Khi bạn có một tài liệu Word hơi quá lớn, điều đầu tiên bạn sẽ thử là nén các hình ảnh trong đó. Điều này một phần vì các trang web như How-To Geek đã viết các bài báo toàn diện giải thích cách thực hiện điều này, và một phần vì, tốt, hình ảnh luôn có vẻ làm tăng kích thước của tài liệu Word ngoài lý do. Bạn vẫn nên tiếp tục và làm theo các mẹo chúng tôi đã viết trong bài viết đó bởi vì nếu bạn có hình ảnh, chúng sẽ giúp bạn.
Nhưng nếu bạn chưa có hình ảnh hoặc bạn đã làm theo các mẹo đó và cần phải giảm kích thước tệp nhiều hơn, chúng tôi đã đề cập đến bạn. Chúng tôi đã có rất nhiều mẹo để chia sẻ, vì vậy chúng tôi đã chia nhỏ chúng thành những thứ chắc chắn sẽ giúp giảm kích thước của tài liệu Word, những thứ có thể hữu ích và một số mẹo thường được đề xuất mà bạn không nên bận tâm.
Băt đâu nao.
Mẹo chắc chắn sẽ giúp giảm kích thước của tài liệu
Không phải mọi mẹo bạn tìm thấy sẽ hữu ích cho bạn. Đôi khi điều này là do chúng không áp dụng cho trường hợp của bạn (nếu bạn không có hình ảnh thì các mẹo nén hình ảnh sẽ không được sử dụng) nhưng đôi khi các mẹo chỉ đơn giản là sai. Chúng tôi đã thử nghiệm tất cả các mẹo trong phần này, vì vậy chúng tôi biết rằng chúng hoạt động.
Chuyển đổi tài liệu của bạn sang định dạng DOCX
Microsoft đã phát hành định dạng DOCX trong Office 2007, vì vậy nếu bạn vẫn đang sử dụng định dạng.doc, đã đến lúc chuyển đổi. Loại tệp.docx mới hơn về cơ bản hoạt động như một tệp ZIP bằng cách nén nội dung của tài liệu, do đó, chỉ cần chuyển đổi tệp.doc sang định dạng.docx sẽ làm cho tài liệu của bạn nhỏ hơn. (Điều này cũng áp dụng cho các định dạng Office khác như Excel (.xls tới.xslx), PowerPoint (.ppt đến.pptx) và Visio (.vsd đến.vsdx) bằng cách này.)
Để chuyển đổi tệp.doc của bạn, hãy mở tệp đó trong Word và nhấp vào Tệp> Thông tin> Chuyển đổi.
Chúng tôi đã thử nghiệm điều này với một tệp.doc 20 trang mẫu chứa sáu hình ảnh, các bảng khác nhau và các nhãn định dạng. Tệp.doc gốc là 6,001KB, nhưng tệp.docx đã chuyển đổi chỉ nặng ở 721KB. Đó là 12% kích thước ban đầu. Không có gì khác chúng tôi đề nghị dưới đây sẽ làm nhiều hơn để giảm kích thước tập tin của bạn, vì vậy nếu bạn có các tập tin.doc bạn có thể chuyển đổi sang.docx, công việc của bạn có thể được thực hiện.
Chèn ảnh của bạn thay vì sao chép và dán chúng
Khi bạn sao chép và dán hình ảnh vào tài liệu của mình, Word sẽ đưa ra các giả định nhất định về cách xử lý nó. Một trong những giả định này là bạn muốn hình ảnh được dán thành định dạng BMP, là một loại tệp lớn hoặc đôi khi PNG, vẫn còn khá lớn. Thay vào đó, thay vào đó, thay vào đó, hãy dán hình ảnh của bạn vào chương trình chỉnh sửa, lưu hình ảnh dưới dạng JPG nhỏ hơn và sau đó sử dụng Chèn> Hình ảnh để chèn hình ảnh vào tài liệu của bạn.
Dán ảnh chụp màn hình nhỏ dưới đây trực tiếp vào một tài liệu Word trống khác làm cho kích thước của tài liệu đó nhảy từ 22 KB đến 548 KB.
Tất nhiên, bạn không thể luôn tránh được điều này. Đôi khi, bạn sẽ cần chất lượng hình ảnh tốt hơn mà các định dạng như BMP và PNG có thể cung cấp. Nhưng nếu đó là một hình ảnh nhỏ hoặc bạn không cần chất lượng siêu cao, sử dụng định dạng trọng lượng nhẹ hơn và việc chèn hình ảnh có thể hữu ích.
Trong khi bạn đang lưu hình ảnh của mình, hãy chỉnh sửa
Khi bạn chỉnh sửa một hình ảnh trong Word, nó lưu trữ tất cả các chỉnh sửa hình ảnh của bạn như là một phần của tài liệu. Các phương tiện nếu bạn cắt một hình ảnh trong tài liệu của bạn, Word vẫn giữ nguyên hình ảnh gốc. Thay đổi hình ảnh thành đen trắng và Word vẫn giữ nguyên hình ảnh đầy đủ màu gốc.
Điều này làm tăng kích thước tài liệu của bạn một cách không cần thiết, vì vậy khi bạn đã thực hiện thay đổi cho hình ảnh của mình và bạn chắc chắn rằng bạn không cần phải hoàn nguyên những hình ảnh đó, bạn có thể có Word loại bỏ dữ liệu chỉnh sửa.
Nhưng tốt hơn việc xóa dữ liệu không cần thiết khỏi tài liệu của bạn thì không có dữ liệu không cần thiết đó trong tài liệu của bạn ngay từ đầu. Bất kỳ chỉnh sửa nào bạn có thể thực hiện, thậm chí các chỉnh sửa đơn giản như cắt xén hoặc thêm mũi tên, được thực hiện tốt nhất trong trình chỉnh sửa hình ảnh trước khi bạn chèn hình ảnh vào tài liệu.
Nén tất cả hình ảnh của bạn trong một lần
Vâng, chúng tôi đã nói lúc đầu rằng bài viết này nói về khác cách giảm kích thước tệp của bạn, nhưng hầu hết các bài viết về chủ đề này cho bạn biết cách nén từng ảnh một (bao gồm bài viết của chúng tôi) và tại How-To Geek, tất cả chúng ta đều tìm cách tốt hơn để làm mọi thứ.
Nhấp vào Tệp> Lưu dưới dạng> Tùy chọn khác. (Bạn có thể có “Lưu bản sao” thay vì “Lưu dưới dạng” nếu bạn đã bật OneDrive với tính năng Tự động lưu.)
Chọn các lựa chọn của bạn, nhấp vào "OK" và sau đó lưu phiên bản mới của tài liệu của bạn với tất cả các hình ảnh được nén.
Ngừng nhúng phông chữ trong tài liệu của bạn
Trừ khi bạn đang sử dụng phông chữ khác thường từ thiên hà xa, xa, gần như chắc chắn rằng bất kỳ ai mà bạn chia sẻ tài liệu của mình đều có thể đọc được bằng cách sử dụng bản sao Word (hoặc một bản thay thế miễn phí như Libre Office). Vậy tại sao bạn muốn lãng phí dung lượng trong tệp của mình bằng cách nhúng các phông chữ? Ngừng điều này xảy ra bằng cách vào File> Options> Save và tắt tùy chọn “Embed fonts in the file”.
Ngừng nhúng các tệp khác nếu bạn có thể
Gần đây chúng tôi đã giới thiệu cho bạn cách nhúng hoặc liên kết bảng tính Excel trong tài liệu Word (và bạn cũng có thể thực hiện việc này với các tệp khác, như bản trình bày PowerPoint hoặc biểu đồ Visio). Nếu bạn có thể liên kết tới bảng tính thay vì nhúng bảng tính, bạn sẽ tự lưu hầu hết kích thước tệp Excel. Bạn sẽ không lưu tất cả vì bảng tính được liên kết sẽ vẫn thêm một số kích thước nhưng tài liệu của bạn sẽ nhỏ hơn nhiều so với một liên kết so với toàn bộ nhúng. Tất nhiên, có những hạn chế để liên kết cũng như lợi ích, vì vậy hãy chắc chắn để đọc bài viết đó để hiểu chúng trước khi bạn làm điều này.
Dừng lưu hình thu nhỏ cho tài liệu
Trở lại trong ngày, Word cho phép bạn lưu trữ một hình ảnh thu nhỏ của tài liệu để Windows có thể hiển thị cho bạn bản xem trước trong File Explorer. Những ngày này, File Explorer có thể tự thực hiện việc này và không cần trợ giúp từ Word, nhưng tùy chọn vẫn có trong tài liệu của bạn. Trong tài liệu thử nghiệm 721KB của chúng tôi, hãy bật tùy chọn này để tăng kích thước tệp lên 3247 KB. Kích thước của tệp gốc gấp 4,5 lần - không có gì. Bạn sẽ tìm thấy cài đặt này tại Tệp> Thông tin> Thuộc tính> Thuộc tính nâng cao.
Bạn cũng có thể tắt cài đặt này trong hộp thoại “Lưu dưới dạng”, nơi được gọi là “Lưu hình thu nhỏ” chính xác hơn một chút.
Xóa thông tin cá nhân và ẩn khỏi tài liệu của bạn
Thông tin cá nhân không chỉ bổ sung cho kích thước tài liệu của bạn mà còn có khả năng cung cấp cho người đọc thông tin bạn không muốn họ có. Cũng có thể có thông tin đã được định dạng là ẩn và nếu bạn không cần văn bản ẩn này trong tài liệu, tại sao bạn không xóa nó?
Xóa thông tin không cần thiết này khỏi tài liệu của bạn bằng cách chuyển đến Tệp> Thông tin> Kiểm tra vấn đề và sau đó nhấp vào nút "Kiểm tra tài liệu".
Tắt Tự động Phục hồi (Nếu Bạn Dám)
Một trong những tính năng tuyệt vời của Word - trên thực tế, một trong những tính năng tuyệt vời của mọi ứng dụng Office - là Tự động Phục hồi.Tính năng này sẽ sao lưu thường xuyên tệp của bạn khi bạn làm việc, vì vậy nếu Word bị lỗi hoặc máy tính của bạn khởi động lại bất ngờ (chẳng hạn như khi Windows cập nhật hệ thống qua đêm), bạn sẽ được cung cấp phiên bản tự động khôi phục tài liệu mở vào lần tiếp theo bạn bắt đầu Word. Tất nhiên, tất cả các phiên bản này thêm vào kích thước tệp của bạn, vì vậy nếu bạn tắt Tự động Phục hồi, tệp của bạn sẽ nhỏ hơn.
Đi tới Tệp> Tùy chọn> Lưu và tắt tùy chọn "Lưu thông tin Tự động Phục hồi mỗi [x phút]".
Chỉ cần được cảnh báo rằng bạn sẽ không còn có phiên bản Tự động Phục hồi để nếu Word bị lỗi hoặc đóng đột ngột, bạn sẽ mất tất cả công việc của mình kể từ lần cuối cùng bạn lưu nó.
Sao chép mọi thứ vào một tài liệu hoàn toàn mới
Khi bạn làm việc trên một tài liệu, Word sẽ lưu nhiều thứ khác nhau trong nền để giúp bạn. Chúng tôi đã chỉ ra cách tắt những điều này nếu có thể và cách xóa dữ liệu mà Word thu thập, nhưng vẫn có thể có những thứ trong tài liệu của bạn mà bạn không cần. Nếu bạn thấy mình phải chịu loại creep kích thước tài liệu này, bạn có thể tạo một tài liệu mới và sau đó sao chép mọi thứ sang nó.
Bắt đầu bằng cách tạo một tài liệu trống mới. Chọn tất cả nội dung trong tài liệu hiện tại của bạn bằng cách nhấn Ctrl + A. Trong tài liệu mới, nhấn Ctrl + V để dán mọi thứ. Thao tác này sẽ sao chép tất cả văn bản, phần, định dạng, tùy chọn bố cục trang, đánh số trang - mọi thứ bạn cần.
Tài liệu mới của bạn sẽ không có bất kỳ thao tác lưu nền nào trước đó, thông tin Tự động Phục hồi hoặc các phiên bản trước và điều này sẽ giảm kích thước tệp.
Hãy ghi nhớ điều này sẽ sao chép qua bất kỳ dữ liệu chỉnh sửa nào trong hình ảnh của bạn, vì vậy bạn có thể muốn xóa dữ liệu đó khỏi tài liệu gốc trước khi sao chép mọi thứ sang tài liệu mới của mình. Nếu không, thì không có vấn đề gì. Bạn vẫn có thể xóa nó khỏi tài liệu mới của mình.
Chúng tôi không thể cho bạn biết số tiền này sẽ tiết kiệm được, vì nó có thể là bất kỳ thứ gì từ vài kilobyte đến nhiều megabyte, nhưng nó luôn có giá trị nếu bạn muốn loại bỏ càng nhiều chất béo càng tốt khỏi tài liệu của bạn.
Là một phần thưởng, chúng tôi cũng đã thấy bản sao / dán này vào một thủ thuật tài liệu mới giải quyết các lỗi lạ trong các tài liệu Word khó theo dõi nếu không.
Mẹo mà Có thể Giúp giảm kích thước của tài liệu
Một số mẹo có vẻ như họ sẽ giúp đỡ, nhưng chúng tôi không thể có được kết quả tích cực với họ. Chúng tôi không nói rằng họ sẽ không giúp giảm kích thước tệp của bạn, nhưng có vẻ như bạn sẽ cần một bộ trường hợp cụ thể để nhận được bất kỳ lợi ích nào từ họ. Chúng tôi khuyên bạn nên thử các mẹo từ phần trước trước tiên và sau đó cung cấp các mẹo này nếu bạn cần.
Tắt tính năng lưu nền
Tài liệu phức tạp hơn và thời gian lâu hơn kể từ khi bạn lưu tài liệu, bạn càng mất nhiều thời gian hơn để lưu khi bạn nhấp vào nút "Lưu". Để giúp giải quyết vấn đề này, Word có cài đặt tại Tệp> Tùy chọn> Nâng cao có tên “Cho phép lưu nền”.
Ban giám khảo đang tìm hiểu xem điều này có tạo ra sự khác biệt về kích thước tệp hay không. Việc để tài liệu mở với cài đặt này không tạo ra bất kỳ sự khác biệt nào về kích thước của tài liệu thử nghiệm của chúng tôi (trong khi vẫn bật Tự động Phục hồi đã làm tăng kích thước tệp). Thực hiện sửa đổi trong khoảng thời gian khoảng 30 phút cũng không làm cho kích thước tài liệu thay đổi đáng kể, bất kể việc "Cho phép lưu nền" được bật hay tắt. Không có nó đã tắt thay đổi nhanh như thế nào tài liệu được lưu.
Tóm lại: điều này là tùy thuộc vào bạn. Nếu tắt tính năng này không làm giảm kích thước tệp của bạn thì hãy để nguyên, bởi vì mọi thứ Word làm để tự động lưu tài liệu của bạn là một điều tốt.
Chuyển đổi sang RTF và sau đó chuyển đổi trở lại DOCX
RTF là viết tắt của Rich Text Format, và nó là một tiêu chuẩn mở cho các tài liệu cung cấp định dạng nhiều hơn một chút so với văn bản thuần túy, nhưng không phải tất cả các chuông và còi của DOCX. Ý tưởng chuyển đổi DOCX thành RTF là nó loại bỏ tất cả định dạng bổ sung và bất kỳ dữ liệu ẩn nào để khi bạn lưu RTF của mình trở lại dưới dạng tệp DOCX, kích thước tệp sẽ nhỏ hơn.
Chuyển đổi trang 20 của chúng tôi, tài liệu kiểm tra 721 KB sang RTF đã chuyển kích thước tệp thành 19,5 MB (do đó, không sử dụng RTF nếu bạn muốn có một tệp nhỏ). Chuyển đổi nó trở lại DOCX dẫn đến một tập tin là 714 KB. Đó là tiết kiệm 7 KB - nhỏ hơn 1% -và vì RTF không thể xử lý một số định dạng bảng đơn giản mà chúng tôi đã sử dụng, chúng tôi phải định dạng lại …. đã mang kích thước lên tới 721 KB.
Điều này dường như không có nhiều lợi ích cho tài liệu của bạn, đặc biệt khi DOCX hiện đại có rất nhiều khả năng định dạng mà RTF không thể xử lý.
Chuyển đổi sang HTML và sau đó chuyển đổi trở lại DOCX
Đây là ý tưởng tương tự như chuyển đổi sang RTF, ngoại trừ HTML là định dạng web. Thử nghiệm chuyển đổi của chúng tôi cho thấy kết quả gần như giống hệt nhau khi sử dụng RTF.
Chúng tôi đã thử điều này trên tệp DOCX 721 KB của chúng tôi và nó đã chuyển đổi nó thành tệp HTML 383 KB.Chuyển đổi nó trở lại DOCX dẫn đến một tập tin 714 KB. Đó là 1% tiết kiệm, nhưng nó đã gây rối với định dạng, đặc biệt là các tiêu đề, và chúng sẽ phải được làm lại.
Giải nén tài liệu và nén
Tài liệu DOCX là một tệp nén, giống như tệp lưu trữ bạn tạo với 7-Xip hoặc WinRar. Điều này có nghĩa là bạn có thể mở nó bằng một trong những công cụ đó và xem tất cả các nội dung. Một mẹo bạn có thể thấy là trích xuất tất cả các tệp từ DOCX của bạn, thêm chúng vào một tệp nén, sau đó đổi tên tệp lưu trữ đó thành một phần mở rộng tệp DOCX. Xin chào, bạn đã có tài liệu Word đã được nén! Về lý thuyết, điều này nghe có vẻ hợp lý nhưng sử dụng cả 7-Zip và WinRar và các định dạng lưu trữ khác nhau mà chúng tôi thấy rằng mỗi khi chúng tôi cố gắng mở tệp.docx mà chúng tôi đã tạo, Word cho chúng tôi biết rằng tệp đã bị hỏng.
Có thể có một số thành tích trong ý tưởng này - tập tin 721 KB của chúng tôi đã kết thúc chỉ với 72 KB - nhưng chúng tôi sẽ không khuyên bạn nên trừ khi bạn muốn dành nhiều thời gian để thử nó và thử nó hoạt động. Ngoài ra, việc tiết kiệm có thể chỉ đơn thuần là do quá trình nén đã xóa / nén nội dung nào đó ngăn Word mở tài liệu, nhưng chúng tôi không thể chắc chắn.
Mẹo thường được đề xuất có khả năng sẽ không tạo ra bất kỳ sự khác biệt nào
Có một vài đề xuất nổi trên internet âm thanh hợp lý nhưng sẽ không có nhiều tác dụng. Điều đó không có nghĩa là bạn không nên thử chúng, chỉ là bạn không nên trông đợi nhiều tác động đến kích thước tài liệu của bạn.
Xóa các phiên bản trước của tài liệu
Word giữ các phiên bản trước của tài liệu của bạn khi bạn làm việc trên đó. Đây là chức năng AutoSave và một số người đề xuất xóa các chức năng này bằng cách chuyển đến Tệp> Thông tin> Quản lý tài liệu và xóa mọi phiên bản cũ.
Tuy nhiên, không có điểm nào làm điều này vì các phiên bản cũ này được lưu trữ trong hệ thống tệp Windows, không phải trong tài liệu Word của bạn. Xóa chúng sẽ không làm cho tài liệu của bạn nhỏ hơn. Nếu bạn muốn xóa mọi thông tin phiên bản trước đó từ bên trong tài liệu, hãy sao chép nội dung sang tài liệu hoàn toàn mới hoặc thực hiện Tệp> Lưu dưới dạng để lưu vào tài liệu mới, như chúng tôi đã đề xuất trước đây.
Chỉ dán văn bản, không phải định dạng
Khi bạn muốn sao chép và dán từ một tài liệu vào tài liệu hiện tại của mình, bạn có thể sử dụng các tùy chọn dán khác nhau.
Chúng tôi đã thử với tài liệu 20 trang có định dạng khác nhau được áp dụng cho văn bản trên mỗi trang và sự khác biệt về kích thước trung bình chỉ dưới 2 KB trên mỗi trang. Điều này có thể là quan trọng nếu bạn có tài liệu trên 250 trang, tổng dung lượng lên tới khoảng 0,5 MB, nhưng bạn có thực sự có tài liệu Word dài 250 trang không có định dạng không? Có thể không, bởi vì nó hầu như không thể đọc được, vì vậy bạn sẽ mất tiền tiết kiệm khi thêm lại định dạng.
Bất kỳ lợi ích nào của phương pháp này có thể nằm ở đầu chúng tôi đã đưa ra ở trên - sao chép và dán toàn bộ tài liệu vào tài liệu mới để xóa các phiên bản trước đó, các thay đổi chỉnh sửa cũ, v.v.
Thay đổi kích thước của trang
Word cung cấp cho bạn tùy chọn để thay đổi kích thước trang bằng cách chuyển đến Bố cục> Kích thước và thay đổi từ kích thước "Thư" mặc định. Có các mẹo nổi về điều đó nói rằng nếu bạn chọn kích thước nhỏ hơn, nhưng kích thước tương tự như "A4" khác sẽ không nhận thấy và bạn sẽ tiết kiệm được một chút.
Chúng tôi đã thử với một tài liệu 20 trang sử dụng kích thước "Letter" là 721 KB. Chúng tôi đã thay đổi kích thước thành “A4”, “A5” (chỉ bằng một nửa kích thước “A4”) và “B5” và tài liệu của chúng tôi vẫn giữ nguyên 721 KB mỗi lần. Nói cách khác, nó không có sự khác biệt về kích thước tệp.
Ngừng nhúng dữ liệu ngôn ngữ
Có một cài đặt trong Tệp> Tùy chọn> Nâng cao có tên “Nhúng dữ liệu ngôn ngữ” và bạn sẽ thấy các mẹo ở những nơi khác nhau yêu cầu bạn tắt tính năng này. Trên bề mặt, điều này nghe có vẻ hợp lý - sẽ không thêm dữ liệu ngôn ngữ làm tăng kích thước của một tài liệu?
Tóm lại, câu trả lời là không nếu bạn đang sử dụng tệp.docx hiện đại. Word xử lý dữ liệu ngôn ngữ đằng sau hậu trường và không chiếm bất kỳ phòng nào trong tài liệu.
Tắt tùy chọn này có thể tạo sự khác biệt nhỏ cho các tệp.doc cũ hơn, nhưng ngay cả khi chỉ khi bạn đã sử dụng công cụ viết tay và Word có một số "thông tin chỉnh sửa nhận dạng chữ viết tay" để lưu trữ. Nếu không, nó không tạo ra sự khác biệt nào cả.
Đó là danh sách khá toàn diện về cách bạn có thể cắt các tệp Word của bạn xuống còn kích thước, nhưng chúng tôi luôn tìm kiếm các phương pháp mới để thử (hoặc gỡ lỗi). Cháy trong các ý kiến nếu bạn biết một kỹ thuật mà chúng tôi đã bỏ lỡ, và chúng tôi sẽ kiểm tra nó ra!
