TRƯỜNG HƯỚNG DẪN
- Tại sao bạn cần công thức và chức năng?
- Định nghĩa và tạo công thức
- Tham khảo và định dạng ô tương đối và tuyệt đối
- Các chức năng hữu ích mà bạn nên biết
- Tra cứu, biểu đồ, thống kê và bảng tổng hợp
Chú thích:đối với những người chưa được khởi xướng, đây là bài học đầu tiên trong loạt bài đầu tiên cho Trường Geek How-To. Chúng tôi sẽ tổ chức một bài học mới mỗi ngày trong tuần, từ thứ Hai đến thứ Sáu, từ nay cho đến khi chúng tôi đề cập đến mọi chủ đề. Vì vậy, hãy tiếp tục theo dõi để biết thêm thông tin và chúng tôi sẽ đưa ra một thông báo chính thức về cách thức hoạt động vào tuần tới.
Excel là gì và tại sao chúng ta cần nó?
Nếu bạn là quản trị viên văn phòng, bạn có thể sử dụng Excel. Ditto nếu bạn là một nhân viên bán hàng. Nếu bạn là nhà phân tích tài chính, tất nhiên, bạn nhu cầu Excel. Đối với những ngành nghề này và nhiều ngành nghề khác, làm việc với bảng tính là một công cụ thiết yếu trong thói quen hàng ngày.
Những người là trình thuật toán toán học có thể sẽ ngay lập tức đưa vào Excel và sử dụng nó như một phần mở rộng tự nhiên của các quy trình tính toán của họ. Hầu hết những người còn lại trong chúng ta… có lẽ cần sự giúp đỡ trong bộ phận đó.
Nếu bạn không chú ý đến lớp đại số trung học, đừng lo! Tất cả những gì bạn cần làm là tìm hiểu một số kiến thức cơ bản về công thức và chức năng từ loạt bài học How-To Geek School này và áp dụng chúng vào công việc của bạn.
Nếu bạn không biết bạn có cần Microsoft Excel hay không, thì có thể bạn chưa được hiển thị những gì nó có thể làm. Một khi bạn biết, sau đó bạn có thể tìm cách để sử dụng nó trong công việc của bạn để làm cho công việc phức tạp và tẻ nhạt dễ dàng hơn.
Microsoft Excel không chỉ là một chương trình để nhập tên và số. Ví dụ, nếu bạn chỉ muốn liệt kê tên của các sinh viên trong lớp của bạn thì bạn chỉ có thể tạo một tài liệu Word. Word là tốt cho việc viết các bài tiểu luận và lập danh sách nhưng để thực hiện các phép tính, bạn cần các công thức và chức năng của Excel.
Một chuyến tham quan ngắn gọn về giao diện Excel
Trước khi chúng ta đi sâu vào, chúng ta hãy xem xét ngắn gọn giao diện Excel. Bạn có thể đã biết tất cả những thứ này, nhưng nó không bao giờ đau để xem xét.
Khi bạn mở một bảng tính Excel trống, nó được gọi là "sổ làm việc" hoặc "sách" và mỗi bảng tính trong một cuốn sách được gọi là "trang tính" hoặc "trang tính".
Chức năng là gì?
Hàm là phép tính hoặc phép toán trả về kết quả. Các đầu vào trong một hàm được gọi là "đối số".
Tất cả các hàm bắt đầu bằng dấu bằng [=]. Bằng cách đó, Excel không biết xử lý các đối số dưới dạng văn bản. Ví dụ, = AVERAGE (2,4) là một hàm nhưng AVERAGE (2,4) chỉ là một chuỗi văn bản. Không có dấu bằng, Excel sẽ không tính kết quả. Các đối số trong hàm này là 2 và 4.
Lưu ý, Excel sử dụng các chữ cái viết hoa để liệt kê các hàm, nhưng bạn có thể sử dụng các chữ thường hoặc chữ thường khi bạn viết chúng.
Trong Excel, bạn có thể tìm thấy “Thư viện chức năng” trên tab “Công thức”.
- Toán học: AVERAGE () - tính trung bình của một chuỗi số.
- Ngày và giờ: DATEVALUE () - chuyển đổi một chuỗi văn bản như “30 tháng 11 năm 2013” thành một số để bạn có thể sử dụng số này trong các hàm ngày và giờ khác. Bạn không thể làm toán với ngày trừ khi bạn chuyển đổi chúng thành số đầu tiên. Chúng tôi giải thích chi tiết điều này trong Bài 4.
- Văn bản: LEN () - trả về độ dài của chuỗi. Ví dụ = LEN (“Excel”) là 5.
- Hợp lý: Hàm IF () - hàm IF () được viết như = IF (
, sau đó A, khác B). Vì vậy, nếu “test” là đúng, thì kết quả là A; nếu “kiểm tra” không đúng, thì B. - Tra cứu và tham khảo: Đây là những điều cần thiết để tra cứu các giá trị ở nơi khác trong bảng tính. Ví dụ, VLOOKUP tìm trong một bảng các giá trị để tìm một ô.
Làm thế nào bạn có thể sử dụng cái cuối cùng này? Vâng, để có được ngày trong tuần trong văn bản từ một hàm ngày tháng.Bạn có thể sử dụng VLOOKUP để quét một bảng để biến số này thành thứ dễ hiểu hơn, như “Thứ Tư”.
Ngoài ra còn có các chức năng đặc biệt về tài chính, kỹ thuật và thống kê được liệt kê riêng trên menu “Các chức năng khác”.
Công thức là gì?
Công thức là sự kết hợp của “toán tử”, “toán hạng” và “hàm”.
Ví dụ, hàm = SUM thêm một danh sách các số (nó thường được sử dụng, được liệt kê trên menu đầu tiên trong Excel, viết tắt là chữ cái Hy Lạp Sigma (Σ), là ký hiệu mà các nhà toán học sử dụng để tổng hợp một chuỗi ).
Bạn sử dụng công thức như thực hiện phép tính bằng tay. Ví dụ: bạn có thể đặt ngân sách gia đình của mình vào một công thức như sau:
Số tiền còn lại = (4 * lương hàng tuần) - thế chấp - thực phẩm - tiện ích
Các toán tử nhân lên [*] và trừ [-]. Các toán hạng là các giá trị “tiền lương hàng tuần”, “thế chấp”, “thực phẩm” và “các tiện ích”. Kết quả là “tiền mặt còn lại”.
Tên và địa chỉ
Các giá trị cho "thực phẩm" và các toán hạng khác là các tên mà bạn xác định trong Excel. Không có "tên", bạn sẽ phải sử dụng "địa chỉ".
Địa chỉ của một ô được viết bằng cách sử dụng ký pháp cột hàng. Các hàng được cung cấp số và cột, chữ cái. Ô đầu tiên trong bảng tính là A1. Khi bạn đã đến cuối bảng chữ cái, các hàng được đánh số AA, AB, BA, BB, v.v.
Công thức có thể phức tạp hơn ví dụ về ngân sách gia đình. Ở trường trung học bạn đã học được rằng diện tích của một hình tròn là bán kính nhân pi bình phương hoặc πr2.
Trong Excel, bạn có thể viết điều này bằng cách sử dụng công thức = PI () * radius ^ 2.
Ở đây, PI () là chức năng trả về số 3.14 và “bán kính” là “tên” mà chúng ta đã gán cho một ô có bán kính; "toán tử" là số mũ (^) và số nhân (*).
Đặt hàng và ưu tiên
Dấu ngoặc đơn được sử dụng để chỉ ra thứ tự và ưu tiên trong tính toán.
Diện tích của một vòng tròn cũng có thể chúng ta viết πrr nhưng không phải (πr)2, vì vậy bạn cần phải hiểu thứ tự và ưu tiên để có được câu trả lời đúng. Các số mũ được đánh giá trước phép nhân, do đó, không cần sử dụng dấu ngoặc đơn trong trường hợp này. Hàm này bình phương bán kính trước rồi nhân với Pi.
Nếu bạn muốn loại bỏ bất kỳ nghi ngờ nào bạn có thể rõ ràng và viết = Pi * (bán kính ^ 2).
Chúng ta sẽ khám phá trật tự và ưu tiên hơn nữa trong Bài 2.
Sắp tới …
Trong phần còn lại của loạt bài này, chúng tôi sẽ tập trung vào bốn lĩnh vực chính:
Bài 2: Xác định và tạo công thức
Để bắt đầu, mục đầu tiên để khám phá là cách tạo công thức và hiểu các quy tắc cơ bản:
- Cách tạo công thức
- Toán tử tính toán
- Đặt hàng và ưu tiên
- Chứng minh cách một hàm được sử dụng trong một công thức
Bài 3: Tham chiếu và định dạng ô
Trong bài học này, chúng ta thảo luận về ba loại tham chiếu ô (tương đối, tuyệt đối và hỗn hợp), định dạng, cách di chuyển hoặc sao chép và công thức và tham chiếu vòng tròn.
Giả sử bạn có một công thức trong ô B1 có nội dung = A1 * 2. Nếu bạn sao chép công thức đó vào ô B2 (một ô ở bên phải), thì tham chiếu ô cũng sẽ thay đổi.
Công thức mới nói B1 * 2. Bạn có thể sử dụng ký hiệu đô la ($) để neo tham chiếu ô để sao chép nó không thay đổi nơi nó trỏ (đừng lo lắng, chúng tôi sẽ đề cập đến điều này một chút).
Bài 4: Các chức năng hữu ích mà bạn nên biết
Bài học này giải thích một số hàm được sử dụng phổ biến nhất và cách chúng ta có thể áp dụng chúng trong các phép tính hữu ích và cách thực hiện các hàm "lồng".
Để lồng một hàm có nghĩa là đặt một hàm vào một hàm khác. Ví dụ, nếu bạn muốn biết ngày hôm nay là gì, viết = WEEKDAY (NOW ()).
NOW () cho ngày hôm nay và WEEKDAY () biến nó thành một số từ 1 đến 7. NOW () được "lồng nhau" bên trong WEEKDAY ().
Bài 5: Chức năng nâng cao: Nếu, Nested-If và tra cứu
Nếu bạn muốn tạo các mô hình hoặc thuật toán phức tạp, bạn sẽ cần phải biết cách kết hợp các hàm logic và tra cứu bao gồm các câu lệnh IF và IF lồng nhau và tra cứu bao gồm VLOOKUP và HLOOKUP.
Một ví dụ về hàm tra cứu sẽ là = COLUMN (). Điều này cho biết số cột của tham chiếu ô, ví dụ: A = COLUMN (A1).
Chúng tôi cũng sẽ trình bày ngắn gọn các bảng tổng hợp. Bảng tổng hợp được sử dụng để trích xuất ý nghĩa từ dữ liệu. Ví dụ: bạn có thể lấy danh sách bán hàng và nhóm chúng theo khu vực hoặc nhân viên bán hàng để cung cấp cho bạn tổng số cho mỗi người.
