Tìm ra thời gian tốt nhất cho cuộc họp với các đồng nghiệp văn phòng của bạn thường không phải là một công việc dễ dàng. Trước tiên, bạn phải hỏi họ về thời gian thuận tiện của họ và sau đó trùng khớp với lịch biểu của bạn để đến thời điểm thích hợp nhất cho tất cả mọi người. Công việc quyết định khi nào gặp nhau là tương đối đơn giản nếu họ là những người ít hơn là người tham dự, tuy nhiên làm thế nào nếu cuộc họp đòi hỏi nhiều người hơn. Công việc chỉ trở nên thực sự khó khăn với một số người không có sẵn hoặc những người bỏ học vì nhiều lý do khác nhau. Tất cả quá trình này khiến bạn đầu tư nhiều thời gian sản xuất của mình, phải không!
FindTime là một ứng dụng có thể giúp bạn lên lịch cuộc họp nhanh hơn. Một bổ trợ cho Microsoft Outlook, FindTime giúp bạn quyết định thời gian họp một cách dễ dàng với cách tiếp cận có hệ thống và điều đó cũng không có nhiều sự tham gia của bạn. Ứng dụng sẽ tự động đề xuất bạn những ngày và giờ làm việc tốt nhất cho những người được yêu cầu tham dự cuộc họp. Do đó, giúp bạn đi đến thời điểm đồng thuận khá dễ dàng. Đọc phần bên dưới để tìm cách lên lịch cuộc họp nhanh hơn.
Tìm thời gian cho Outlook
FindTime cắt giảm thời gian tổ chức. Là một tổ chức, bạn đề xuất thời gian bạn đã chọn cho tất cả những người tham dự và cho phép mọi người bỏ phiếu. Khi có một sự đồng thuận được thực hiện thông qua bỏ phiếu, FindTime sẽ gửi thư mời họp thay mặt bạn, và do đó loại bỏ thời gian mà bạn thường phải đầu tư phối hợp với mọi người và đến vào thời điểm tốt nhất cho tất cả mọi người.
Để bắt đầu sử dụng FindTime
Bước 1
Bước đầu tiên là cài đặt FindTime và để thực hiện điều đó, bạn bắt buộc phải đăng nhập vào tài khoản Office 365. Khi bạn đã đăng nhập, bạn có thể cài đặt FindTime từ cửa hàng Office. Sau khi cài đặt, khởi động lại Outlook và bạn có thể thấy biểu tượng FindTime nằm ở góc trên bên phải của màn hình Outlook. Lưu ý sự khác biệt về diện mạo trên Outlook 2013, Outlook 2016 và Outlook trên Web được hiển thị bên dưới.
Trên Outlook 2013
Trên Outlook 2016
Trên Outlook trên web
Bước 2
Vì vậy, khi thiết lập ứng dụng, bây giờ bạn có thể soạn email mới hoặc trả lời email hiện có để lên lịch cuộc họp.
Ví dụ: nếu bạn muốn thiết lập cuộc họp với những người được liệt kê bằng cách trả lời email hiện có. Nhấp vào "Trả lời với cuộc thăm dò cuộc họp".
Bước 3
Sau khi thực hiện lời mời, hãy nhấp vào “gửi” trên cửa sổ hộp thư đến của bạn để cho phép mọi người bắt đầu bỏ phiếu trên các khoảng thời gian bạn đã chọn. Mọi người được mời đều có thể xem cuộc thăm dò trực tuyến về người đang bỏ phiếu cho thời gian nào. Bạn thậm chí có thể biết người khác biết về khe yêu thích của bạn.
Lưu ý: Về phía người nhận, họ chỉ cần một địa chỉ email để nhận được lời mời và truy cập internet của bạn để bỏ phiếu tại trang web FindTime. Ngoài ra, họ có thể bỏ phiếu từ bất kỳ thiết bị nào họ muốn. Người nhận không cần phải cài đặt FindTime trên máy tính hoặc điện thoại di động của họ hoặc cho vấn đề tài khoản Office 365.
Nhấp chuột đây để bắt đầu sử dụng FindTime và cho chúng tôi biết nếu bạn thích ứng dụng mới này từ Microsoft.
Nguồn hình ảnh: Microsoft.
Bài viết liên quan:
- Cách hủy cuộc họp trong Outlook
- Lịch sử và tiến hóa của phần mềm văn phòng Microsoft
- Khắc phục sự cố Microsoft Outlook như đóng băng, hỏng PST, Hồ sơ, Bổ trợ, v.v.
- Cách sử dụng Boomerang cho Outlook
- Cách gửi lời mời họp trong Outlook
