tạo một chuỗi các lệnh (Gửi & Lưu trữ chỉ là một ví dụ) và áp dụng chúng cho bất kỳ mục Outlook nào bằng một cú nhấp chuột.
Để tạo một tập hợp các bước nhanh:
1. Nhấp chuột Tạo mới từ ruy-băng (hoặc thả thư viện để sử dụng mẫu từ Bước Nhanh Mới bay ra ngoài) và bạn sẽ có thể chọn từ danh sách các hành động.
Đặt các biểu tượng để chọn:
2. Bạn có thể đặt tên cho bước Nhanh, thay đổi biểu tượng của bước nhanh bằng cách nhấp vào nút bu lông, chọn phím tắt và viết chú giải công cụ tùy chỉnh của riêng bạn để giúp bạn nhớ bước Nhanh này là gì. Bạn có thể chọn một số hành động (hoặc các bước) để thực hiện bằng cách sử dụng quickstep.
3. Nhấn Finish để lưu bước nhanh. Nó sẽ được thêm vào Ribbon.
4. Bạn có thể sắp xếp lại, sao chép, sửa đổi và xóa bất kỳ Bước Nhanh nào từ Quản lý các bước nhanh hộp thoại. Ngoài ra, các bước nhanh có thể luôn được đặt lại về mặc định.
Như bạn đã thấy, nếu một tác vụ trên email yêu cầu nhiều bước và hành động, thì tính năng Bước Nhanh có thể đơn giản hóa quá trình này và làm cho cuộc sống của bạn trở nên dễ dàng. Lần tới khi bạn nhận được thư từ nhóm "Happy Mood" như minh họa ở trên, tất cả những gì bạn cần làm là nhấn Ctrl + Shift + 6 (phím tắt được gán cho bước Nhanh) và phần còn lại sẽ được Outlook quan tâm.
Tác giả Vasu Jain là một chuyên gia và blog có giá trị nhất của Microsoft tại WindowsVJ.com.
