Cách nhập và xuất danh bạ giữa Outlook và Gmail

Bạn có thể sử dụng Microsoft Outlook chỉ với bất kỳ tài khoản email nào, kể cả Gmail - nhưng Outlook không cung cấp cách tích hợp để đồng bộ hóa danh sách liên hệ Gmail của bạn. Nếu bạn đã tích lũy nhiều liên hệ trong một trong hai dịch vụ, bạn sẽ phải nhập chúng từ người khác theo cách thủ công để sử dụng chúng.

Google đang thiết kế lại Danh sách liên hệ và bạn có thể thử xem trước Danh bạ (nhấp vào “Thử xem trước Danh sách liên hệ” trong menu ở bên trái khi xem các liên hệ trong phiên bản cũ). Tuy nhiên, bản xem trước Danh bạ không cho phép bạn xuất danh bạ, vì vậy chúng tôi phải hoàn nguyên về phiên bản cũ để xuất danh bạ của chúng tôi. Để thực hiện điều đó, hãy nhấp vào "Chuyển tới phiên bản cũ" ở cuối danh sách tùy chọn ở bên trái.

Khi bạn quay lại phiên bản Danh sách liên hệ của Google cũ, hãy nhấp vào “Thêm” ở đầu trang và chọn “Xuất” từ trình đơn thả xuống.

Lưu ý, bạn có thể xuất một nhóm, các liên hệ đã chọn hoặc tất cả các liên hệ của bạn thành một trong ba định dạng. Định dạng xuất phải là Outlook.CSV (CSV = Giá trị được phân cách bằng dấu phẩy, có nghĩa là mỗi trường [Tên, địa chỉ, điện thoại, v.v.] được phân tách bằng dấu phẩy). Chọn các liên hệ bạn muốn xuất, sau đó chọn tùy chọn “Định dạng Outlook CSV”.

Trên hộp thoại Lưu dưới dạng, hãy điều hướng đến nơi bạn muốn lưu tệp CSV danh bạ của mình. Theo mặc định, contacts.csv được nhập trong hộp "Tên tệp" làm gợi ý cho tên, nhưng bạn có thể thay đổi điều đó, nếu bạn muốn. Sau đó, nhấp vào nút "Lưu".

Khi xuất xong, bạn có thể mở tệp.CSV đã xuất trong Excel và thao tác nó bằng cách thêm địa chỉ, số điện thoại, địa chỉ email và thông tin khác sẽ giúp làm tròn sổ địa chỉ của bạn. Mặc dù đây là bước tùy chọn nhưng thật tuyệt khi có thể xem xét và làm cho các liên hệ của bạn gọn gàng và nhất quán.

Khi bạn đã sẵn sàng, đã đến lúc nhập tệp liên hệ mới sáng bóng của bạn vào Outlook. Mở Outlook và nhấp vào tab "Tệp".

Trên màn hình hậu trường, nhấp vào “Mở & Xuất” ở bên trái rồi nhấp vào nút “Nhập / Xuất”.

Hộp thoại Nhập và Xuất Wizard hiển thị. Chọn “Nhập từ một chương trình hoặc tệp khác” trong Chọn một hành động để thực hiện và sau đó nhấp vào nút “Tiếp theo”.

Chọn “Giá trị được phân tách bằng dấu phẩy” và nhấp vào nút “Tiếp theo”.

Bây giờ, chúng ta cần chọn tệp cần nhập, vì vậy hãy nhấp vào nút "Duyệt".

Trên hộp thoại Duyệt, điều hướng đến thư mục mà bạn đã lưu tệp.csv, chọn tệp, rồi nhấp vào nút “OK”.

Trong Tùy chọn, hãy quyết định xem bạn có muốn nhập các mục trùng lặp hay không. Bạn có thể tiết kiệm thời gian sau đó bằng cách chọn "Không nhập các mục trùng lặp" ngay bây giờ. Nhấp vào nút "Tiếp theo".

Chọn "Danh bạ" trong hộp Chọn thư mục đích trong tài khoản email mà bạn muốn lưu danh bạ của mình. Sau đó, nhấp vào nút "Tiếp theo".

Màn hình cuối cùng trên hộp thoại Nhập tệp cho bạn biết điều gì sắp xảy ra (“Nhập‘ Danh bạ ’từ thư mục: Danh bạ”) và cung cấp cho bạn cơ hội lập bản đồ bất kỳ trường tùy chỉnh nào bạn có thể đã tạo trong Danh bạ Gmail.

Có nghĩa là gì khi ánh xạ các trường tùy chỉnh? Nói một cách đơn giản, một số trường trong tệp.csv đến từ Gmail có thể không khớp với sổ địa chỉ đích mà bạn đang nhập vào, điều đó có nghĩa là bạn sẽ cần “ánh xạ” chúng. Khi hộp thoại giải thích, bạn cần kéo giá trị trong tệp.csv ở bên phải, đến trường trong Outlook ở bên trái gần giống nhất với nó.

Bây giờ, nhấp vào nút "Hoàn tất" để hoàn tất quá trình nhập.

Bạn có thể xem các liên hệ đã nhập của mình bằng cách mở biểu tượng "Mọi người" ở cuối ngăn bên trái.

Danh sách liên hệ Gmail của bạn hiện có sẵn trong Outlook.

Giờ đây, bạn có thể xem xét và chỉnh sửa nội dung của trái tim, thêm hình ảnh, địa chỉ gửi thư, số điện thoại phụ và bất kỳ thông tin nào khác mà bạn cho là quan trọng và có liên quan.

Trên màn hình hậu trường, nhấp vào “Mở & Xuất” ở bên trái rồi nhấp vào nút “Nhập / Xuất”.

Hộp thoại Nhập và Xuất Wizard hiển thị. Chọn "Xuất sang tệp" trong Chọn hành động để thực hiện và sau đó nhấp vào nút "Tiếp theo".

Chọn “Giá trị được phân tách bằng dấu phẩy” và nhấp vào nút “Tiếp theo”.

Chọn “Danh bạ” trong hộp Chọn thư mục để xuất từ tài khoản email có liên hệ của bạn. Sau đó, nhấp vào nút "Tiếp theo".

Bây giờ, chúng ta cần phải chọn một vị trí và chỉ định tên cho tệp đã xuất, do đó hãy nhấp vào nút "Duyệt".

Trên hộp thoại Duyệt, điều hướng đến thư mục mà bạn muốn lưu tệp.csv. Tên mặc định của tệp trong hộp "Tên tệp" là contacts.csv, nhưng bạn có thể thay đổi điều này nếu muốn. Nhấp vào nút "OK" để chọn tệp cần nhập.

Nhấp vào nút Next để tiếp tục.

Màn hình cuối cùng trên hộp thoại Xuất sang Tệp cho bạn biết điều gì sắp xảy ra (“Xuất‘ Danh bạ ’từ thư mục: Danh bạ”) và cung cấp cho bạn cơ hội ánh xạ bất kỳ trường tùy chỉnh nào bạn có thể đã tạo trong Outlook.

Có nghĩa là gì khi ánh xạ các trường tùy chỉnh? Nói một cách đơn giản, một số trường trong sổ địa chỉ Outlook của bạn có thể không khớp với đích bạn đang nhập vào tệp.csv, điều đó có nghĩa là bạn sẽ cần “ánh xạ” chúng. Khi hộp thoại giải thích, hãy kéo giá trị Outlook từ danh sách ở bên phải, đến trường trong tệp.csv ở bên trái gần giống nhất với nó. Rất có thể bạn sẽ không cần phải gây rối với điều này, nhưng bạn nên biết trong trường hợp bạn nhập các liên hệ Outlook của mình và kết thúc với các trường không khớp.

Nhấp vào nút "Hoàn tất" để hoàn tất quá trình xuất.

Khi xuất xong, bạn có thể mở tệp.csv đã xuất trong Excel và thao tác nó theo ý bạn, thêm địa chỉ, số điện thoại, địa chỉ email và thông tin khác sẽ giúp làm tròn sổ địa chỉ của bạn. Mặc dù đây là bước tùy chọn nhưng thật tuyệt khi có thể xem xét và làm cho các liên hệ của bạn gọn gàng và nhất quán.

Khi bạn đã sẵn sàng nhập danh sách liên hệ của mình vào Gmail, hãy mở trình duyệt và đăng nhập vào tài khoản của bạn. Sau đó, nhấp vào “Gmail” và chọn “Danh bạ” từ menu thả xuống.

Google đang thiết kế lại Danh sách liên hệ và bạn có thể thử xem trước Danh bạ (nhấp vào “Thử xem trước Danh sách liên hệ” trong menu ở bên trái khi xem các liên hệ trong phiên bản cũ). Tuy nhiên, bản xem trước Danh bạ không cho phép bạn nhập danh bạ, vì vậy chúng tôi phải hoàn nguyên về phiên bản cũ để nhập danh bạ của chúng tôi. Để thực hiện điều đó, hãy nhấp vào "Chuyển tới phiên bản cũ" ở cuối danh sách tùy chọn ở bên trái.

Trên màn hình Danh bạ, nhấp vào nút "Thêm" và chọn "Nhập" từ trình đơn thả xuống.

Nhấp vào nút "Chọn tệp" trên hộp thoại Nhập danh sách liên hệ.

Trên hộp thoại Mở, điều hướng đến thư mục mà bạn đã lưu tệp.csv từ Outlook, chọn tệp, rồi bấm vào nút "Mở".

Nhấp vào nút "Nhập" trên hộp thoại Nhập danh sách liên hệ để hoàn tất việc nhập danh bạ từ tệp.csv.

Các liên hệ mới được nhập của bạn sẽ không được hợp nhất vào danh sách liên hệ chính của bạn - ít nhất là không có trong Gmail - thay vào đó, họ sẽ có được nhóm của riêng họ.