Các tệp này đôi khi có thể được gọi là Giá trị được phân tách bằng ký tự hoặc Tệp phân cách bằng dấu phẩy. Chúng chủ yếu sử dụng ký tự dấu phẩy để phân tách dữ liệu (hoặc phân tách), nhưng đôi khi sử dụng các ký tự khác, như dấu chấm phẩy. Ý tưởng là bạn có thể xuất dữ liệu phức tạp từ một ứng dụng sang tệp CSV và sau đó nhập dữ liệu trong tệp CSV đó vào một ứng dụng khác.
Cấu trúc của tệp CSV
Tệp CSV có cấu trúc khá đơn giản. Đó là danh sách dữ liệu được phân tách bằng dấu phẩy. Ví dụ: giả sử bạn có một vài liên hệ trong trình quản lý liên hệ và bạn xuất chúng dưới dạng tệp CSV. Bạn sẽ nhận được một tệp có chứa văn bản như sau:
Name,Email,Phone Number,Address
Bob Smith,[email protected],123-456-7890,123 Fake Street
Mike Jones,[email protected],098-765-4321,321 Fake Avenue
Đó là tất cả tệp CSV thực sự là. Chúng có thể phức tạp hơn thế và có thể chứa hàng nghìn dòng, nhiều mục nhập trên mỗi dòng hoặc chuỗi văn bản dài hơn. Một số tệp CSV thậm chí có thể không có tiêu đề ở trên cùng và một số có thể sử dụng dấu ngoặc kép để bao quanh từng bit dữ liệu, nhưng đó là định dạng cơ bản.
Sự đơn giản đó là một tính năng. Tệp CSV được thiết kế để trở thành một cách dễ dàng xuất dữ liệu và nhập dữ liệu vào các chương trình khác. Dữ liệu kết quả là có thể đọc được và có thể dễ dàng được xem bằng trình soạn thảo văn bản như Notepad hoặc chương trình bảng tính như Microsoft Excel.
Cách xem tệp CSV trong trình chỉnh sửa văn bản
Để xem nội dung của tệp CSV trong Notepad, nhấp chuột phải vào tệp trong File Explorer hoặc Windows Explorer, sau đó chọn lệnh "Chỉnh sửa".
Notepad có thể gặp sự cố khi mở tệp CSV nếu tệp này rất lớn. Trong trường hợp này, chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng trình chỉnh sửa tệp văn bản thuần túy có khả năng hơn như Notepad ++. Để xem tệp CSV trong Notepad ++ sau khi cài đặt, nhấp chuột phải vào tệp CSV và chọn lệnh “Chỉnh sửa bằng Notepad ++”.
Bạn sẽ thấy danh sách dữ liệu thô sơ trong tệp CSV. Ví dụ: nếu tệp CSV được xuất từ chương trình liên hệ, bạn sẽ thấy thông tin về từng liên hệ tại đây, với các chi tiết của liên hệ được sắp xếp trên một dòng mới. Nếu được xuất từ trình quản lý mật khẩu như LastPass, bạn sẽ thấy các mục nhập đăng nhập trang web khác nhau trên dòng riêng của họ tại đây.
Trong Notepad, tính năng “Word Wrap” có thể làm cho dữ liệu khó đọc hơn. Nhấn Format> Word Wrap để vô hiệu hóa nó và làm cho mỗi dòng dữ liệu ở lại trên dòng riêng của nó để cải thiện khả năng đọc. Bạn sẽ cần cuộn theo chiều ngang để đọc toàn bộ dòng.
Cách mở tệp CSV trong chương trình bảng tính
Bạn cũng có thể mở tệp CSV trong các chương trình bảng tính, giúp dễ đọc hơn. Ví dụ: nếu bạn đã cài đặt Microsoft Excel trên máy tính của mình, bạn có thể chỉ cần nhấp đúp vào tệp.csv để mở tệp đó trong Excel theo mặc định. Nếu nó không mở trong Excel, bạn có thể nhấp chuột phải vào tệp CSV và chọn Mở bằng> Excel.
Nếu bạn không có Excel, bạn có thể tải tệp lên dịch vụ như Google Trang tính hoặc cài đặt bộ ứng dụng văn phòng miễn phí như LibreOffice Calc để xem tệp.
Excel và các chương trình bảng tính khác trình bày nội dung của tệp.CSV như thể nó là một bảng tính, phân loại nó thành các cột.
Cách nhập tệp CSV vào ứng dụng
Nếu bạn chỉ muốn xem nội dung của tệp CSV hoặc làm việc với nó dưới dạng bảng tính, đó là tất cả những gì bạn cần làm. Tuy nhiên, nhiều tệp CSV được tạo để nhập vào các chương trình khác. Bạn có thể xuất danh sách liên hệ của mình từ Danh bạ Google, mật khẩu đã lưu của bạn từ LastPass hoặc một lượng lớn dữ liệu từ chương trình cơ sở dữ liệu. Các tệp CSV kết quả sau đó có thể được nhập vào các ứng dụng hỗ trợ loại dữ liệu đó.
Tùy thuộc vào ứng dụng mà bạn đang xuất dữ liệu, bạn có thể cần chọn định dạng CSV phù hợp cho ứng dụng đích. Ví dụ: Danh sách liên hệ của Google có thể xuất danh sách liên hệ ở định dạng Google CSV (dành cho Google Contacts) hoặc Outlook CSV (dành cho Microsoft Outlook). Dù bằng cách nào, bạn sẽ nhận được tệp CSV chứa dữ liệu nhưng nó được sắp xếp theo một cách hơi khác.
Trong một ứng dụng thích hợp, hãy tìm tùy chọn “Nhập” hoặc “Nhập CSV”, cho phép bạn chọn tệp CSV cần nhập. Ví dụ, trong Microsoft Outlook, bạn có thể bấm Tệp> Mở &Xuất> Nhập / Xuất> Nhập từ Chương trình Khác hoặc Tệp> Giá trị được Phân tách bằng Dấu phẩy để nhập danh bạ từ tệp CSV.
