Ảnh của Esparta
Bạn có kiểm tra email thường xuyên hơn bạn cần không? Bạn có gặp phải các triệu chứng cai nghiện khi bạn không kiểm tra email trong một thời gian không? Kiểm tra email cưỡng bức là một thói quen không lành mạnh giúp bạn không làm những việc quan trọng hơn. Sử dụng phần thưởng tích cực để thiết lập mối quan hệ lành mạnh hơn với hộp thư đến của bạn.
Email không phải lúc nào cũng hiệu quả
Có ba lý do chính khiến email không phải lúc nào cũng hiệu quả.
1. Email mất nhiều thời gian để tránh những thứ khác: Nó có thể dễ dàng để biện minh cho việc kiểm tra email cưỡng bức bởi vì nó có cảm giác như bạn đang làm một việc gì đó. Sau khi tất cả, đọc qua tin nhắn, trả lời một số, và đổ ra hộp thư đến của bạn nên là một điều tốt. Nhưng nó chỉ hiệu quả khi nó được thực hiện cố ý - không phải trong thời gian được đảo ngược cho các nhiệm vụ quan trọng khác.
2. Email có thể không khác với chit-chat: Sử dụng email để giao tiếp với bạn bè, đồng nghiệp, hoặc người quen có thể không khác với chit-chat tại phòng ăn trưa. Nếu cuộc trò chuyện không quan trọng và mở rộng vượt ra ngoài thời gian nghỉ ngơi hợp lý, nó sẽ làm bạn mất tập trung từ công việc của bạn.
3. Email thường là về những người khác: Email khuyến khích bạn đáp ứng nhu cầu, yêu cầu và câu hỏi của người khác - thay vì của riêng bạn. Email không có thời gian và địa điểm trong ngày của bạn, nhưng nó cần phải có một thời gian và địa điểm được chỉ định. Không chỉ bất cứ lúc nào bạn muốn kiểm tra.
Chẩn đoán vấn đề của bạn
Mọi người làm những việc ép buộc vì đủ loại lý do. Lý do phổ biến nhất là tránh gặp phải điều gì đó đặc biệt khó chịu. Nếu bạn đang kiểm tra email mười lần một ngày mà không có lý do chính đáng, có thể bạn đang cố gắng tránh một người nào đó hoặc một số thứ.
Kiểm tra email cưỡng bức có thể là cách trốn tránh của bạn:
- Thời hạn chót
- Khối của nhà văn
- Không chắc chắn về việc cần làm tiếp theo
- Chán nản
- Khắc phục một vấn đề quan trọng ngăn cản bạn làm việc
- Chuẩn bị cho một cam kết theo kế hoạch
- Trên thực tế làm việc trên một cái gì đó
Khám phá các lý do tiềm năng bạn kiểm tra email thường xuyên hơn mức cần thiết để chẩn đoán sự cố của bạn.
Thừa nhận thói quen cưỡng chế của bạn
Bước tiếp theo trong việc thay đổi thói quen email bắt buộc của bạn là theo dõi nó. Hãy kiểm tra số lần bạn mở hộp thư đến của mình. Lưu ý thời gian bạn chi tiêu trung bình trong mỗi lượt truy cập.
Giữ một thái độ tích cực trong quá trình này. Đừng đánh giá bản thân là không hiệu quả, không tập trung hoặc thất bại khi bạn xác định điểm yếu hoặc sai lầm. Tự trừng phạt sẽ không giúp bạn thực hiện những thay đổi tích cực. Chỉ cần nhận ra các mẫu của bạn và khám phá những động cơ có thể là gì, như được đề cập ở trên.
Tiếp tục thừa nhận thói quen email hấp dẫn của bạn cho đến khi bạn không còn có thể chịu đựng được nữa - cho đến khi bạn không còn có thể đứng không làm gì về nó nữa. Bởi vì cách duy nhất để giải quyết hành vi ép buộc là bởi:
1. Chấp nhận rằng nó tồn tại
2. Đủ tự tin để hiểu tại sao
3. Có đủ lý do thuyết phục để làm điều gì đó về nó
Khi bạn thực sự có động lực để thực hiện thay đổi, thật dễ dàng bắt đầu với các bước của bé.
Bắt đầu với các bước bé và phần thưởng tích cực
Ảnh của Ruthieki
Phần thưởng tích cực giúp bạn kết hợp hành vi mong muốn của mình với cảm xúc tốt và / hoặc phản hồi tích cực. Thực hiện theo bảy bước dưới đây để thực hiện việc truy cập vào hộp thư đến của bạn một thực hành lành mạnh, hiệu quả hơn.
Bước 1: Tạo tài liệu email trách nhiệm
Tạo một tài liệu mà bạn sẽ tham khảo cho trách nhiệm giải trình email của bạn. Đảm bảo nó đủ trực quan và năng động để làm việc. Bạn sẽ thêm nội dung vào tài liệu này theo các bước sau, nhưng tùy chỉnh nội dung đó dựa trên tùy chọn của bạn.
Bước 2: Nêu rõ thay đổi hành vi mong muốn của bạn (hoặc mục tiêu kết thúc)
Trên đầu trang của tài liệu, viết ra cách (thường) cuối cùng bạn muốn kiểm tra email của bạn.
Điều này có thể nói chung là “Tôi không muốn kiểm tra email của mình thường xuyên” hoặc cụ thể là “Tôi chỉ muốn kiểm tra email của mình lúc 10 giờ sáng và 3 giờ chiều mỗi ngày trong tuần và lúc 4 giờ chiều vào cuối tuần”.
Cụ thể hơn về mục tiêu cuối cùng của bạn và nếu có thể, hãy cung cấp lý do của bạn để chọn mục tiêu đó.
Bước 3: Thừa nhận điểm yếu của bạn
Bên dưới tuyên bố của bạn, liệt kê các lý do tại sao bạn chưa đạt được mục tiêu mong muốn đó trong các hàng tương ứng.
Một lần nữa, cụ thể và không sử dụng ngôn ngữ không cần thiết khắc nghiệt, chẳng hạn như "Tôi không thể quản lý thời gian" hoặc "Tôi không thể kiểm soát bản thân mình".
Sử dụng ngôn ngữ khách quan giúp bạn tập trung vào những gì đang xảy ra và tại sao. Các câu lệnh chức năng hơn là:
- "Tôi đấu tranh quản lý thời gian của mình khi tôi có các dự án quan trọng mà tôi không cảm thấy sẵn sàng để hoàn thành."
- “Tôi gặp khó khăn trong việc chống lại sự thôi thúc kiểm tra email của mình, ngay cả khi tôi biết tôi không cần, bởi vì tôi không muốn có một chút im lặng để nghĩ về những gì tôi thực sự nên làm”.
Hãy thử liệt kê ra ít nhất năm điểm yếu của bạn.
Giả sử rằng mục tiêu của bạn là kiểm tra hộp thư đến của bạn một lần vào buổi sáng và một lần vào buổi chiều muộn. Hiện tại, bạn kiểm tra nó khoảng một lần mỗi hai mươi phút trong khi trên máy tính.
Dưới đây là năm điểm yếu tiềm năng cản đường bạn:
- Bạn không vui mừng khi thực hiện các tác vụ khác liên quan đến máy tính của mình.
- Bạn cảm thấy buồn chán khi đi lại và chờ đợi ở nơi công cộng, không muốn tương tác với những người xung quanh bạn, và thấy rằng việc kiểm tra thư trên iPhone của bạn đã qua thời gian.
- Bạn lo lắng về việc treo các câu hỏi hoặc cuộc trò chuyện qua email và muốn biết động thái tiếp theo là gì - ngay khiSmith quay lại với bạn.
- Bạn muốn làm hài lòng ông Smith bằng cách luôn trả lời ông ngay lập tức, mặc dù ông không viết ra tiền lương của bạn và không đặc biệt thân thiết với bạn.
- Bạn hy vọng nhận được thông báo qua email rằng ai đó sẽ bắt đầu cuộc trò chuyện với bạn trên Facebook, Twitter hoặc LinkedIn của bạn dưới dạng xác thực rằng bạn đủ quan trọng để trò chuyện.
Nó có thể không được vui vẻ khám phá điểm yếu của bạn khi nói đến kiểm tra email, nhưng nó sẽ hữu ích lập trình lại thói quen của bạn cho tốt hơn.
Bước 4: Xác định các thách thức của bạn dựa trên điểm yếu của bạn
Bây giờ đi qua từng điểm yếu trên danh sách của bạn và thêm một cột phụ ở bên phải. Xác định các tình huống (thực tế hoặc tưởng tượng) trong thời gian đó bạn chứng minh những điểm yếu đó.
Giả sử bạn có “Tôi đang cố gắng quản lý thời gian của mình khi tôi có các dự án quan trọng mà tôi không sẵn sàng hoàn thành” ở cột bên trái.
Sau đó, ở cột bên phải, mô tả tình huống có vấn đề. Nó sẽ là một cái gì đó như, "Có một dự án quan trọng để làm việc," hoặc "Có một dự án quan trọng để làm việc trên đó tôi không cảm thấy sẵn sàng để kết thúc," hoặc thậm chí "Cảm thấy không chắc chắn về một dự án quan trọng."
Khi bạn đã biết về các tình huống khó khăn, bạn sẽ sẵn sàng hơn để đối mặt với chúng.
Bước 5: Tạo danh sách kiểm tra phần thưởng tích cực
Khi bạn thiết lập các cột mô tả điểm yếu của bạn và cách chúng xuất hiện, hãy thêm cột thứ ba ở bên phải.
Sử dụng cột này để liệt kê các bước hành động bạn có thể thực hiện để khắc phục các tình huống có vấn đề kích hoạt các điểm yếu khiến bạn không kiểm tra email theo các điều khoản của mình, theo tần suất bạn muốn.
Sau đó, thêm một cột thứ tư, nơi bạn sẽ có không gian để kiểm tra các trường hợp khi bạn thực hiện một trong các hành động từ cột thứ ba.
Dưới đây là một cách bạn có thể định dạng tài liệu của mình:
Bước 6: Tự thưởng cho mình khi ở trong công việc
Một khi bạn đã thiết lập tài liệu của bạn, in ra một bản sao hoặc giữ nó mở trên máy tính của bạn. Từ bây giờ, bạn sẽ tham khảo tài liệu này để đào tạo lại cách bạn truy cập hộp thư đến của mình.
Mỗi khi bạn chọn một hộp ở cột ngoài cùng bên phải, bạn có thể kiểm tra email của mình - làm như vậy khi biết rằng bạn đã kiếm được nó. Những cảm xúc tích cực liên quan đến việc kiểm tra email của bạn sau bạn hoàn thành một cái gì đó có ý nghĩa sẽ truyền cảm hứng cho bạn để nhìn vào hộp thư đến của bạn theo những cách khác nhau.
Đây là một ví dụ. Chúng ta hãy rút ra từ điểm yếu: “Tôi đấu tranh quản lý thời gian của mình khi tôi có những dự án quan trọng mà tôi không sẵn sàng hoàn thành.” Hãy nói một trong những thách thức liên quan đến điểm yếu đó là: “Có một dự án quan trọng để làm việc.”Bây giờ, đây là ba bước hành động tiềm năng giúp bạn vượt qua và / hoặc làm việc hướng tới mục tiêu của mình:
1. In một bài viết / tài nguyên / tài liệu nhắc bạn tại sao dự án của bạn lại quan trọng và / hoặc lý do tại sao bạn có khả năng hoàn thành nó.
2. Yêu cầu một người bạn hoặc đồng nghiệp giúp đỡ hoặc quan điểm khi bạn cảm thấy khó chịu.
3. Viết ra một lịch biểu hoặc danh sách việc cần làm cho dự án của bạn.
4. Xem xét và / hoặc sửa đổi lịch biểu hoặc danh sách công việc của bạn cho dự án của bạn.
5. Hoàn thành một mục trên lịch biểu hoặc danh sách việc cần làm cho dự án của bạn.
Mỗi lần bạn hoàn tất một trong các bước này, hãy chọn hộp và biết rằng bạn có thể kiểm tra email của mình khi nhận được. Tất nhiên, nếu bạn không cảm thấy muốn kiểm tra email của mình, bạn có thể đến thẳng công việc tiếp theo. Như bạn có thể thấy, mỗi bước trong số này bắt đầu như là một cách để tránh kiểm tra email của bạn một cách cưỡng chế và kết thúc là phục vụ các mục tiêu năng suất của bạn.
Bạn không cần phải hoàn hảo; không sao nếu bạn kiểm tra hộp thư đến của mình mà không phải chọn hộp trước. Nhưng ít nhất hãy chú ý đến những gì bạn làm. Và chú ý đến cảm giác khác nhau khi kiểm tra hộp thư đến của bạn khi giành được nó, so với việc không có lý do thực sự để làm như vậy (ngoại trừ việc có thể gây khó khăn cho tình huống có vấn đề gây nên thói quen cưỡng bức).
Bước 7: Tiếp tục sử dụng danh sách kiểm tra cho đến khi bạn nhận thấy các thay đổi
Khi bạn sử dụng danh sách kiểm tra đủ để cảm thấy tự tin rằng tình trạng email của mình được kiểm soát, bạn sẽ nhận thấy rằng bạn giỏi hơn:
- Spotting chán nản
- Xác định các vấn đề với công việc có thể khó thừa nhận
- Nhận thấy khi bạn bị quá tải
- Thừa nhận những cảm xúc tiêu cực về công việc của bạn, mà bạn cần phải thể hiện và giải quyết
- Trở thành nhận thức của các khối sáng tạo hoặc tinh thần
- Đem lại cho chính mình và đôi mắt của bạn một sự phá vỡ máy tính khi cần thiết
- Tiếp tục công việc và cảm thấy thoải mái khi hoàn thành công việc
Mỗi điều này giúp bạn giải quyết các vấn đề mà khi không được thêm vào, dẫn đến các hành vi ép buộc khác nhau.
Kiểm tra email đặc biệt
Khi email trở thành thói quen bắt buộc của bạn, nó không còn là công cụ hữu ích nữa. Hãy kiểm tra email đặc biệt để nó trở nên hiệu quả trở lại.
Ngoài việc thực hiện danh sách kiểm tra ở trên, bạn có thể khám phá các kỹ thuật khác để sử dụng phần thưởng tích cực. Bạn có thể chặn thời gian thường xuyên để dọn dẹp hộp thư đến sau khi đã đặt giờ làm việc vững chắc và thiết lập thời gian đó để thú vị, với một bữa ăn nhẹ gần đó và một số bản nhạc cảm xúc tốt trong nền. Bạn cũng có thể áp dụng cùng một nguyên tắc cho công việc - rút phích cắm khỏi internet và / hoặc ẩn ứng dụng thư của bạn và sử dụng môi trường làm việc thoải mái để bù đắp.
Tự thưởng cho mình những thói quen làm việc tốt và email sẽ không phải tiếp quản công việc của bạn.
