Máy tính của bạn có phải là một hình chóp của sự gọn gàng, hay nó tràn ngập với rất nhiều biểu tượng mà bạn sợ phải nhìn vào nó? Nếu bạn sắp ngừng tổ chức vì nhiệm vụ quá lớn hoặc khó khăn, hoặc bạn không biết bắt đầu từ đâu, chúng tôi có 40 mẹo để giúp bạn có được con đường dẫn đầu thành thạo hệ thống lưu trữ kỹ thuật số của bạn.
Đối với tất cả những người đọc muốn tổ chức các tệp và thư mục của họ, hoặc nếu họ đã được tổ chức, tốt hơn được tổ chức - chúng tôi đã biên soạn một hướng dẫn đầy đủ để tổ chức và tổ chức ở một nơi, một bài viết toàn diện hy vọng sẽ bao gồm mọi mẹo có thể bạn có thể muốn.
Dấu hiệu cho thấy máy tính của bạn bị kém tổ chức
Nếu máy tính của bạn là một mớ hỗn độn, có thể bạn đã biết về nó. Nhưng chỉ trong trường hợp bạn không có, dưới đây là một số dấu hiệu báo hiệu:
- Desktop của bạn có hơn 40 biểu tượng trên đó
- “Tài liệu của tôi” chứa hơn 300 tệp và 60 thư mục, bao gồm cả tệp MP3 và ảnh kỹ thuật số
- Bạn sử dụng tiện ích tìm kiếm tích hợp của Windows bất cứ khi nào bạn cần tìm tệp
- Bạn không thể tìm thấy các chương trình trong danh sách các chương trình ngoài tầm kiểm soát trong Trình đơn Bắt đầu của mình
- Bạn lưu tất cả các tài liệu Word của bạn trong một thư mục, tất cả các bảng tính của bạn trong một thư mục thứ hai, v.v.
- Bất kỳ tệp nào bạn đang tìm kiếm có thể nằm trong bất kỳ một trong bốn bộ thư mục khác nhau
Nhưng trước khi bắt đầu, đây là một số lưu ý nhanh:
- Chúng tôi sẽ giả sử bạn biết tệp và thư mục là gì và cách tạo, lưu, đổi tên, sao chép và xóa chúng
- Các nguyên tắc tổ chức được mô tả trong bài viết này áp dụng như nhau cho tất cả các hệ thống máy tính. Tuy nhiên, các ảnh chụp màn hình ở đây sẽ phản ánh mọi thứ trông như thế nào trên Windows (thường là Windows 7). Chúng tôi cũng sẽ đề cập đến một số tính năng hữu ích của Windows có thể giúp bạn sắp xếp.
- Mọi người đều có phương pháp tổ chức và nộp đơn yêu thích của riêng họ, và tất cả đều quá dễ dàng để tham gia vào các cuộc tranh luận “Cách của tôi tốt hơn cả con đường của bạn”. Thực tế là ở đó Là không có cách nào hoàn hảo để sắp xếp mọi thứ. Khi tôi viết bài này, tôi đã cố gắng giữ quan điểm tổng quát và khách quan. Tôi coi bản thân mình được tổ chức tốt một cách bất thường (đến mức ám ảnh, sự thật được nói), và tôi đã có 25 năm kinh nghiệm trong việc thu thập và tổ chức các tệp trên máy tính. Vì vậy, tôi có rất nhiều điều để nói về chủ đề này. Nhưng những lời khuyên tôi đã mô tả ở đây chỉ là một chiều làm việc đó. Hy vọng rằng một số mẹo này cũng sẽ phù hợp với bạn, nhưng vui lòng không đọc điều này như bất kỳ cách “đúng” nào để thực hiện điều đó.
Ở cuối bài viết, chúng tôi sẽ hỏi bạn, người đọc, về các mẹo tổ chức của riêng bạn.
Tại sao Bother tổ chức ở tất cả?
Đối với một số người, câu trả lời cho câu hỏi này là hiển nhiên. Tuy nhiên, trong thời đại này của phần mềm tìm kiếm desktop mạnh mẽ (khả năng tìm kiếm được xây dựng trong Windows Vista và Windows 7 Start Menu, và các chương trình của bên thứ ba như Google Desktop Search), câu hỏi này cần được hỏi và trả lời.
Tôi có một người bạn đặt mọi tệp mà anh ấy từng tạo, nhận hoặc tải xuống Tai liệu của tôi và không bận tâm gửi chúng vào các thư mục con. Anh dựa vào chức năng tìm kiếm được tích hợp trong hệ điều hành Windows của mình để giúp anh tìm thấy bất cứ điều gì anh đang tìm kiếm. Và anh ấy luôn tìm thấy nó. Anh ấy là một Samurai tìm kiếm. Đối với anh ta, nộp đơn là một sự lãng phí thời gian quý giá mà có thể được chi tiêu tận hưởng cuộc sống!
Đó là hấp dẫn để làm theo. Trên khuôn mặt của nó, tại sao bất cứ ai sẽ bận tâm để dành thời gian để tổ chức đĩa cứng của họ khi phần mềm tìm kiếm tuyệt vời như vậy là có sẵn? Vâng, nếu tất cả những gì bạn muốn làm với các tệp bạn sở hữu là định vị và mở chúng riêng lẻ (để nghe, chỉnh sửa, v.v.), thì không có lý do gì để làm một mẩu tổ chức. Nhưng hãy xem xét các tác vụ phổ biến này không thể đạt được với phần mềm tìm kiếm trên máy tính để bàn:
- Tìm tệp theo cách thủ công. Thường thì không thuận tiện, nhanh chóng hoặc thậm chí có thể sử dụng phần mềm tìm kiếm trên máy tính để bàn của bạn để tìm những gì bạn muốn. Nó không hoạt động 100% thời gian, hoặc thậm chí bạn không cài đặt nó. Đôi khi chỉ đơn giản là nhanh hơn để đi thẳng đến tệp bạn muốn, nếu bạn biết nó nằm trong một thư mục con cụ thể, thay vì tìm kiếm hàng trăm kết quả tìm kiếm.
- Tìm nhóm các tệp tương tự (ví dụ: tất cả các tệp "công việc" của bạn, tất cả ảnh của kỳ nghỉ Châu Âu của bạn trong năm 2008, tất cả các video nhạc của bạn, tất cả các tệp MP3 từ Mặt tối của Mặt Trăng, tất cả các lá thư của bạn, bạn viết cho vợ của bạn, tất cả các tờ khai thuế của bạn). Đặt tên thông minh của các tập tin sẽ chỉ giúp bạn có được cho đến nay. Đôi khi đó là ngày tệp được tạo quan trọng, lần khác là định dạng tệp và các lần khác đó là mục đích của tệp. Làm thế nào để bạn đặt tên cho một tập hợp các tệp để chúng dễ dàng tách biệt dựa trên bất kì của các tiêu chí trên? Câu trả lời ngắn gọn, bạn không thể.
- Di chuyển tệp sang máy tính mới. Đã đến lúc nâng cấp máy tính của bạn. Làm thế nào để bạn nhanh chóng lấy tất cả các tập tin quan trọng đối với bạn? Hoặc bạn quyết định hai máy tính bây giờ - một cho nhà và một cho công việc. Làm cách nào để nhanh chóng cô lập các tệp liên quan đến công việc để di chuyển chúng sang máy tính công việc?
- Đồng bộ hóa tệp với các máy tính khác. Nếu bạn có nhiều máy tính và bạn cần phản chiếu một số tệp của mình trên máy tính khác (ví dụ: bộ sưu tập nhạc của bạn), thì bạn cần một cách để nhanh chóng xác định tệp nào sẽ được đồng bộ hóa và tệp nào không được đồng bộ hóa. Chắc chắn bạn không muốn đồng bộ hóa mọi điều?
- Chọn tệp để sao lưu. Nếu chế độ sao lưu của bạn gọi nhiều bản sao lưu hoặc yêu cầu sao lưu nhanh, thì bạn sẽ cần phải có thể chỉ định tệp nào sẽ được sao lưu và tệp nào không được sao lưu. Điều này là không thể nếu tất cả chúng đều nằm trong cùng một thư mục.
Cuối cùng, nếu bạn chỉ đơn giản là một người vui thích được tổ chức, gọn gàng và ra lệnh (tôi! Tôi!), Thì bạn thậm chí không cần một lý do. Bị vô tổ chức đơn giản là không thể tưởng tượng được.
Lời khuyên về việc tổ chức
Ở đây chúng tôi trình bày 40 lời khuyên tốt nhất về cách tổ chức. Hoặc, nếu bạn đã được sắp xếp, để có được tốt hơn được tổ chức.
Mẹo số 1. Chọn hệ thống tổ chức của bạn một cách cẩn thận
Lý do mà hầu hết mọi người không được tổ chức là phải mất thời gian. Và Đầu tiên điều cần có thời gian là quyết định dựa trên một hệ thống tổ chức. Đây luôn là vấn đề sở thích cá nhân, và không phải điều gì đó mà một người đam mê trên một trang web có thể cho bạn biết. Bạn nên luôn luôn chọn hệ thống của riêng bạn, dựa trên cách bộ não của bạn được tổ chức (điều này làm cho giả định rằng bộ não của bạn, trên thực tế, được tổ chức).
Chúng tôi không thể hướng dẫn bạn, nhưng chúng tôi có thể góp ý kiến:
- Bạn có thể muốn bắt đầu với một hệ thống dựa trên người dùng máy tính. tức là "Tệp của tôi", "Tệp của vợ tôi", tệp của My Son ", v.v. Bên trong" Tệp của tôi ", bạn có thể chia nhỏ tệp đó thành" Cá nhân "và" Doanh nghiệp ". Sau đó bạn có thể nhận ra rằng có chồng chéo. Ví dụ: mọi người có thể muốn chia sẻ quyền truy cập vào thư viện nhạc hoặc ảnh từ vở kịch của trường. Vì vậy, bạn có thể tạo một thư mục khác gọi là "Gia đình", cho các tập tin "phổ biến".
-
Bạn có thể quyết định rằng phân tích cấp cao nhất của các tệp của bạn dựa trên “nguồn” của mỗi tệp. Nói cách khác, ai đã tạo ra các tập tin. Bạn có thể có "Các tệp được tạo bởi ME (doanh nghiệp hoặc cá nhân)", "Tệp được tạo bởi những người tôi biết (gia đình, bạn bè, v.v.)" và cuối cùng là "Tệp được tạo bởi phần còn lại của thế giới (tệp nhạc MP3, đã tải xuống hoặc trích xuất) phim hoặc chương trình truyền hình, tệp cài đặt phần mềm, hình nền tuyệt đẹp trên máy tính để bàn mà bạn đã thu thập, v.v.)”Hệ thống này xảy ra là hệ thống tôi sử dụng. Xem bên dưới:
Image dấu dành cho các tệp do tôi tạo VC dành cho các tệp do công ty của tôi tạo (Virtual Creations) Khác dành cho các tệp được tạo bởi bạn bè và gia đình của tôi Dữ liệu là phần còn lại của thế giới Cũng thế, Cài đặt là nơi tôi lưu trữ các tệp cấu hình và các tệp dữ liệu chương trình khác cho phần mềm đã cài đặt của tôi (chi tiết về điều này trong mẹo # 34, bên dưới).
- Mỗi thư mục sẽ trình bày bộ yêu cầu cụ thể của riêng mình để tiếp tục phụcơ quan. Ví dụ: bạn có thể quyết định sắp xếp bộ sưu tập nhạc của mình thành các thư mục con dựa trên tên của nghệ sĩ, trong khi ảnh kỹ thuật số có thể được tổ chức dựa trên ngày chúng được chụp. Nó có thể khác nhau cho mỗi thư mục con!
- Một chiến lược khác sẽ dựa trên “tính hiện tại”. Các tệp bạn chưa mở và xem trực tiếp trong một thư mục. Những người đã được xem xét nhưng chưa nộp trực tiếp ở một nơi khác. Hiện tại, các dự án đang hoạt động sống ở một nơi khác. Tất cả các tệp khác ("lưu trữ" của bạn, nếu bạn thích) sẽ nằm trong thư mục thứ tư. (Và tất nhiên, trong thư mục cuối cùng đó, bạn cần phải tạo một hệ thống phụ khác dựa trên một trong các điểm bullet trước đó).
Đặt một số suy nghĩ vào điều này - thay đổi nó khi nó chứng minh không đầy đủ có thể là một rắc rối lớn! Trước khi bạn gặp rắc rối khi triển khai bất kỳ hệ thống nào bạn đưa ra, hãy kiểm tra một mặt cắt ngang của các tệp mà bạn sở hữu và xem liệu tất cả chúng có thể tìm được một vị trí hợp lý để ngồi trong hệ thống của bạn hay không.
Tiền boa # 2. Khi bạn quyết định hệ thống của mình, Dính vào nó!
Không có gì là vô nghĩa hơn là đi đến tất cả các rắc rối của việc tạo ra một hệ thống và nộp tất cả các tập tin của bạn, và sau đó bất cứ khi nào bạn tạo, nhận hoặc tải về một Mới tập tin, bạn chỉ cần đổ nó lên Desktop của bạn. Bạn cần phải bị kỷ luật - mãi mãi! Mỗi tệp mới bạn nhận được, dành thêm vài giây để nộp nó vào nơi nó thuộc về! Nếu không, chỉ trong một hoặc hai tháng, bạn sẽ tồi tệ hơn trước đây - một nửa tệp của bạn sẽ được sắp xếp và một nửa sẽ bị vô tổ chức - và bạn sẽ không biết cái nào là cái nào!
Tiền boa # 3. Chọn thư mục gốc của cấu trúc của bạn một cách cẩn thận
Mọi tệp dữ liệu (tài liệu, ảnh, tệp nhạc, v.v.) mà bạn tạo, sở hữu hoặc quan trọng đối với bạn, bất kể nó đến từ đâu, đều được tìm thấy trong một thư mục duy nhấtvà một thư mục duy nhất sẽ được đặt tại thư mục gốc của ổ C: (dưới dạng thư mục con của C: ). Nói cách khác, hãy làm không phải cơ sở thư mục của bạn trong các thư mục chuẩn như “Tài liệu của tôi”. Nếu bạn làm như vậy, bạn sẽ để nó cho các kỹ sư hệ điều hành để quyết định cấu trúc thư mục nào là tốt nhất cho bạn. Và mọi hệ điều hành đều có một hệ thống khác! Trong Windows 7, các tệp của bạn được tìm thấy trong C: Users YourName, trong khi trên Windows XP, C: Documents and Settings YourName Tài liệu của tôi. Trong các hệ thống UNIX, nó thường / home / Tên của bạn.
Các thư mục mặc định chuẩn này có xu hướng lấp đầy các tệp và thư mục rác không quan trọng đối với bạn. “My Documents” là kẻ phạm tội tồi tệ nhất. Mỗi phần mềm thứ hai bạn cài đặt, có vẻ như, thích tạo thư mục riêng trong thư mục "Tài liệu của tôi". Các thư mục này thường không phù hợp với cấu trúc tổ chức của bạn, vì vậy đừng sử dụng chúng! Trên thực tế, thậm chí không sử dụng thư mục “Tài liệu của tôi”. Cho phép nó để lấp đầy với rác, và sau đó chỉ đơn giản là bỏ qua nó. Nghe có vẻ dị giáo, nhưng: Đừng bao giờ truy cập thư mục “Tài liệu của tôi” của bạn! Xóa biểu tượng / liên kết của bạn thành “Tài liệu của tôi” và thay thế chúng bằng các liên kết đến các thư mục bạn tạo và bạn quan tâm đến!
Tạo hệ thống tệp của riêng bạn từ đầu! Có lẽ nơi tốt nhất để đặt nó sẽ là của bạn D: lái xe - nếu bạn có. Bằng cách này, tất cả của bạn các tệp trực tiếp trên một ổ đĩa, trong khi tất cả các tệp thành phần hệ điều hành và phần mềm sống trên ổ C: đơn giản và được phân cách một cách thanh lịch. Những lợi ích của điều đó là sâu sắc. Không chỉ có lợi ích tổ chức rõ ràng (xem mẹo # 10, bên dưới), nhưng khi di chuyển dữ liệu của bạn sang máy tính mới, bạn có thể (đôi khi) chỉ cần rút ổ D của bạn và cắm nó vào ổ D: máy tính mới của bạn (điều này ngụ ý rằng ổ D: thực sự là một đĩa vật lý riêng biệt, và không phải là một phân vùng trên cùng một đĩa với C:). Bạn cũng nhận được một cải thiện tốc độ nhẹ (một lần nữa, chỉ khi C: và D: ổ đĩa của bạn là trên đĩa vật lý riêng biệt).
Cảnh báo: Từ mẹo # 12, bên dưới, bạn sẽ thấy rằng thực sự là một ý tưởng hay để có cấu trúc hệ thống tệp giống hệt nhau - bao gồm cả ổ đĩa được bật lên - tất cả các của các máy tính bạn sở hữu. Vì vậy, nếu bạn quyết định sử dụng D: lái xe làm hệ thống lưu trữ cho các tệp của riêng bạn, đảm bảo bạn có thể sử dụng ổ D: tất cả các các máy tính bạn sở hữu. Nếu bạn không thể đảm bảo điều đó, bạn vẫn có thể sử dụng mẹo lừa đảo thông minh để lưu trữ tệp của mình trên D: lái xe, nhưng vẫn truy cập tất cả thông qua C: lái xe (xem mẹo # 17, bên dưới).
Nếu bạn chỉ có một đĩa cứng (C:), sau đó tạo một thư mục chuyên dụng sẽ chứa tất cả các các tệp của bạn - giống như C: Files. Tên của thư mục không quan trọng, nhưng làm cho nó trở thành một từ ngắn gọn.
Cái này có một vài nguyên nhân:
- Khi tạo chế độ sao lưu, thật dễ dàng để quyết định tệp nào sẽ được sao lưu - tất cả chúng đều nằm trong một thư mục!
- Nếu bạn quyết định giao dịch trong máy tính của mình cho một máy tính mới, bạn biết chính xác các tệp cần di chuyển
- Bạn sẽ luôn biết bắt đầu tìm kiếm bất kỳ tệp nào ở đâu
- Nếu bạn đồng bộ hóa các tập tin với các máy tính khác, nó làm cho quá trình đồng bộ hóa của bạn rất đơn giản. Nó cũng gây ra tất cả các phím tắt của bạn để tiếp tục làm việc trên các máy khác (thêm về điều này trong mẹo # 24, bên dưới).
Khi bạn đã quyết định nơi tệp của mình sẽ đi, sau đó đặt tất cả các các tệp của bạn trong đó - Mọi điều! Hoàn toàn bỏ qua các thư mục chuẩn, mặc định được tạo cho bạn bởi hệ điều hành (“My Music”, “My Pictures”, vv). Trong thực tế, bạn có thể thực sự di chuyển nhiều thư mục đó vào cấu trúc của riêng bạn (nhiều hơn về điều đó bên dưới, trong mẹo # 6).
Bạn hoàn toàn nhận được tất cả các tệp dữ liệu của mình (tài liệu, ảnh, nhạc, v.v.) và tất cả các cài đặt cấu hình của bạn vào một thư mục đó, thì việc thực hiện tất cả các tác vụ trên sẽ dễ dàng hơn.
Một khi điều này đã được thực hiện, và tất cả của bạn các tệp sống trong một thư mục, tất cả khác các thư mục trong C: có thể được coi là thư mục “hệ điều hành” và do đó chúng tôi quan tâm đến chúng tôi hàng ngày.
Dưới đây là ảnh chụp màn hình của ổ C: được sắp xếp hợp lý, nơi tất cả các tệp người dùng đều nằm trong Các tập tin thư mục:
Tiền boa # 4. Sử dụng thư mục con
Đây sẽ là mẹo đơn giản và rõ ràng nhất của chúng tôi. Nó gần như đi mà không nói. Bất kỳ hệ thống tổ chức nào bạn quyết định (xem mẹo # 1) sẽ yêu cầu bạn tạo các thư mục con cho các tệp của bạn. Được sử dụng để tạo thư mục một cách thường xuyên.
Tiền boa # 5. Đừng ngại về chiều sâu
Tạo nhiều cấp phụ của thư mục như bạn cần. Đừng sợ làm như vậy. Mỗi khi bạn nhận thấy một cơ hội để nhóm một tập hợp các tệp có liên quan vào một thư mục con, hãy làm như vậy. Ví dụ có thể bao gồm: Tất cả các tệp MP3 từ một CD nhạc, tất cả các ảnh từ một kỳ nghỉ hoặc tất cả tài liệu từ một khách hàng.
Hoàn toàn có thể đặt các tệp vào một thư mục có tên C: Files Me From Khác Dịch vụ Ngân hàng WestCo Báo cáo 2009. Đó chỉ là bảy cấp độ sâu. Mười cấp độ không phải là hiếm. Tất nhiên, có thể thực hiện điều này quá xa. Nếu bạn thấy mình đang tạo một thư mục con để chỉ giữ một tệp thì có thể bạn sẽ trở nên quá nhiệt tình. Mặt khác, nếu bạn chỉ cần tạo cấu trúc chỉ với hai cấp độ (ví dụ: C: Files Công việc) thì bạn thực sự chưa đạt được bất kỳ cấp độ tổ chức nào (trừ khi bạn chỉ sở hữu sáu tệp!). Thư mục “Work” của bạn sẽ trở thành một bãi rác, giống như Desktop của bạn, với nhiều khả năng là hàng trăm tệp trong đó.
Tiền boa # 6. Di chuyển thư mục người dùng chuẩn vào cấu trúc thư mục riêng của bạn
Hầu hết các hệ điều hành, kể cả Windows, tạo một tập hợp các thư mục chuẩn cho từng người dùng của nó. Các thư mục này sau đó trở thành vị trí mặc định cho các tệp như tài liệu, tệp nhạc, ảnh kỹ thuật số và tệp Internet được tải xuống. Trong Windows 7, danh sách đầy đủ được hiển thị bên dưới:
Một số thư mục này bạn không bao giờ có thể sử dụng cũng không quan tâm (ví dụ, Yêu thích, nếu bạn không sử dụng Internet Explorer làm trình duyệt của mình). Những người bạn có thể rời khỏi nơi họ ở. Nhưng bạn có thể đang sử dụng một số thư mục khác để lưu trữ các tệp quan trọng đối với bạn. Ngay cả khi bạn không phải sử dụng chúng, Windows sẽ vẫn thường coi chúng là vị trí lưu trữ mặc định cho nhiều loại tệp. Khi bạn đi lưu một loại tệp chuẩn, nó có thể trở nên khó chịu khi được nhắc tự động lưu nó trong một thư mục không thuộc cấu trúc tệp của riêng bạn.
Nhưng có một giải pháp đơn giản: Di chuyển các thư mục mà bạn quan tâm vào cấu trúc thư mục của riêng bạn! Nếu bạn làm như vậy, thì lần sau khi bạn đi lưu một tệp thuộc loại tương ứng, Windows sẽ nhắc bạn lưu nó vào vị trí mới được di chuyển.
Di chuyển các thư mục rất dễ dàng. Chỉ cần kéo và thả chúng vào vị trí mới. Dưới đây là ảnh chụp màn hình của mặc định Nhạc của tôi thư mục đang được chuyển đến thư mục cá nhân tùy chỉnh của tôi (dấu):
Mẹo số 7. Đặt tên tệp và thư mục một cách thông minh
Đây là một số khác gần như không nói, nhưng chúng ta sẽ nói nó: không phải cho phép tạo các tệp có tên vô nghĩa như Document1.dochoặc các thư mục có tên Thư mục mới (2). Mất thêm 20 giây và đưa ra một tên có ý nghĩa cho tệp / thư mục - một tên chính xác tiết lộ nội dung của nó mà không lặp lại toàn bộ nội dung trong tên.
Mẹo số 8. Xem ra các tên tệp dài
Một cách khác để biết liệu bạn chưa tạo đủ độ sâu cho hệ thống phân cấp thư mục của bạn là các tệp của bạn thường yêu cầu tên thật dài. Nếu bạn cần gọi một tập tin Số liệu bán hàng của Johnson tháng 3 năm 2009.xls (có thể xảy ra để sống trong cùng thư mục với Báo cáo ngân sách Abercrombie 2008.xls), sau đó bạn có thể muốn tạo một số thư mục con để tệp đầu tiên có thể được gọi đơn giản March.xlsvà sống trong Khách hàng Johnson Số liệu bán hàng 2009 thư mục.
Một tập tin được đặt tốt chỉ cần một tên tập tin ngắn gọn!
Mẹo số 9. Sử dụng phím tắt! Mọi nơi!
Đây có lẽ là mẹo hữu ích và quan trọng nhất mà chúng tôi có thể cung cấp. Phím tắt cho phép một tệp ở hai vị trí cùng một lúc.
Tại sao bạn sẽ muốn điều đó? Vâng, cấu trúc tệp và thư mục của mọi hệ điều hành phổ biến trên thị trường hiện nay là thứ bậc. Điều này có nghĩa là tất cả các đối tượng (tệp và thư mục) luôn luôn sống trong chính xác một thư mục mẹ. Nó hơi giống một cái cây. Cây có nhánh (thư mục) và lá (tệp). Mỗi lá, và mỗi nhánh, được hỗ trợ bởi chính xác một nhánh cha, tất cả cách trở lại gốc của cây (trong đó, tình cờ, chính xác là tại sao C: được gọi là "thư mục gốc" của ổ C:).
Những đĩa cứng được cấu trúc theo cách này có vẻ hiển nhiên và thậm chí cần thiết, nhưng đó chỉ là một cách để tổ chức dữ liệu. Có những người khác: Cơ sở dữ liệu quan hệ, ví dụ, tổ chức dữ liệu có cấu trúc hoàn toàn khác nhau. Giới hạn chính của cấu trúc phân cấp thứ bậc là một tệp chỉ có thể ở trong một nhánh của cây - chỉ trong một thư mục - tại một thời điểm. Tại sao điều này là một vấn đề? Vâng, có hai lý do chính tại sao giới hạn này là một vấn đề cho người dùng máy tính:
- Địa điểm "đúng" cho một tệp, theo lý do tổ chức của chúng tôi, thường rất bất tiện đặt cho tập tin đó được đặt. Chỉ vì nó được nộp chính xác không có nghĩa là nó dễ dàng đến được. Tệp của bạn có thể được "chính xác" chôn sáu cấp độ sâu trong cấu trúc thư mục con của bạn, nhưng bạn có thể cần quyền truy cập thường xuyên và nhanh chóng vào tệp này mỗi ngày. Bạn luôn có thể di chuyển nó đến một vị trí thuận tiện hơn, nhưng điều đó có nghĩa là bạn sẽ cần phải quay lại vị trí "chính xác" của nó mỗi khi bạn hoàn thành công việc trên đó. Hầu hết không đạt yêu cầu.
- Một tệp có thể chỉ đơn giản là "thuộc về" ở hai hoặc nhiều vị trí khác nhau trong cấu trúc tệp của bạn. Ví dụ: giả sử bạn là kế toán và bạn vừa hoàn thành tờ khai thuế năm 2009 cho John Smith. Nó có thể có ý nghĩa với bạn để gọi tập tin này 2009 Tax Return.doc và nộp nó dưới Khách hàng John Smith. Nhưng nó cũng có thể là quan trọng đối với bạn để có lợi nhuận thuế năm 2009 từ tất cả các khách hàng của bạn với nhau ở một nơi. Vì vậy, bạn có thể cũng thế muốn gọi tập tin John Smith.doc và nộp nó dưới Lợi nhuận thuế 2009. Vấn đề là, trong một hệ thống nộp đơn phân cấp hoàn toàn, bạn không thể đặt nó ở cả hai nơi. Grrrrr!
May mắn thay, Windows (và hầu hết các hệ điều hành khác) cung cấp một cách để bạn làm chính xác điều đó: Nó được gọi là "lối tắt" (còn được gọi là "bí danh" trên Mac và "liên kết tượng trưng" trên hệ thống UNIX). Phím tắt cho phép tệp tồn tại ở một nơi và một biểu tượng đại diện cho tệp được tạo ra và đặt bất cứ nơi nào khác bạn vui lòng. Trong thực tế, bạn có thể tạo ra một chục biểu tượng như vậy và phân tán chúng trên tất cả các đĩa cứng của bạn. Nhấp đúp vào một trong các biểu tượng / lối tắt này mở tệp gốc, giống như khi bạn đã nhấp đúp vào tệp gốc.
Xem xét hai biểu tượng sau:
Một bên trái là tài liệu Word thực tế, trong khi bên phải là một phím tắt đại diện tài liệu Word. Nhấp đúp vào một trong hai biểu tượng sẽ mở cùng một tệp. Có hai khác biệt chính giữa các biểu tượng:
- Phím tắt sẽ có một mũi tên nhỏ ở góc dưới bên trái (trên Windows, dù sao)
- Phím tắt được phép có tên không bao gồm phần mở rộng của tệp (phần “.docx”, trong trường hợp này)
Bạn có thể xóa phím tắt bất cứ lúc nào mà không mất bất kỳ dữ liệu thực tế nào. Bản gốc vẫn còn nguyên vẹn. Tất cả những gì bạn mất là khả năng truy cập dữ liệu đó từ bất kỳ nơi nào có lối tắt.
Vậy tại sao các phím tắt tuyệt vời như vậy? Bởi vì chúng cho phép chúng ta dễ dàng vượt qua giới hạn chính của hệ thống tệp phân cấp và đặt một tệp ở hai (hoặc nhiều) địa điểm cùng một lúc. Bạn sẽ luôn luôn có các tệp không phù hợp với lý do tổ chức của bạn và không thể chỉ được gửi ở một nơi. Họ yêu cầu tồn tại ở hai nơi. Phím tắt cho phép điều này! Hơn nữa, chúng cho phép bạn thu thập các tệp và thư mục được mở thường xuyên nhất cùng một lúc để truy cập thuận tiện. Phần thú vị là các tập tin ban đầu ở nơi họ đang có, an toàn mãi mãi trong vị trí tổ chức hoàn hảo của họ.
Vì vậy, bộ sưu tập các tệp được mở thường xuyên nhất của bạn có thể - và Nên - trở thành một bộ sưu tập phím tắt!
Nếu bạn vẫn không bị thuyết phục về tiện ích của phím tắt, hãy xem xét các khu vực nổi tiếng sau đây của máy tính Windows thông thường:
- Menu Bắt đầu (và tất cả các chương trình nằm trong đó)
- Thanh Quick Launch (hoặc Superbar trong Windows 7)
- Vùng “Thư mục ưa thích” ở góc trên cùng bên trái của cửa sổ Windows Explorer (trong Windows Vista hoặc Windows 7)
- Dấu trang ưa thích trên Internet Explorer hoặc Dấu trang Firefox của bạn
Mỗi mục trong mỗi khu vực này là một lối tắt! Mỗi khu vực đó chỉ tồn tại cho một mục đích: Để thuận tiện - để cung cấp cho bạn một bộ sưu tập các tệp và thư mục bạn truy cập thường xuyên nhất.
Nó sẽ dễ dàng để xem bởi bây giờ mà các phím tắt được thiết kế cho một mục đích duy nhất: Để truy cập các tệp của bạn thuận tiện hơn. Mỗi khi bạn nhấp đúp vào một phím tắt, bạn sẽ được lưu những rắc rối khi định vị tệp (hoặc thư mục hoặc chương trình hoặc ổ đĩa hoặc biểu tượng bảng điều khiển) mà nó đại diện.
Phím tắt cho phép chúng tôi phát minh ra quy tắc vàng về tổ chức tệp và thư mục:
“Only ever have one copy of a file – never have two copies of the same file. Use a shortcut instead”
(quy tắc này không áp dụng cho các bản sao được tạo cho mục đích sao lưu, tất nhiên!)
Cũng có những quy tắc nhỏ hơn, như “không di chuyển tệp vào khu vực làm việc của bạn - tạo lối tắt ở đó” và “bất cứ khi nào bạn thấy mình thất vọng với mất bao lâu để định vị tệp, tạo lối tắt cho tệp và đặt phím tắt đó ở một vị trí thuận tiện."
Vậy làm cách nào để chúng tôi tạo ra các lối tắt hữu ích này? Có hai cách chính:
-
"Sao chép" tệp gốc hoặc thư mục (nhấp vào tệp và thư mục đó Ctrl-Choặc nhấp chuột phải vào nó và chọn Sao chép):
Image Sau đó, nhấp chuột phải vào một vùng trống của thư mục đích (nơi bạn muốn phím tắt đi) và chọn Dán lối tắt:
Image -
Kéo phải (kéo bằng nút chuột phải) tập tin từ thư mục nguồn đến thư mục đích. Khi bạn thả nút chuột tại thư mục đích, một menu sẽ xuất hiện:
Image Lựa chọn Tạo lối tắt ở đây.
Lưu ý rằng khi các phím tắt được tạo, chúng thường được đặt tên giống như Phím tắt để chi tiết ngân sách.doc (Windows XP) hoặc Chi tiết ngân sách - Shortcut.doc (Windows 7). Nếu bạn không thích những từ bổ sung đó, bạn có thể dễ dàng đổi tên các phím tắt sau khi chúng được tạo hoặc bạn có thể định cấu hình Windows để không bao giờ chèn thêm các từ ở vị trí đầu tiên (xem bài viết của chúng tôi về cách thực hiện).
Và tất nhiên, bạn cũng có thể tạo lối tắt cho các thư mục, không chỉ với các tệp!
Điểm mấu chốt:
Whenever you have a file that you’d like to access from somewhere else (whether it’s convenience you’re after, or because the file simply belongs in two places), create a shortcut to the original file in the new location.
Mẹo số 10. Tách tệp ứng dụng từ tệp dữ liệu
Bất kỳ guru tổ chức kỹ thuật số sẽ trống quy tắc này vào bạn. Tệp ứng dụng là các thành phần của phần mềm bạn đã cài đặt (ví dụ: Microsoft Word, Adobe Photoshop hoặc Internet Explorer). Tệp dữ liệu là các tệp mà bạn đã tự tạo cho mình bằng phần mềm đó (ví dụ: Tài liệu Word, ảnh kỹ thuật số, email hoặc danh sách phát).
Phần mềm được cài đặt, gỡ cài đặt và nâng cấp mọi lúc. Hy vọng rằng bạn luôn có phương tiện cài đặt gốc (hoặc tập tin cài đặt đã tải xuống) được lưu giữ ở nơi an toàn, và do đó có thể cài đặt lại phần mềm của bạn bất cứ lúc nào. Điều này có nghĩa là các tệp thành phần phần mềm có tầm quan trọng rất ít. Trong khi các tập tin bạn đã tạo bằng phần mềm đó, theo định nghĩa, quan trọng. Đó là quy tắc tốt để luôn tách riêng các tệp không quan trọng khỏi các tệp quan trọng.
Vì vậy, khi phần mềm của bạn nhắc bạn lưu một tệp bạn vừa tạo, hãy dành một chút thời gian và kiểm tra xem nó đề xuất bạn lưu tệp ở đâu. Nếu điều đó gợi ý rằng bạn lưu tệp vào cùng một thư mục với chính phần mềm, thì chắc chắn không tuân theo đề xuất đó. Nộp nó trong của bạn sở hữu thư mục! Trên thực tế, hãy xem liệu bạn có thể tìm tùy chọn cấu hình của chương trình xác định vị trí tệp được lưu theo mặc định hay không (nếu có) và thay đổi nó.
Mẹo số 1 1. Sắp xếp các tệp dựa trên Mục đích, không phải trên Loại tệp
Nếu bạn có, ví dụ một thư mục được gọi là Làm việc Khách hàng Johnsonvà trong thư mục đó, bạn có hai thư mục con, Tài liệu Word và Bảng tính (nói cách khác, bạn đang tách các tệp “.doc” khỏi các tệp “.xls”), rất có thể là bạn không được tổ chức tối ưu. Nó rất ít ý nghĩa để tổ chức các tệp của bạn dựa trên chương trình đã tạo chúng. Thay vào đó, hãy tạo các thư mục con của bạn dựa trên mục đích của tệp. Ví dụ, nó sẽ có ý nghĩa hơn để tạo các thư mục con được gọi là Thư tín và Tài chính. Nó cũng có thể là tất cả các tập tin trong một thư mục con nhất định có cùng loại tệp, nhưng điều này phải là trùng hợp ngẫu nhiên và ít tính năng thiết kế của hệ thống tổ chức của bạn.
Tiền boa # 12. Duy trì cấu trúc thư mục giống nhau trên tất cả các máy tính của bạn
Nói cách khác, bất kỳ hệ thống tổ chức nào bạn tạo ra, hãy áp dụng nó cho mọi máy tính mà bạn có thể. Có một số lợi ích cho điều này:
- Không còn nhớ gì nữa. Không có vấn đề bạn đang ở đâu, bạn luôn biết nơi để tìm các tập tin của bạn
- Nếu bạn sao chép hoặc đồng bộ hóa các tệp từ một máy tính sang một máy tính khác, thì việc thiết lập công việc đồng bộ hóa trở nên rất đơn giản
- Các phím tắt có thể được sao chép hoặc di chuyển từ máy này sang máy khác một cách dễ dàng (giả sử các tệp gốc cũng được sao chép / di chuyển). Không cần phải tìm lại mục tiêu của phím tắt trên máy tính thứ hai
- Ditto cho các tệp được liên kết (ví dụ: tài liệu Word liên kết với dữ liệu trong tệp Excel riêng biệt), danh sách phát và bất kì tệp tham chiếu đến vị trí tệp chính xác của các tệp khác.
Điều này áp dụng ngay cả với ổ đĩa mà các tệp của bạn được lưu trữ. Nếu tệp của bạn được lưu trữ trên C: trên một máy tính, đảm bảo chúng được lưu trữ trên C: trên tất cả các máy tính của bạn. Nếu không, tất cả các phím tắt, danh sách phát và tệp được liên kết của bạn sẽ ngừng hoạt động!
Tiền boa # 13. Tạo một thư mục "Hộp thư đến"
Tạo cho mình một thư mục nơi bạn lưu trữ tất cả các tệp mà bạn hiện đang làm việc hoặc bạn chưa nhận được. Bạn có thể coi thư mục này là danh sách "việc cần làm" của bạn. Bạn có thể gọi nó là "Hộp thư đến" (làm cho nó giống như phép ẩn dụ như hệ thống email của bạn), hoặc "Làm việc", hoặc "Việc cần làm", hoặc "Cào", hoặc bất kỳ tên nào có ý nghĩa với bạn. Việc bạn gọi nó là gì không quan trọng - chỉ cần đảm bảo bạn có nó!
Khi bạn đã hoàn thành công việc trên một tệp, sau đó bạn di chuyển nó từ "Hộp thư đến" đến vị trí chính xác của nó trong cấu trúc tổ chức của bạn.
Bạn có thể muốn sử dụng Desktop của bạn làm thư mục "Hộp thư đến" này. Đúng hay sai, hầu hết mọi người đều làm. Nó không phải là một nơi tồi tệ để đưa các tập tin như vậy, nhưng hãy cẩn thận: Nếu bạn làm quyết định rằng Máy tính để bàn của bạn đại diện cho danh sách "việc cần làm" của bạn, sau đó đảm bảo rằng không có tệp nào khác tìm đường đến đó. Nói cách khác, hãy đảm bảo rằng “Hộp thư đến” của bạn ở bất cứ nơi đâu, Máy tính để bàn hoặc cách khác, được lưu giữ miễn phí các tệp rác - không nằm trong đó.
Vậy bạn nên đặt thư mục này ở đâu, gần như theo định nghĩa, cuộc sống ở ngoài cấu trúc của phần còn lại của hệ thống nộp hồ sơ của bạn? Vâng, trước hết, nó phải ở đâu đó tiện dụng. Đây sẽ là một trong những thư mục được truy cập nhiều nhất của bạn, vì vậy tiện lợi là chìa khóa. Đặt nó trên Desktop là một lựa chọn tuyệt vời - đặc biệt nếu bạn không có bất kỳ thư mục nào khác trên Desktop của bạn: thư mục sau đó trở nên cực kỳ dễ tìm trong Windows Explorer:
Tiền boa # 14. Đảm bảo bạn chỉ có một thư mục “Hộp thư đến”
Khi bạn đã tạo thư mục “Hộp thư đến”, không sử dụng bất kỳ vị trí thư mục nào khác làm “danh sách công việc” của bạn. Ném mỗi vào hoặc tạo tệp vào thư mục Hộp thư đến khi bạn tạo / nhận tệp. Điều này giữ phần còn lại của máy tính của bạn nguyên sơ và miễn phí của rác ngẫu nhiên tạo ra hoặc tải về. Điều cuối cùng bạn muốn làm là kiểm tra nhiều thư mục để xem tất cả các nhiệm vụ và dự án hiện tại của bạn. Tập hợp tất cả chúng lại với nhau thành một thư mục.
Dưới đây là một số mẹo để giúp đảm bảo bạn chỉ có một Hộp thư đến:
- Đặt vị trí “lưu” mặc định của tất cả các chương trình của bạn vào thư mục này.
- Đặt vị trí “tải xuống” mặc định cho trình duyệt của bạn vào thư mục này.
- Nếu thư mục này là không phải máy tính để bàn của bạn (được khuyến nghị) sau đó cũng xem bạn có thể tạo một điểm không cho phép các tệp “cần làm” trên máy tính của bạn hay không. Điều này giúp máy tính của bạn gọn gàng và giống như Zen:
(các Hộp thư đến thư mục nằm ở góc dưới cùng bên phải)
Tiền boa # 15. Hãy cảnh giác về việc xóa thư mục “Hộp thư đến” của bạn
Đây là một trong những chìa khóa để ở lại được tổ chức. Nếu bạn để tràn "Hộp thư đến" (nghĩa là cho phép có nhiều hơn 30 tệp hoặc thư mục trong đó), thì có thể bạn sẽ bắt đầu cảm thấy như bạn bị choáng ngợp: Bạn không theo kịp với những việc cần làm. Sau khi Hộp thư đến của bạn vượt quá một điểm nhất định (khoảng 30 tệp, các nghiên cứu đã hiển thị), thì bạn sẽ bắt đầu tránh nó. Bạn có thể tiếp tục đưa các tập tin vào đó, nhưng bạn sẽ sợ hãi khi nhìn vào nó, lo sợ cảm giác “ngoài tầm kiểm soát” rằng tất cả những người bị vô tổ chức, hỗn loạn hay chỉ là những người vô tổ chức thường xuyên cảm thấy.
Vì vậy, đây là những gì bạn có thể làm:
- Truy cập thư mục Hộp thư đến / thư mục cần làm của bạn thường xuyên (ít nhất năm lần mỗi ngày).
- Quét thư mục thường xuyên cho các tệp mà bạn đã hoàn thành công việc và sẵn sàng để gửi. Gửi chúng ngay lập tức.
- Làm cho nó trở thành một nguồn tự hào để giữ số lượng tệp trong thư mục này càng nhỏ càng tốt. Nếu bạn coi trọng sự yên tâm, thì hãy làm cho thư mục này trở thành một trong những ưu tiên cao nhất (máy tính) của bạn
- Nếu bạn biết rằng một tệp cụ thể đã nằm trong thư mục nhiều hơn sáu tuần, thì hãy thừa nhận rằng bạn không thực sự đi xung quanh để xử lý nó và chuyển nó đến nơi an nghỉ cuối cùng của nó.
Tiền boa # 16. File tất cả mọi thứ ngay lập tức, và sử dụng Phím tắt cho các dự án đang hoạt động của bạn
Ngay sau khi bạn tạo, nhận hoặc tải xuống tệp mới, lưu trữ tệp đó trong thư mục "chính xác" của nó ngay. Sau đó, bất cứ khi nào bạn cần phải làm việc trên nó (có thể ngay lập tức), tạo ra một phím tắt cho nó trong thư mục "Hộp thư đến" ("to-do") hoặc máy tính để bàn của bạn. Bằng cách đó, tất cả các tệp của bạn luôn ở vị trí "chính xác", nhưng bạn vẫn có quyền truy cập ngay lập tức, thuận tiện vào các tệp hiện hoạt, hiện tại của mình. Khi bạn hoàn thành công việc trên một tệp, chỉ cần xóa phím tắt.
Lý tưởng nhất là thư mục “Hộp thư đến” của bạn - và Màn hình nền của bạn - không chứa các tệp hoặc thư mục thực sự. Chúng chỉ đơn giản là nên chứa lối tắt.
Tiền boa # 17. Sử dụng Liên kết tượng trưng thư mục (hoặc nút giao) để duy trì một cấu trúc thư mục hợp nhất
Sử dụng mẹo này, chúng ta có thể gặp phải một trục trặc tiềm tàng mà chúng ta có thể gặp phải khi tạo cấu trúc tổ chức của chúng ta - vấn đề có nhiều hơn một ổ đĩa trên máy tính của chúng ta (C:, D:, v.v.). Chúng tôi có thể có các tệp chúng tôi cần lưu trữ trên ổ D: vì lý do không gian và vẫn muốn căn cứ vào cấu trúc thư mục có tổ chức của chúng tôi trên ổ C: (hoặc ngược lại).
Cấu trúc tổ chức đã chọn của bạn có thể ra lệnh rằng tất cả các tệp của bạn phải được truy cập từ C: ổ đĩa (ví dụ: thư mục gốc của tất cả các tệp của bạn có thể giống như C: Files). Và bạn vẫn có thể có D: và muốn tận dụng tối đa hàng trăm Gigabyte rảnh rỗi mà nó cung cấp. Bạn có biết rằng thực sự có thể lưu trữ các tệp của bạn trên ổ D: và truy cập chúng như thể chúng đang ở trên ổ C:? Và không, chúng tôi không nói về các phím tắt ở đây (mặc dù khái niệm này rất giống nhau).
Bằng cách sử dụng lệnh shell mklink, về cơ bản bạn có thể lấy một thư mục tồn tại một lái xe và tạo bí danh cho nó trên khác nhau lái xe (bạn có thể làm nhiều hơn thế với mklink - để có toàn bộ tóm tắt về khả năng của chương trình này, hãy xem bài viết chuyên dụng của chúng tôi). Những bí danh này được gọi là thư mục liên kết tượng trưng (và thường được gọi là mối nối). Bạn có thể coi chúng là thư mục “ảo”. Chúng hoạt động chính xác như các thư mục thông thường, ngoại trừ chúng nằm ở một nơi khác.
Ví dụ: bạn có thể quyết định toàn bộ D: ổ đĩa chứa cấu trúc tệp tổ chức hoàn chỉnh của bạn, nhưng bạn cần phải tham chiếu tất cả các tệp đó như thể chúng nằm trên C: lái xe, dưới C: Files. Nếu đó là trường hợp bạn có thể tạo C: Files dưới dạng liên kết tượng trưng cho thư mục - liên kết đến D:, như sau:
mklink /d c:files d:
Hoặc có thể là các tệp duy nhất bạn muốn lưu trữ trên D: ổ đĩa là bộ sưu tập phim của bạn. Bạn có thể xác định tất cả các tệp phim của bạn trong thư mục gốc của D: và sau đó liên kết nó với C: Files Media Phim, như sau:
mklink /d c:filesmediamovies d:
(Không cần phải nói, bạn phải chạy các lệnh này từ một dấu nhắc lệnh - nhấp vào nút Start, gõ cmd và hãy nhấn Đi vào)
Tiền boa # 18. Tùy chỉnh các biểu tượng thư mục của bạn
Đây không phải là nói đúng tổ chức mẹo, nhưng có biểu tượng duy nhất cho mỗi thư mục làm cho phép bạn nhanh chóng xác định trực quan thư mục nào là thư mục nào và do đó tiết kiệm thời gian khi bạn tìm tệp. Ví dụ bên dưới (từ thư mục chứa tất cả các tệp được tải xuống từ Internet):
Tiền boa # 19. Tidy Menu Start của bạn
Windows Start Menu thường là một trong những phần lộn xộn nhất của bất kỳ máy tính Windows nào. Mỗi chương trình bạn cài đặt dường như áp dụng một cách tiếp cận hoàn toàn khác để đặt các biểu tượng trong menu này. Một số đơn giản chỉ cần đặt một biểu tượng chương trình duy nhất. Những người khác tạo một thư mục dựa trên tên của phần mềm. Và những người khác tạo một thư mục dựa trên tên của nhà sản xuất phần mềm. Đó là sự hỗn loạn và có thể khiến bạn khó tìm được phần mềm bạn muốn chạy.
Rất may, chúng tôi có thể tránh sự hỗn loạn này với các tính năng hệ điều hành hữu ích như Quick Launch, Superbar hoặc ghim các mục menu bắt đầu.
Mặc dù vậy, nó sẽ làm cho rất nhiều ý nghĩa để có được vào ruột của Start Menu chính nó và cung cấp cho nó một tốt một lần hơn. Tất cả những gì bạn thực sự cần phải quyết định là cách bạn sắp xếp các ứng dụng của mình. Một cấu trúc dựa trên mục đích của ứng dụng là một ứng cử viên rõ ràng. Dưới đây là một ví dụ về một cấu trúc như vậy:
Trong cấu trúc này, Tiện ích có nghĩa là phần mềm có công việc là giữ cho máy tính của mình chạy trơn tru (công cụ cấu hình, phần mềm sao lưu, chương trình Zip, v.v.). Các ứng dụng đề cập đến bất kỳ phần mềm năng suất nào không phù hợp với các tiêu đề Đa phương tiện, Đồ họa, Internet, v.v.
Trong trường hợp bạn không biết, mọi biểu tượng trong Trình đơn Bắt đầu của bạn là đường tắt và có thể được thao tác giống như bất kỳ phím tắt nào khác (sao chép, di chuyển, xóa, v.v.).
Với Windows Start Menu (tất cả các phiên bản của Windows), Microsoft đã quyết định rằng có hai cấu trúc thư mục song song để lưu trữ các phím tắt của Menu Bắt đầu. Một cho bạn (người dùng đã đăng nhập của máy tính) và một cho tất cả người dùng của máy tính. Có hai cấu trúc song song thường có thể dư thừa: Nếu bạn là người dùng duy nhất của máy tính, thì có hai cấu trúc song song là hoàn toàn dư thừa. Ngay cả khi bạn có nhiều người dùng thường xuyên đăng nhập vào máy tính, hầu hết phần mềm đã cài đặt của bạn sẽ cần được cung cấp cho tất cả người dùng, và do đó sẽ được chuyển ra khỏi phiên bản “chỉ bạn” của Start Menu và vào “tất cả người dùng”khu vực.
Để kiểm soát Menu Bắt đầu của bạn, vì vậy bạn có thể bắt đầu tổ chức nó, bạn sẽ cần phải biết cách truy cập các thư mục thực tế và các tệp lối tắt tạo nên Menu Bắt đầu (cả hai phiên bản của nó). Để tìm các thư mục và tệp này, hãy nhấp vào Khởi đầu và sau đó nhấp chuột phải vào Tất cả các chương trình văn bản (người dùng Windows XP phải nhấp chuột phải vào Khởi đầu nút chính nó):
Các Mở tùy chọn đề cập đến phiên bản "chỉ bạn" của Menu Bắt đầu, trong khi Mở tất cả người dùng tùy chọn đề cập đến phiên bản "tất cả người dùng". Nhấp vào cái bạn muốn sắp xếp.
Một cửa sổ Windows Explorer sau đó sẽ mở ra với phiên bản đã chọn của bạn của Start Menu được chọn. Từ đó thật dễ dàng. Nhấp đúp vào Chương trình và bạn sẽ thấy tất cả các thư mục và lối tắt của mình. Bây giờ bạn có thể xóa / đổi tên / di chuyển cho đến khi nó chỉ theo cách bạn muốn.
Lưu ý: Khi bạn sắp xếp lại Trình đơn Bắt đầu, bạn có thể muốn có hai Cửa sổ Explorer mở cùng lúc - một cửa sổ hiển thị phiên bản “chỉ bạn” và một phiên bản hiển thị phiên bản “tất cả người dùng”. Bạn có thể kéo và thả giữa các cửa sổ.
Mẹo số 20. Giữ Menu Bắt đầu của bạn gọn gàng
Một khi bạn có một Start Menu được tổ chức hoàn hảo, hãy cố gắng thận trọng khi giữ nó theo cách đó. Mỗi khi bạn cài đặt một phần mềm mới, các biểu tượng được tạo ra sẽ gần như chắc chắn vi phạm cấu trúc tổ chức của bạn.
Vì vậy, để giữ cho Menu Bắt đầu của bạn trở nên nguyên sơ và có tổ chức, hãy đảm bảo bạn thực hiện các thao tác sau bất cứ khi nào bạn cài đặt một phần mềm mới:
- Kiểm tra xem phần mềm đã được cài đặt vào khu vực “chỉ bạn” của Start Menu hay vùng “tất cả người dùng” rồi sau đó di chuyển đến khu vực chính xác.
- Xóa tất cả các biểu tượng không cần thiết (như biểu tượng “Đọc tôi”, biểu tượng “Trợ giúp” (bạn luôn có thể mở phần trợ giúp từ bên trong phần mềm khi nó đang chạy), biểu tượng “Gỡ cài đặt”, (các) liên kết đến nhà sản xuất trang web, v.v.)
- Đổi tên (các) biểu tượng chính của phần mềm thành nội dung ngắn gọn phù hợp với bạn. Ví dụ: bạn có thể muốn đổi tên Microsoft Office Word 2010 đơn giản Lời
- Di chuyển (các) biểu tượng vào đúng thư mục dựa trên cấu trúc tổ chức của Trình đơn Bắt đầu của bạn
Và đừng quên: khi bạn gỡ cài đặt một phần mềm, thói quen gỡ cài đặt của phần mềm sẽ không còn có thể xóa biểu tượng của phần mềm khỏi Menu Bắt đầu (vì bạn đã di chuyển và / hoặc đổi tên nó), vì vậy bạn cần phải xóa biểu tượng đó theo cách thủ công.
Tiền boa # 21. Tidy C:
Gốc của ổ C: C: ) là một nền tảng bán phá giá chung cho các tệp và thư mục - cả bởi người dùng máy tính của bạn và bởi phần mềm bạn cài đặt trên máy tính của mình. Nó có thể trở thành một mớ hỗn độn.
Hầu như không có phần mềm nào trong những ngày này yêu cầu bản thân phải được cài đặt trong C: . 99% thời gian có thể và nên được cài đặt vào C: Program Files. Và đối với các tệp của riêng bạn, tốt, rõ ràng là chúng có thể được lưu trữ ở một nơi khác.
Trong một thế giới lý tưởng, C: thư mục sẽ giống như thế này (trên Windows 7):
Lưu ý rằng có một số tệp và thư mục hệ thống trong C: thường được cố ý "ẩn" (chẳng hạn như tệp bộ nhớ ảo Windows pagefile.sys, tệp trình tải khởi động bootmgr, và Thông tin về khối lượng hệ thống thư mục). Ẩn các tệp và thư mục này là một ý tưởng hay, vì chúng cần phải ở vị trí hiện tại của chúng và hầu như không bao giờ cần phải được mở hoặc thậm chí bạn thấy, người dùng. Ẩn chúng ngăn cản bạn vô tình làm rối tung chúng, và tăng cường cảm giác của bạn về trật tự và hạnh phúc khi bạn nhìn vào thư mục C: drive của bạn.
Tiền boa # 22. Tidy Desktop của bạn
Desktop có lẽ là phần bị lạm dụng nhiều nhất của một máy tính Windows (từ một quan điểm tổ chức). Nó thường phục vụ như là một bãi rác cho tất cả các tập tin đến, cũng như giữ biểu tượng cho các ứng dụng không được sử dụng, cộng với một số tập tin và thư mục được mở thường xuyên. Nó thường kết thúc trở thành một mớ hỗn độn không kiểm soát được. Xem bạn có thể tránh điều này không. Đây là lý do tại sao…
- Biểu tượng ứng dụng (Word, Internet Explorer, v.v.) thường được tìm thấy trên Máy tính để bàn, nhưng không chắc đây là nơi tối ưu cho chúng. Thanh "Quick Launch" (hoặc Superbar trong Windows 7) luôn hiển thị và do đó thể hiện một vị trí hoàn hảo để đặt các biểu tượng của bạn. Bạn sẽ chỉ có thể thấy các biểu tượng trên Màn hình khi tất cả các chương trình của bạn được thu nhỏ. Đó có thể là lúc để các biểu tượng ứng dụng của bạn tắt khỏi màn hình…
- Bạn có thể đã quyết định rằng thư mục Hộp thư đến / Việc cần làm trên máy tính của bạn (xem mẹo # 13 ở trên) phải là Màn hình của bạn. Nếu thế thì đủ rồi. Đơn giản chỉ cần cảnh giác về việc xóa nó và ngăn chặn nó khỏi bị ô nhiễm bởi các tập tin rác (xem mẹo # 15, ở trên). Mặt khác, nếu Desktop của bạn là không phải hoạt động như thư mục “Hộp thư đến” của bạn, sau đó không có lý do gì để nó có bất kì các tệp dữ liệu hoặc thư mục trên đó, ngoại trừ một vài phím tắt cho các tệp và thư mục thường mở (các dự án đang diễn ra hoặc hiện tại). Mọi thứ khác nên được chuyển đến thư mục "Hộp thư đến" của bạn.
Trong một thế giới lý tưởng, nó có thể trông như thế này:
Tiền boa # 23. Di chuyển các mục vĩnh viễn trên máy tính của bạn ra khỏi góc trên cùng bên trái
Khi các tệp / thư mục được kéo vào màn hình của bạn trong cửa sổ Windows Explorer hoặc khi các lối tắt được tạo trên Màn hình của bạn từ Internet Explorer, các biểu tượng đó luôn được đặt ở góc trên bên trái - hoặc gần như chúng có thể nhận được. Nếu bạn có các tệp, thư mục hoặc lối tắt khác mà bạn giữ trên Màn hình nền vĩnh viễn, thì bạn nên tách riêng các biểu tượng vĩnh viễn này khỏi các biểu tượng tạm thời, để bạn có thể nhanh chóng xác định những biểu tượng chuyển tiếp là gì. Cách dễ dàng để thực hiện việc này là di chuyển tất cả các biểu tượng vĩnh viễn của bạn sang bên tay phải của Desktop của bạn. Điều đó nên giữ chúng tách biệt với các mục đến.
Mẹo số 24. Đồng bộ hóa
Nếu bạn có nhiều máy tính, hầu như bạn sẽ muốn chia sẻ tệp giữa chúng. Nếu các máy tính được gắn vĩnh viễn vào cùng một mạng cục bộ, thì không cần phải lưu trữ nhiều bản sao của bất kỳ một tệp hoặc thư mục nào - các phím tắt sẽ đủ. Tuy nhiên, nếu máy tính không phải luôn luôn trên cùng một mạng, sau đó bạn sẽ ở một số điểm cần phải sao chép các tập tin giữa chúng. Đối với các tệp cần phải tồn tại vĩnh viễn trên cả hai máy tính, cách lý tưởng để thực hiện việc này là đồng bộ hóa các tệp, thay vì chỉ sao chép chúng.
Chúng tôi chỉ có phòng ở đây để viết một bản tóm tắt ngắn gọn về đồng bộ hóa chứ không phải toàn bộ bài viết. Tóm lại, có một số loại đồng bộ hóa khác nhau:
- Trường hợp nội dung của một thư mục có thể truy cập ở bất cứ đâu, chẳng hạn như với Dropbox
- Trường hợp nội dung của bất kỳ số lượng các thư mục có thể truy cập bất cứ nơi nào, chẳng hạn như với Windows Live Mesh
- Ở đâu bất kì các tệp hoặc thư mục từ bất kỳ nơi nào trên máy tính của bạn được đồng bộ hóa với chính xác một máy tính khác, chẳng hạn như với "Briefcase" của Windows, Microsoft SyncToy hoặc SyncBack mạnh mẽ hơn nhưng vẫn miễn phí từ 2BrightSparks. Điều này chỉ hoạt động khi cả hai máy tính trên cùng một mạng cục bộ, ít nhất là tạm thời.
Một lợi thế lớn của giải pháp đồng bộ hóa là khi bạn đã định cấu hình theo cách bạn muốn, thì quá trình đồng bộ sẽ tự động diễn ra, mọi lúc. Nhấp vào một nút (hoặc lập lịch để nó tự động xảy ra) và tất cả các tệp của bạn được đặt tự động vào nơi chúng được cho là.
Nếu bạn duy trì cùng một cấu trúc tệp và thư mục trên cả hai máy tính, thì bạn cũng có thể đồng bộ hóa các tệp phụ thuộc vào vị trí chính xác của khác các tệp, như lối tắt, danh sách phát và tài liệu văn phòng liên kết đến khác tài liệu văn phòng và các tệp được đồng bộ hóa vẫn hoạt động trên máy tính khác!
Mẹo số 25. Ẩn các tệp bạn không bao giờ cần xem
Nếu bạn có tập tin của bạn được tổ chức tốt, bạn sẽ thường có thể cho biết nếu một tập tin được ra khỏi vị trí chỉ bằng cách liếc nhìn các nội dung của một thư mục (ví dụ, nó sẽ được khá rõ ràng nếu bạn nhìn vào một thư mục có chứa tất cả các MP3 từ một đĩa CD nhạc và xem tài liệu Word trong đó). Đây là một điều tốt - nó cho phép bạn xác định xem có những tập tin ra khỏi chỗ với một cái nhìn nhanh chóng. Tuy nhiên, đôi khi có các tệp trong thư mục hình như ở ngoài chỗ nhưng thực sự cần phải ở đó, chẳng hạn như "ảnh nghệ thuật thư mục" JPEG trong các thư mục nhạc và các tệp khác nhau trong thư mục gốc của ổ C:. Nếu các tệp như vậy không bao giờ cần được bạn mở, thì ý tưởng hay là chỉ đơn giản là ẩn chúng. Sau đó, lần tiếp theo bạn lướt qua thư mục, bạn sẽ không phải nhớ liệu tệp đó có được cho là có hay không, bởi vì bạn sẽ không thấy nó ở tất cả!
Để ẩn tệp, chỉ cần nhấp chuột phải vào tệp và chọn Tính chất:
Sau đó, chỉ cần đánh dấu vào Ẩn ô đánh dấu:
Tiền boa # 26. Giữ mọi tệp thiết lập
Những ngày này hầu hết các phần mềm được tải xuống từ Internet. Bất cứ khi nào bạn tải xuống một phần mềm, giữ nó. Bạn sẽ không bao giờ biết khi nào bạn cần cài đặt lại phần mềm.
Hơn nữa, hãy tiếp tục với phím tắt Internet liên kết ngược lại trang web nơi bạn tải xuống ban đầu, trong trường hợp bạn cần kiểm tra các bản cập nhật.
Xem mẹo # 33 bên dưới để biết mô tả đầy đủ về sự xuất sắc trong việc tổ chức các tệp thiết lập của bạn.
Mẹo số 27. Cố gắng giảm thiểu số lượng thư mục chứa cả tệp và thư mục con
Một số thư mục trong cấu trúc tổ chức của bạn sẽ chỉ chứa các tệp. Những người khác sẽ chỉ chứa các thư mục con. Và bạn cũng sẽ có một số thư mục chứa cả hai tệp và các thư mục con. Bạn sẽ nhận thấy những cải tiến nhỏ trong khoảng thời gian bạn định vị một tệp nếu bạn cố gắng tránh loại thư mục thứ ba này. Dĩ nhiên, không phải lúc nào cũng có thể - bạn sẽ luôn có một số của những thư mục này, nhưng hãy xem bạn có thể tránh được nó không.
Một cách để thực hiện việc này là lấy tất cả các tệp còn lại không kết thúc để được lưu trữ trong thư mục con và tạo một thư mục "Khác" hoặc "Khác" đặc biệt cho chúng.
Tiền boa # 28. Bắt đầu một tên tập tin với một gạch dưới mang nó lên đầu danh sách
Thêm vào mẹo trước, nếu bạn đặt tên là "Khác" hoặc "Khác" theo cách sao cho tên của nó bắt đầu bằng dấu gạch dưới "_", thì nó sẽ xuất hiện ở đầu danh sách tệp / thư mục.
Ảnh chụp màn hình dưới đây là một ví dụ về điều này. Mỗi thư mục trong danh sách chứa một bộ ảnh kỹ thuật số. Thư mục ở đầu danh sách, _Misc, chứa các ảnh ngẫu nhiên không xứng đáng với thư mục riêng của chúng:
Tiền boa # 29. Dọn dẹp các CD-ROM đó và (rùng mình!) Đĩa mềm
Bạn đã có một đống đĩa CD-ROM được xếp chồng lên nhau trên kệ văn phòng của bạn chưa? Ảnh cũ hoặc các tệp bạn đã lưu trữ trên CD-ROM (hoặc thậm chí tệ hơn, đĩa mềm!) Vì bạn không có đủ dung lượng đĩa vào thời điểm đó? Trong thời gian chờ đợi, bạn đã nâng cấp máy tính của mình và hiện có 500 Gigabyte dung lượng bạn không biết phải làm gì? Nếu vậy, không phải lúc bạn dọn dẹp đống ngăn xếp đó và đưa chúng vào cấu trúc thư mục mới tuyệt đẹp của bạn sao?
Bạn đang chờ đợi điều gì? Cắn viên đạn, sao chép tất cả trở lại vào máy tính của bạn, tập tin chúng vào các thư mục thích hợp của họ, và sau đó trở lại toàn bộ rất nhiều lên một ổ cứng 1000Gig mới bên ngoài!
Thư mục hữu ích để tạo
Phần tiếp theo này gợi ý một số thư mục hữu ích mà bạn có thể muốn tạo trong cấu trúc thư mục của bạn. Cá nhân tôi đã tìm thấy chúng là không thể thiếu.
Ba đầu tiên là tất cả về tiện - các thư mục tiện dụng để tạo và sau đó đặt ở đâu đó mà bạn luôn có thể truy cập ngay lập tức. Đối với mỗi người, thư mục thực sự không quan trọng lắm, nhưng đó là rất quan trọng nơi bạn đặt (các) phím tắt vào thư mục. Bạn có thể muốn xác định vị trí các phím tắt:
- Trên Desktop của bạn
- Trong khu vực "Quick Launch" (hoặc được gắn vào Superbar của Windows 7)
- Trong khu vực "Liên kết ưa thích" trong Windows Explorer của bạn
Mẹo số 30. Tạo thư mục “Hộp thư đến” (“Việc cần làm”)
Điều này đã được đề cập sâu (xem mẹo # 13), nhưng chúng tôi muốn nhắc lại tầm quan trọng của nó ở đây. Thư mục này chứa tất cả các tệp được tạo, nhận hoặc tải xuống gần đây mà bạn chưa có cơ hội để gửi đi đúng cách và nó cũng có thể chứa các tệp mà bạn chưa xử lý. Trong thực tế, nó trở thành một loại "danh sách việc cần làm". Nó không phải được gọi là "Hộp thư đến" - bạn có thể gọi nó là bất cứ điều gì bạn muốn.
Mẹo số 31. Tạo một thư mục nơi các dự án hiện tại của bạn được thu thập
Thay vì đi săn mọi lúc, hoặc bán tất cả chúng trên máy tính của bạn, hãy tạo thư mục đặc biệt nơi bạn đặt liên kết (hoặc thư mục công việc) cho từng dự án bạn hiện đang làm việc.
Bạn có thể định vị thư mục này trong thư mục "Hộp thư đến", trên màn hình của bạn hoặc ở bất kỳ đâu - miễn là có cách nhanh chóng truy cập thư mục, chẳng hạn như đặt liên kết vào thư mục trong khu vực "Liên kết yêu thích" của Windows Explorer:
Tiền boa # 32. Tạo một thư mục cho các tập tin và thư mục mà bạn thường xuyên mở
Bạn sẽ luôn có một vài tệp mà bạn mở thường xuyên, cho dù đó là bảng tính của tài khoản hiện tại của bạn hay danh sách phát yêu thích. Đây không nhất thiết là "các dự án hiện tại", thay vào đó chúng chỉ đơn giản là các tệp mà bạn luôn thấy mình đang mở. Thông thường các tệp như vậy sẽ được đặt trên màn hình của bạn (hoặc thậm chí tốt hơn, lối tắt cho những tệp đó). Tại sao không thu thập tất cả các phím tắt như vậy với nhau và đặt chúng trong thư mục đặc biệt của riêng mình?
Như với thư mục "Dự án hiện tại" (ở trên), bạn sẽ muốn tìm thư mục đó ở đâu đó thuận tiện. Dưới đây là ví dụ về thư mục có tên “Liên kết nhanh”, với khoảng bảy tệp (lối tắt) trong đó, có thể truy cập được thông qua thanh Khởi động Nhanh của Windows:
Tiền boa # 33. Tạo thư mục “Thiết lập”
Một máy tính điển hình có hàng tá ứng dụng được cài đặt trên đó. Đối với mỗi phần mềm, thường có nhiều thông tin khác nhau mà bạn cần để theo dõi, bao gồm:
- Tập tin cài đặt cài đặt gốc. Điều này có thể là bất kỳ thứ gì từ tệp setup.exe 100Kb đơn giản mà bạn đã tải xuống từ trang web, tất cả các cách lên tới tệp ISO 4Gig mà bạn đã sao chép từ DVD-ROM mà bạn đã mua.
- Trang chủ của nhà sản xuất phần mềm (trong trường hợp bạn cần tra cứu một số thứ trên trang hỗ trợ của họ, diễn đàn của họ hoặc trợ giúp trực tuyến của họ)
- Trang chứa liên kết tải xuống cho tệp thực của bạn (trong trường hợp bạn cần tải xuống lại hoặc tải xuống phiên bản đã nâng cấp)
- Số sê-ri
- Tài liệu chứng minh mua hàng của bạn
- Bất kỳ tập tin mẫu, plug-in, chủ đề, vv mà cũng cần phải được cài đặt
Đối với mỗi phần mềm, bạn nên tập hợp tất cả các tệp này lại với nhau và đặt chúng vào một thư mục duy nhất. Thư mục có thể là tên của phần mềm (có thể là mô tả ngắn gọn về phần mềm đó - trong trường hợp bạn không thể nhớ phần mềm dựa trên tên của nó). Sau đó, bạn sẽ tập hợp tất cả các thư mục này lại với nhau thành một nơi và gọi nó là "Phần mềm" hoặc "Thiết lập".
Nếu bạn có đủ các thư mục này (tôi có vài trăm, là một người đam mê, thu thập được hơn 20 năm), thì bạn có thể muốn phân loại chúng hơn nữa. Cấu trúc phân loại của riêng tôi dựa trên “nền tảng” (hệ điều hành):
Bảy thư mục cuối cùng mỗi thư mục đại diện cho một nền tảng / hệ điều hành, trong khi _Các hệ điều hành chứa các tệp cài đặt để tự cài đặt hệ điều hành. _Phần cứng chứa ROM cho phần cứng mà tôi sở hữu, chẳng hạn như bộ định tuyến.
Trong các cửa sổ thư mục (ở trên), bạn có thể thấy sự khởi đầu của thư viện phần mềm rộng lớn mà tôi đã biên soạn qua nhiều năm:
Mẹo số 34. Có thư mục “Cài đặt”
Chúng ta đều biết rằng tài liệu của chúng tôi là quan trọng. Đó là ảnh và tệp nhạc của chúng tôi. Chúng tôi lưu tất cả các tệp này vào các thư mục và sau đó định vị chúng sau đó và nhấp đúp vào chúng để mở chúng. Nhưng có rất nhiều tệp quan trọng đối với chúng tôi không thể lưu vào thư mục, sau đó tìm kiếm và nhấp đúp vào sau này. Những tệp này chắc chắn chứa thông tin quan trọng mà chúng ta cần, nhưng thường được tạo ra bên trong bởi một ứng dụng và được lưu ở bất cứ đâu mà ứng dụng đó cảm thấy là thích hợp.
Một ví dụ điển hình là tệp “PST” mà Outlook tạo cho chúng tôi và sử dụng để lưu trữ tất cả email, danh sách liên hệ, cuộc hẹn của chúng tôi và v.v. Một ví dụ khác là bộ sưu tập Dấu trang mà Firefox lưu trữ thay cho bạn.
Và một ví dụ khác là các tập tin cấu hình và cài đặt tùy biến của tất cả phần mềm của chúng tôi. Cấp, hầu hết các chương trình Windows lưu trữ cấu hình của chúng trong Registry, nhưng vẫn còn nhiều chương trình sử dụng các tệp cấu hình để lưu trữ các thiết lập của chúng.
Hãy tưởng tượng nếu bạn mất tất cả các tập tin trên! Tuy nhiên, khi mọi người đang sao lưu máy tính của họ, họ thường chỉ sao lưu các tệp mà họ biết - những tệp được lưu trữ trong thư mục "Tài liệu của tôi", v.v. Nếu họ bị lỗi đĩa cứng hoặc máy tính của họ bị mất hoặc bị đánh cắp, các tệp sao lưu của họ sẽ không bao gồm một số tệp quan trọng nhất mà họ sở hữu. Ngoài ra, khi di chuyển sang một máy tính mới, điều quan trọng là phải đảm bảo rằng các tệp này thực hiện hành trình.
Nó có thể là một ý tưởng rất hữu ích để tạo cho mình một thư mục để lưu trữ tất cả các "cài đặt" của bạn - các tệp quan trọng với bạn nhưng bạn không bao giờ thực sự tìm kiếm theo tên và nhấp đúp để mở chúng. Nếu không, vào lần tới khi bạn thiết lập máy tính mới theo cách bạn muốn, bạn sẽ cần phải bỏ ra hàng giờ để tạo lại cấu hình cho máy tính trước đó của mình!
Vậy làm cách nào để chúng tôi lấy các tệp quan trọng của chúng tôi vào thư mục này? Vâng, chúng tôi có một vài tùy chọn:
- Một số chương trình (chẳng hạn như Outlook và các tệp PST của nó) cho phép bạn đặt những tệp này ở bất cứ đâu bạn muốn. Nếu bạn nghiên cứu các tùy chọn của chương trình, bạn sẽ tìm thấy cài đặt ở đâu đó kiểm soát vị trí của các tệp cài đặt quan trọng (hoặc "bộ nhớ cá nhân" - PST - khi nói đến Outlook)
- Một số chương trình không cho phép bạn thay đổi các vị trí đó theo bất kỳ cách nào dễ dàng, nhưng nếu bạn vào Registry, đôi khi bạn có thể tìm thấy khóa đăng ký đề cập đến vị trí của (các) tệp. Chỉ cần di chuyển tệp vào thư mục Cài đặt của bạn và điều chỉnh khóa đăng ký để tham khảo vị trí mới.
- Một số chương trình ngoan cố từ chối cho phép các tập tin cài đặt của họ được đặt bất cứ nơi nào khác sau đó nơi họ quy định. Khi đối mặt với các chương trình như thế này, bạn có ba lựa chọn: (1) Bạn có thể bỏ qua các tệp đó, (2) Bạn có thể sao chép các tệp vào thư mục Cài đặt của bạn (hãy đối mặt với nó - cài đặt không thay đổi thường xuyên) hoặc (3) bạn có thể sử dụng phần mềm đồng bộ hóa, chẳng hạn như Windows Briefcase để tạo bản sao đồng bộ của tất cả các tệp trong thư mục Cài đặt. Tất cả những gì bạn cần làm là nhớ chạy phần mềm đồng bộ của bạn theo định kỳ (có lẽ ngay trước khi bạn chạy phần mềm sao lưu của mình!).
Có một số thứ khác bạn có thể quyết định tìm trong thư mục “Cài đặt” mới này:
- Xuất khẩu các khóa registry (từ nhiều ứng dụng lưu trữ cấu hình của chúng trong Registry). Điều này rất hữu ích cho mục đích sao lưu hoặc để di chuyển sang một máy tính mới
- Những lưu ý bạn đã thực hiện về tất cả các tùy chỉnh cụ thể mà bạn đã thực hiện cho một phần mềm cụ thể (để bạn sẽ biết cách làm lại tất cả kế tiếp máy vi tính)
- Các phím tắt cho các trang web chi tiết cách tinh chỉnh các khía cạnh nhất định của hệ điều hành hoặc ứng dụng của bạn để chúng chỉ là cách bạn thích chúng (chẳng hạn như cách xóa các từ “Shortcut to” từ đầu các phím tắt mới được tạo). Nói cách khác, bạn muốn tạo phím tắt cho một nửa số trang trên trang web Cách thức làm việc!
Dưới đây là ví dụ về thư mục “Cài đặt”:
Các tính năng của Windows giúp với tổ chức
Phần này nêu chi tiết một số tính năng của Microsoft Windows, đó là một lợi ích cho bất kỳ ai hy vọng sẽ được tổ chức tối ưu.
Tiền boa # 35. Sử dụng khu vực "Liên kết yêu thích" để truy cập thư mục thường được sử dụng
Khi bạn đã tạo hệ thống lưu trữ mới tuyệt vời, hãy tìm ra những thư mục nào bạn truy cập thường xuyên nhất, hoặc là điểm khởi đầu tuyệt vời để định vị các phần còn lại của các tệp trong cấu trúc thư mục của bạn và sau đó đặt liên kết đến các thư mục đó Liên kết”khu vực phía bên tay trái của cửa sổ Windows Explorer (được gọi đơn giản là" Yêu thích "trong Windows 7):
- Thư mục “Hộp thư đến” của bạn (hoặc bất kỳ thư nào bạn đã gọi nó) - phần lớn quan trọng!
- Cơ sở của cấu trúc nộp hồ sơ của bạn (ví dụ: C: Files)
- Một thư mục chứa các lối tắt tới các thư mục thường truy cập trên các máy tính khác trên mạng (được hiển thị ở trên là Thư mục Mạng)
- Một thư mục chứa các phím tắt cho các dự án hiện tại của bạn (trừ khi thư mục đó nằm trong thư mục "Hộp thư đến" của bạn)
Việc đưa thư mục vào khu vực này rất đơn giản - chỉ cần tìm thư mục bạn quan tâm và kéo thư mục đó vào đó!
Mẹo số 36. Tùy chỉnh thanh địa điểm trong các tệp / mở và tệp / lưu hộp
Xem xét ảnh chụp màn hình bên dưới:
Lưu ý: Những Mở tập tin và Tệp / Lưu các hộp đã được thay thế bởi các phiên bản mới sử dụng Windows Vista / Windows 7 “Liên kết yêu thích”, nhưng các phiên bản cũ hơn (được hiển thị ở trên) vẫn được sử dụng bởi một số lượng lớn các ứng dụng đáng ngạc nhiên.
Cách dễ nhất để tùy chỉnh các biểu tượng này là sử dụng Trình chỉnh sửa chính sách nhóm, nhưng không phải ai cũng có quyền truy cập vào chương trình này. Nếu bạn làm như vậy, hãy mở nó và điều hướng đến:
Cấu hình người dùng> Mẫu quản trị> Thành phần Windows> Windows Explorer> Hộp thoại tệp chung mở
Nếu bạn không có quyền truy cập vào Trình chỉnh sửa chính sách nhóm, thì bạn sẽ cần phải đăng nhập vào Đăng ký. Hướng đến:
HKEY_CURRENT_USER Software Microsoft Windows CurrentVersion Policies comdlg32 Placesbar
Sau đó sẽ dễ dàng thực hiện các thay đổi mong muốn. Đăng xuất và đăng nhập lại để cho phép thay đổi có hiệu lực.
Tiền boa # 37. Sử dụng Quick Launch Bar làm Ứng dụng và Trình khởi chạy Tệp
Thanh Quick Launch đó (ở bên phải của nút Start) hữu ích hơn rất nhiều so với những người cho nó tín dụng. Hầu hết mọi người chỉ đơn giản là có một nửa tá biểu tượng trong đó, và sử dụng nó để bắt đầu chỉ những chương trình đó. Nhưng nó thực sự có thể được sử dụng để truy cập ngay vào bất cứ thứ gì trong hệ thống nộp hồ sơ của bạn:
Mẹo số 38. Đặt một Shortcut cho Windows Explorer vào thanh khởi động nhanh của bạn
Điều này chỉ cần thiết trong Windows Vista và Windows XP. Các quan tài của Microsoft cuối cùng đã khôn ngoan và thêm nó vào Windows 7 Superbar theo mặc định.
Windows Explorer - chương trình được sử dụng để quản lý các tệp và thư mục của bạn - là một trong những chương trình hữu ích nhất trong Windows. Bất cứ ai coi mình nghiêm túc về việc được tổ chức cần truy cập nhanh vào chương trình này bất cứ lúc nào. Một nơi tuyệt vời để tạo lối tắt cho chương trình này nằm trong thanh "Quick Launch" của Windows XP và Windows Vista:
Để có được nó ở đó, định vị nó trong Start Menu của bạn (thường là dưới “Accessories”) và sau đó kéo nó xuống thanh Quick Launch của bạn (và tạo một sao chép).
Mẹo số 39. Tùy chỉnh thư mục khởi động cho Windows 7 Explorer Biểu tượng Superbar của bạn
Nếu bạn đang sử dụng Windows 7, Superbar của bạn sẽ bao gồm biểu tượng Windows Explorer. Nhấp vào biểu tượng sẽ khởi động Windows Explorer (tất nhiên), và sẽ bắt đầu bạn tắt trong thư mục "Thư viện" của bạn. Thư viện có thể là một điểm khởi đầu, nhưng nếu bạn đã tạo cho mình một thư mục "Hộp thư đến", thì có lẽ sẽ có ý nghĩa hơn khi bắt đầu trong thư mục này mỗi khi bạn khởi chạy Windows Explorer.
Để thay đổi vị trí thư mục mặc định / bắt đầu này, sau đó nhấp chuột phải vào biểu tượng Explorer trong Superbar và sau đó nhấp chuột phải Tính chất:
Sau đó, trong Mục tiêu lĩnh vực của Thuộc tính Windows Explorer hộp xuất hiện, nhập % windir% explorer.exe theo sau là đường dẫn của thư mục mà bạn muốn bắt đầu. Ví dụ:
% windir% explorer.exe C: Files
Nếu thư mục đó xảy ra trên Desktop (và được gọi là "Hộp thư đến"), thì bạn sẽ sử dụng thông minh sau đây:
Vỏ% windir% explorer.exe: desktop Inbox
Sau đó nhấp vào được và kiểm tra nó.
Mẹo # 40. Ummmmm….
Không, chính là nó. Tôi không thể nghĩ ra một người khác. Đó là tất cả những lời khuyên tôi có thể nghĩ ra. Tôi chỉ tạo ra cái này bởi vì 40 là một số tròn đẹp …
Nghiên cứu điển hình - PC được tổ chức
Để kết thúc bài viết, tôi đã bao gồm một vài ảnh chụp màn hình của máy tính (chính) của tôi (đang chạy Vista). Mục tiêu ở đây là gấp đôi:
- Để cung cấp cho bạn cảm giác về những gì nó trông giống như khi các mẹo trên, đôi khi trừu tượng, được áp dụng cho một máy tính thực tế, và
- Để cung cấp một số ý tưởng về các thư mục và cấu trúc mà bạn có thể muốn ăn cắp để sử dụng trên máy tính của riêng bạn.
Hãy bắt đầu với C: tự lái xe. Rất tối thiểu. Tất cả các tệp của tôi được chứa trong C: Files. Tôi sẽ giới hạn phần còn lại của nghiên cứu điển hình cho thư mục này:
- dấu: Tệp cá nhân của tôi
- VC: Doanh nghiệp của tôi (Sáng tạo ảo, Úc)
- Khác chứa các tệp do bạn bè và gia đình tạo
- Dữ liệu chứa các tệp từ phần còn lại của thế giới (có thể được coi là tệp "công khai", thường được tải xuống từ Net)
- Cài đặt được mô tả ở trên trong mẹo # 34
Các Dữ liệu thư mục chứa các thư mục con sau:
- Âm thanh: Phát thanh, sách nói, podcast, v.v.
- Phát triển: Lập trình và phát triển tài nguyên, mẫu mã nguồn, vv (xem bên dưới)
- Hài hước: Truyện cười, funnies (những email mà tất cả chúng ta đều nhận được)
- Phim: Các phim đã tải xuống và trích xuất (tất cả đều là hợp pháp, tất nhiên!), Tập lệnh của họ, bìa DVD, v.v.
- Âm nhạc: (xem bên dưới)
- Thiết lập: Tệp cài đặt cho phần mềm (được giải thích đầy đủ trong mẹo # 33)
- Hệ thống: (xem bên dưới)
- truyền hình: Chương trình truyền hình đã tải xuống
- Tác phẩm: Sách, hướng dẫn sử dụng, vv (xem bên dưới)
Các Âm nhạc thư mục chứa các thư mục con sau:
- Bìa album: Quét JPEG
- Các tab guitar: Tập tin văn bản của bản nhạc đàn guitar
- Danh sách: ví dụ. “1000 bài hát hay nhất mọi thời đại”
- Lời bài hát: Tệp văn bản
- MIDI: Tệp nhạc điện tử
- MP3 (chiếm 99% tổng số Âm nhạc thư mục): MP3, được tách từ CD hoặc tải xuống, được sắp xếp theo tên nghệ sĩ / album
- Video âm nhạc: Đoạn ghi hình
- Bản nhạc: thường là tệp PDF
Các Dữ liệu Writings thư mục chứa các thư mục con sau:
Các Dữ liệu Phát triển thư mục chứa các thư mục con sau:
Các Hệ thống dữ liệu thư mục chứa các thư mục con sau:
Các dấu thư mục chứa các thư mục con sau:
- Từ những người khác: Thông thường các chữ cái mà người khác (bạn bè, gia đình, v.v.) đã viết cho tôi
- Cho người khác: Thư và những thứ khác tôi đã tạo cho người khác
- Sách Xanh: Không có doanh nghiệp nào của bạn
- Danh sách phát: Các tệp M3U mà tôi đã biên soạn các bài hát yêu thích của mình (cộng với một tệp danh sách phát M3U cho mỗi album mà tôi sở hữu)
- Viết: Viễn tưởng, triết học và những suy nghĩ khác của tôi
- Đánh dấu tài liệu: Phím tắt để C: Users Mark
- Cài đặt: Phím tắt để C: Files Settings Mark
Các Khác thư mục chứa các thư mục con sau:
Các VC (Virtual Creations, doanh nghiệp của tôi - Tôi phát triển trang web) thư mục chứa các thư mục con sau:
Phần kết luận
Những lời khuyên này đã cứu được sự tỉnh táo của tôi và giúp tôi giữ được một đam mê sản xuất, nhưng còn bạn thì sao? Bạn có những mẹo và thủ thuật nào để giữ các tệp của mình được sắp xếp? Hãy chia sẻ chúng với chúng tôi trong phần bình luận. Thôi nào, đừng ngại …
