Nếu bạn vẫn là người in email, trang web và các tài liệu khác, bạn có thể dừng ngay bây giờ. Có nhiều cách tốt hơn để theo dõi thông tin của bạn và truy cập thông tin nhanh hơn - sau cùng, bạn không thể tìm kiếm các từ trên các mẩu giấy thực.
Trường hợp chống in
In ấn là tốn kém và bất tiện, đòi hỏi mực in thường đắt tiền, giấy in và máy in mới khi máy in phun rẻ tiền chắc chắn không thành công. Tất cả bài báo đó trở nên lộn xộn phải được tổ chức đúng cách hoặc bạn sẽ không bao giờ có thể tìm thấy những gì bạn đang tìm kiếm. Bạn không thể truy cập khi bạn vắng mặt khỏi văn phòng của mình, bạn không thể tìm kiếm trên đó và bạn chỉ có một bản sao để bạn gặp rắc rối nếu có bất kỳ điều gì xảy ra với nó.
Việc in ấn là cần thiết khi máy tính là những viên gạch nặng được gắn vào bàn làm việc. Bây giờ chúng tôi đi xung quanh với máy tính trong túi của chúng tôi, máy tính bảng có thể xấp xỉ kích thước của một mảnh giấy và dịch vụ đám mây có thể sao lưu và đồng bộ hóa tất cả tài liệu của bạn trên tất cả các thiết bị của bạn. Bạn có thể tìm kiếm các tài liệu bạn đã lưu bằng các từ mà chúng chứa để bạn không phải thiết lập và làm chủ một hệ thống nộp đơn phức tạp.
Cách in
Chúng tôi có thể đã ngừng in từ lâu, nhưng có rất nhiều người ở đó vẫn thường xuyên in email và trang web. Chúng tôi sẽ cố gắng cung cấp một số mẹo để hướng dẫn bạn cách xa máy in và đưa vào một cách mới để lưu và tổ chức thông tin có ý nghĩa.
- Tạo một Tủ hồ sơ kỹ thuật số: Trước tiên, bạn sẽ muốn quyết định nơi bạn sẽ lưu mọi thứ thay vì in chúng. Nó giúp để có một vị trí phù hợp, nơi bạn lưu tất cả mọi thứ. Chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng một số dịch vụ đám mây đồng bộ hóa trên tất cả các thiết bị của bạn để bạn có thể truy cập chúng trên điện thoại thông minh và máy tính bảng cũng như PC của bạn. Nhiều người sử dụng Evernote làm kho lưu trữ cho tất cả các ghi chú và tài liệu của họ, nhưng bạn cũng có thể chọn lưu vào dịch vụ lưu trữ đám mây như Dropbox, Google Drive hoặc Microsoft OneDrive. Nếu bạn thực sự thích lưu trữ cục bộ, bạn có thể lưu các tệp của mình vào một thư mục trên PC của mình - nhưng hãy nhớ sao lưu nó. Điều này sẽ ít thuận tiện hơn vì bạn sẽ phải sao chép tệp theo cách thủ công sang các thiết bị khác của mình nếu bạn muốn xem chúng ở nơi khác.
- In sang PDF: Mọi thứ bạn có thể muốn in - cho dù đó là biên nhận, tài liệu, email hoặc trang web - đều có thể được in ra tệp PDF. Trước tiên, bạn cần cài đặt máy in PDF trên máy tính Windows của mình. Sau đó, bạn có thể thực hiện quy trình in như bình thường, chọn máy in PDF ảo. Bạn sẽ nhận được một tệp mà bạn có thể lưu trữ trong một cái gì đó như Evernote hoặc Dropbox.
- In Email: Email có thể được in sang PDF theo cùng một cách. Bạn cũng có thể thử gắn dấu sao cho chúng (nếu bạn sử dụng Gmail) hoặc thêm chúng vào một thư mục hoặc nhãn đặc biệt, nơi bạn có thể tham khảo chúng sau này. Bạn có thể truy cập các email này sau từ bất kỳ thiết bị nào bằng ứng dụng email - không cần in.
- In trang web: Nếu bạn in các trang web để tham khảo sau này, bạn có thể in chúng sang PDF để thay thế. Bạn cũng có thể đánh dấu trang để xem chúng sau này (dấu trang của bạn có thể đồng bộ hóa trên tất cả các thiết bị của bạn). Nếu bạn muốn đọc trang web sau này, hãy sử dụng một dịch vụ như Pocket hoặc Instapaper để tạo danh sách những thứ bạn muốn đọc. Các dịch vụ như thế này có một trang web, chuyển đổi nó thành bài viết chỉ đọc được, chỉ văn bản và thậm chí lưu trữ nó ngoại tuyến trên thiết bị di động để bạn có thể đọc trang web sau mà không phải in.
- In bản đồ: Bạn không cần phải in bản đồ nếu bạn có điện thoại thông minh có GPS. Nếu bạn đang sử dụng Google Maps, bạn có thể đăng nhập vào ứng dụng Google Maps và xem danh sách các tìm kiếm bạn đã thực hiện trên trang web Google Maps trên PC của mình. Bạn cũng có thể in bản đồ sang PDF, tất nhiên.
- Tài liệu fax: Một số doanh nghiệp cũ đã được vôi hoá vẫn yêu cầu fax. Bạn có thể sử dụng một dịch vụ như HelloFax để gửi fax qua web. HelloFax cung cấp năm fax miễn phí mỗi tháng - điều này sẽ là quá đủ cho người dùng gia đình mà đôi khi chỉ cần fax một doanh nghiệp.
- Khi ai đó nhấn mạnh vào tài liệu in: Đáng buồn thay, một số tổ chức vẫn nhấn mạnh vào các tài liệu in. Không chỉ có chuyện này. Nếu họ không nhận được PDF qua email, bạn có thể phải in.
- Làm gì với tài liệu giấy cũ của bạn: Dễ dàng hơn để bắt đầu tiến lên theo cách không cần giấy tờ thay vì quyết định chuyển đổi tất cả các tài liệu giấy cũ của bạn thành các phiên bản kỹ thuật số - có thể có nhiều công việc. Tuy nhiên, bạn có thể quét tài liệu cũ của mình sang tệp PDF bằng máy quét.
Sử dụng tệp kỹ thuật số của bạn
Giờ làm việc kỹ thuật số của bạn có một số lợi thế mà giấy không có:
- Sao lưu: Các tệp của bạn được sao lưu nếu bạn đã lưu trữ chúng bằng một dịch vụ như Evernote, Dropbox, Google Drive hoặc SkyDrive. Nếu ngôi nhà của bạn bị cháy, bạn sẽ không mất các tài liệu quan trọng của mình.
- Tìm kiếm: Bạn có thể dễ dàng tìm kiếm trên tất cả các tài liệu điện tử của bạn để tìm tài liệu bạn cần mà không cần chọn lọc qua các dãy giấy. Evernote, Dropbox, Google Drive, SkyDrive, thậm chí Windows - tất cả đều có các tính năng tìm kiếm toàn văn bản.
- Truy cập mọi nơi: Các giấy tờ của bạn có thể được truy cập bất cứ nơi nào bạn đến từ PC, điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng. Nếu bạn ra ngoài và cần tìm một thứ gì đó, bạn có thể làm điều đó từ điện thoại thông minh của bạn thay vì về nhà và đào bới các giấy tờ của bạn.
- Không lộn xộn: Bạn không phải lo lắng về việc lưu trữ, sắp xếp, tạo không gian và giải thích tài liệu của mình.
- Không có chi phí in ấn: Nếu bạn không cần phải mua mực đắt tiền, máy in giá rẻ và đống giấy máy in, bạn sẽ tiết kiệm được tiền.
Tất nhiên, một số tài liệu có thể quá nhạy cảm để được lưu trữ trực tuyến. Trong các tình huống như thế này, bạn luôn có thể sử dụng mã hóa - tạo một vùng chứa được mã hóa và lưu trữ nó trong một dịch vụ như Dropbox, Google Drive hoặc SkyDrive. Mọi người sẽ cần mật khẩu trước khi họ có thể truy cập tài liệu của bạn.
