TRƯỜNG HƯỚNG DẪN
- Tìm hiểu về Gmail
- Ứng dụng dành cho thiết bị di động, Soạn thư và cuộc trò chuyện
- Quản lý hộp thư đến và nhãn
- Bộ lọc thư và Hệ thống sao
- Tệp đính kèm, chữ ký và bảo mật
- Lời mời và Người trả lời kỳ nghỉ
- Sử dụng Gmail làm Danh sách tác vụ
- Nhiều tài khoản, phím tắt trên bàn phím và đăng xuất từ xa
- Sử dụng tài khoản Gmail của bạn để truy cập các tài khoản khác
- Mẹo điện và Gmail Labs
Nhãn tuyệt vời nhưng chúng có thể được sử dụng hiệu quả hơn nhiều bằng cách kết hợp bộ lọc, vì vậy các thư đáp ứng các tiêu chí nhất định sẽ tự động có nhãn hoặc nhãn được áp dụng. Điều này giúp rất nhiều với tổ chức và có thể làm giảm đáng kể sự hỗn loạn trong hộp thư đến.
Tạo Bộ lọc Mới bằng Hộp Tìm kiếm
Để tạo bộ lọc mới, chúng tôi sẽ chỉ định các tùy chọn tìm kiếm trong hộp "Tìm kiếm" và tạo bộ lọc từ tìm kiếm. Để thực hiện việc này, hãy nhấp vào mũi tên xuống trên hộp “Tìm kiếm”.
Để tạo bộ lọc dựa trên tìm kiếm này, hãy nhấp vào liên kết “Tạo bộ lọc với tìm kiếm này”.
Ví dụ: chúng tôi đã chọn luôn đánh dấu thư đến từ địa chỉ email được chỉ định có nhãn “HTG School” và luôn đánh dấu những thư đó là “quan trọng”. Chúng tôi cũng quyết định áp dụng bộ lọc cho tất cả các email hiện có từ người này.
LƯU Ý: Nếu bạn muốn nhãn của mình hoạt động như thư mục, bạn có thể chọn "Bỏ qua Hộp thư đến (Lưu trữ thư)" để tự động di chuyển email vào nhãn khi chúng đến. Điều này giúp email của bạn được tổ chức tốt hơn, mặc dù bạn có thể gặp rủi ro khi thiếu thư quan trọng vì thư đó sẽ không tự động xuất hiện trong hộp thư đến của bạn.
Khi bạn đã chỉ định tiêu chí lọc của mình, hãy nhấp vào “Tạo bộ lọc”.
LƯU Ý: Khi bạn chọn chuyển tiếp thư dưới dạng tác vụ trong bộ lọc, chỉ các thư mới sẽ bị ảnh hưởng. Mọi thư hiện có mà bộ lọc áp dụng sẽ không được chuyển tiếp.
Tạo bộ lọc mới bằng màn hình cài đặt
Bạn cũng có thể tạo bộ lọc trong "Cài đặt".
Truy cập màn hình "Cài đặt" như được mô tả trước đây và nhấp vào liên kết "Bộ lọc" ở trên cùng.
Thay vì kết thúc trở lại trong hộp thư đến của bạn, bạn sẽ được đưa trở lại màn hình "Bộ lọc" và bộ lọc mới của bạn được liệt kê. Bạn có thể chỉnh sửa, xóa hoặc chọn nó để được xuất (bộ lọc xuất sẽ được thảo luận sau trong bài học này).
Sử dụng một thông báo cụ thể để tạo bộ lọc mới
Bạn cũng có thể tạo bộ lọc dựa trên thông báo hiện có. Để thực hiện việc này, hãy chọn một thư trong danh sách thư của bạn hoặc trong một nhãn.
LƯU Ý: Bạn có thể sử dụng phương pháp này để thiết lập bộ lọc để tự động xóa các email không mong muốn khi bạn nhận được chúng.
Áp dụng cùng một bộ lọc cho nhiều người gửi
Bạn có thể sử dụng một bộ lọc để quản lý thư từ một số địa chỉ email khác nhau. Ví dụ: chúng tôi có thể chỉ định gắn nhãn thư từ nhiều người với nhãn "HTG School". Để thực hiện việc này, hãy mở hộp thoại tùy chọn tìm kiếm bằng cách sử dụng mũi tên xuống trên hộp “Tìm kiếm”.
Thêm từng địa chỉ email vào trường "Từ", được phân tách bằng từ "HOẶC" và nhấp vào "Tạo bộ lọc với tìm kiếm này".
LƯU Ý: Hãy nhớ chọn hộp kiểm “Cũng áp dụng bộ lọc cho cuộc hội thoại phù hợp” nếu bạn muốn áp dụng bộ lọc này cho các thư bạn đã nhận được từ hai địa chỉ email này.
Bộ lọc xuất và nhập
Bây giờ bạn đã học cách thiết lập bộ lọc, có thể bạn đã tạo một số bộ lọc rất hữu ích mà bạn có thể muốn sử dụng trong các tài khoản Gmail khác. Bạn có thể xuất bộ lọc từ một tài khoản và nhập chúng vào một tài khoản khác.
Xuất bộ lọc
Để xuất bộ lọc, trước tiên hãy truy cập màn hình "Bộ lọc" trên màn hình "Cài đặt" (sử dụng nút bánh răng "Cài đặt"). Sau đó, chọn bộ lọc bạn muốn xuất trong danh sách và nhấp vào “Xuất”.
LƯU Ý: Bạn có thể chọn nhiều bộ lọc để xuất cùng một lúc.
Nhập bộ lọc
Để nhập bộ lọc vào tài khoản Gmail của bạn, hãy truy cập "Bộ lọc" trên màn hình "Cài đặt" và nhấp vào liên kết "Nhập bộ lọc".
LƯU Ý: Nếu bạn thay đổi ý định về việc nhập bộ lọc, hãy nhấp vào liên kết “Hủy nhập”.
Theo dõi các email quan trọng bằng cách sử dụng hệ thống sao
Hệ thống sao của Gmail cho phép bạn đánh dấu các email quan trọng nhất để bạn có thể dễ dàng tìm thấy chúng sau này. Theo mặc định, thư được gắn dấu sao được gắn nhãn bằng dấu sao màu vàng, nhưng bạn có thể thêm màu sắc và loại dấu sao khác.
Dấu sao hiển thị ở bên trái tên người gửi trong hộp thư đến của bạn.
Thêm dấu sao vào thư
Để thêm dấu sao vào thư trong hộp thư đến của bạn, hãy nhấp vào biểu tượng ngôi sao bên cạnh tên người gửi, như được mô tả ở trên.
Bạn cũng có thể thêm dấu sao vào thư trong khi thư đang mở. Để thực hiện việc này, hãy nhấp vào biểu tượng dấu sao ở góc trên bên phải của thư ở bên phải của ngày. Trong các cuộc hội thoại, nó sẽ ở bên phải của thông điệp đầu tiên ở đầu cuộc hội thoại.
Sử dụng thiết kế nhiều sao trên tin nhắn của bạn
Gmail cho phép bạn sử dụng nhiều màu sắc và loại "dấu sao" để phân biệt các thư với nhau.
Tính năng này hữu ích nếu bạn muốn đánh dấu nhiều thư có các mức độ quan trọng khác nhau. Ví dụ: bạn có thể sử dụng dấu sao màu tím cho thư bạn muốn đọc lại và dấu chấm than màu đỏ cho thư bạn cần theo dõi.
Nhấp vào nút “Cài đặt” và chọn “Cài đặt” từ trình đơn thả xuống. Trên tab "Chung", cuộn xuống phần "Dấu sao". Kéo biểu tượng từ phần “Không sử dụng” vào phần “Đang sử dụng” để thêm các loại sao khác nhau. Nếu bạn có nhiều loại dấu sao đang được sử dụng, hãy nhấp vào biểu tượng dấu sao bên cạnh thông báo email sẽ được chuyển qua tất cả các dấu sao đang sử dụng. Nếu bạn gắn dấu sao thư trong khi thư đang mở, chỉ áp dụng loại dấu sao đầu tiên.
Tìm thư được gắn dấu sao
Để xem tất cả thư được gắn dấu sao của bạn, hãy nhấp vào nhãn “Được gắn dấu sao” ở phía bên trái của cửa sổ Gmail chính. Bạn cũng có thể tìm kiếm thư được gắn dấu sao bằng cách nhập “is: starred” vào hộp “Tìm kiếm”.
Tìm tin nhắn với một loại hình sao đặc biệt
Nếu bạn đã sử dụng một số loại dấu sao khác nhau để đánh dấu thư của mình, bạn có thể tìm kiếm một loại dấu sao cụ thể. Để thực hiện việc này, hãy tìm kiếm bằng cách sử dụng “có:” với tên của ngôi sao (ví dụ: “has: red-bang”).
Giữ thư được gắn dấu sao ra khỏi tab chính
Nếu bạn sắp xếp hộp thư đến của mình bằng cách sử dụng các tab có thể định cấu hình được đề cập trước đó trong bài học này, thư từ các tab khác được đánh dấu sao cũng được bao gồm trong tab "Chính". Nếu bạn không muốn thấy thư được gắn dấu sao từ các tab khác trên tab "Chính", bạn có thể tắt tính năng này.
Nhấp vào biểu tượng “+” ở bên phải của các tab.
Sắp tới …
Bây giờ chúng ta đã kết thúc Bài học 4 nhưng bạn đã sẵn sàng để trở thành một chuyên gia về Gmail! Chỉ trong bốn ngày ngắn ngủi, bây giờ bạn biết nhiều như bạn cần biết để thực sự làm cho hộp thư đến của bạn tỏa sáng, và tin nhắn bây giờ sẽ tự động tìm đường đến nhãn được chỉ định của họ mà không làm đầy hộp thư đến của bạn.
Trong bài học tiếp theo, chúng ta sẽ nói về chữ ký và cách giữ hồ sơ của bạn an toàn và sao lưu dữ liệu.
