TRƯỜNG HƯỚNG DẪN
- Sử dụng mẫu để đảm bảo bố cục và định dạng chung
- Theo dõi các thay đổi được thực hiện cho một tài liệu
- Sử dụng nhận xét để chỉ ra các thay đổi trong tài liệu
- Hạn chế và bảo vệ tài liệu và mẫu
- Phiên bản, so sánh và kết hợp tài liệu
Mặc dù bạn có thể muốn những người đánh giá khác đề xuất thay đổi và đưa ra nhận xét cho tài liệu, có thể đôi khi bạn muốn hạn chế họ chỉnh sửa và thay đổi định dạng.
Hơn nữa, bạn có thể muốn bắt buộc tất cả theo dõi thay đổi hoặc giới hạn người đánh giá chỉ để nhận xét. Toàn bộ điểm làm việc này là đảm bảo tài liệu của bạn không thể thay đổi theo cách không tuân thủ tầm nhìn hoặc phong cách của bạn.
Trong bài học này, chúng tôi sẽ cho bạn biết cách hạn chế định dạng và các loại chỉnh sửa người đánh giá khác có thể thực hiện trên tài liệu của bạn. Khi tài liệu của bạn gần với trạng thái cuối cùng, bạn có thể đánh dấu nó là cuối cùng để tránh thực hiện các thay đổi vô ý.
Ngoài ra, bạn có thể muốn giới hạn quyền truy cập vào tài liệu của mình để chỉ bao gồm nhóm người đánh giá của bạn. Chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách bảo vệ mật khẩu tài liệu của bạn. Sau đó, bạn chỉ có thể cho nhóm của bạn biết mật khẩu và không ai khác có thể mở tài liệu.
Chúng tôi sẽ bắt đầu mọi thứ bằng cách giới thiệu bạn để hạn chế định dạng trong tài liệu.
Hạn chế định dạng trong tài liệu
Khi bạn phân phối tài liệu để người khác xem xét, bạn có thể không muốn họ thay đổi định dạng của tài liệu. Word cho phép bạn hạn chế tất cả hoặc một số chủ đề và kiểu, cũng như cho phép người đánh giá thay đổi một số chủ đề và kiểu. Để thực hiện việc này, hãy nhấp vào “Hạn chế chỉnh sửa” trong phần “Bảo vệ” của tab “Đánh giá”.
Trên hộp thoại “Hạn chế định dạng”, tất cả các kiểu trong hộp “Kiểu được kiểm tra hiện được cho phép” được chọn theo mặc định. Để chỉ chọn các kiểu nhất định được sử dụng trong tài liệu, bạn có thể sử dụng nút "Không" để bỏ chọn tất cả các kiểu và sau đó chọn kiểu bạn muốn cho phép. Bạn cũng có thể sử dụng các kiểu tối thiểu được khuyến nghị của Word để cho phép bằng cách nhấp vào "Tối thiểu được đề xuất". Chọn các hạn chế bổ sung trong phần "Định dạng" ở cuối hộp thoại, nếu muốn và nhấp vào "OK" khi hoàn tất.
Nhấp vào “Không” để giữ các kiểu không được phép trong tài liệu của bạn.
Hạn chế chỉnh sửa trong tài liệu
Ngoài việc hạn chế định dạng cho người đánh giá tài liệu, bạn cũng có thể hạn chế loại người đánh giá chỉnh sửa có thể thực hiện trên tài liệu. Trên ngăn "Hạn chế chỉnh sửa", hãy chọn hộp kiểm "Chỉ cho phép loại chỉnh sửa này trong tài liệu" và chọn tùy chọn từ danh sách thả xuống để cho biết loại chỉnh sửa bạn muốn cho phép trong tài liệu của mình. Bạn có thể cho phép người đánh giá khác chỉ theo dõi các thay đổi, nhập nhận xét hoặc điền vào biểu mẫu. Bạn thậm chí có thể hạn chế tài liệu sao cho những người khác chỉ có thể đọc và không thực hiện thay đổi nào.
Bạn có thể hỏi sự khác biệt giữa việc hạn chế chỉnh sửa chỉ những thay đổi được theo dõi và giữ "Theo dõi thay đổi" bị khóa, như được thảo luận trong Bài học 2. Có thực sự là không có sự khác biệt; chức năng là như nhau. Bạn có thể sử dụng phương pháp nào dễ dàng hơn cho bạn.
Bạn có thể chỉ định ngoại lệ cho định dạng và chỉnh sửa bị hạn chế hoặc những người được phép tự do chỉnh sửa tài liệu. Nhấp vào liên kết “Người dùng khác…” trong phần “Ngoại lệ (tùy chọn)” của ngăn “Hạn chế chỉnh sửa”.
Lưu ý rằng mật khẩu không cần thiết và không bảo vệ đầy đủ tài liệu (tài liệu không được mã hóa). Nó chỉ đơn giản giúp ngăn chặn mọi người tắt các hạn chế định dạng và chỉnh sửa.
“Máy của bạn chưa được thiết lập cho Quản lý quyền thông tin (IRM). Để thiết lập IRM, hãy đăng nhập vào Office, mở một thư hoặc tài liệu được bảo vệ IRM hiện có hoặc liên hệ với bộ phận trợ giúp của bạn”.
Khi các hạn chế đã được thực thi, ngăn "Hạn chế chỉnh sửa" hiển thị văn bản thích hợp cho phép người đánh giá chỉ thực hiện các tác vụ chỉnh sửa và định dạng được phép.
