Tính năng AutoText đã là một phần của Office trong một thời gian dài, nhưng bây giờ là một phần của Quick Parts, được thêm vào Office 2007. Ngoài các mục AutoText, tính năng Quick Parts cho phép bạn chèn các thuộc tính tài liệu (chẳng hạn như tiêu đề và tác giả ) và các trường (chẳng hạn như ngày và số trang). Các phần nhanh và các mục nhập AutoText cũng được gọi là “Khối xây dựng” và Word đi kèm với nhiều khối xây dựng được xác định trước. Bạn cũng có thể thêm bao nhiêu khối tùy chỉnh nếu muốn.
LƯU Ý: Trước đây chúng tôi đã viết về cách tham chiếu văn bản từ các tài liệu khác trong Word để bạn có thể chèn nội dung có thể tái sử dụng vào các tài liệu khác sẽ tự động cập nhật. Bí quyết được thảo luận trong bài viết đó tương tự như việc sử dụng một mục nhập AutoText. Tuy nhiên, khi nội dung được chèn bằng cách sử dụng mục nhập AutoText, nội dung đó sẽ KHÔNG được tự động cập nhật khi bạn thay đổi mục nhập AutoText.
Có phần mềm khác ngoài kia, như PhraseExpress miễn phí cho Windows, thực hiện một nhiệm vụ tương tự trên toàn hệ thống. Điều đó tuyệt vời vì nó hoạt động trong mọi ứng dụng, không chỉ Word, nhưng AutoText có một số ưu điểm riêng của nó - cụ thể là nó có nhiều tùy chọn định dạng hơn (đặc biệt là Word) hơn PhraseExpress, và nó có sẵn ở bất kỳ đâu Word. Vì vậy, nếu bạn không được phép cài đặt các chương trình của bên thứ ba trên máy tính công việc của mình, ví dụ: bạn vẫn có thể sử dụng AutoText.
Bạn chỉ có thể lưu trữ các mục nhập AutoText trong các mẫu, chứ không phải trong các tài liệu. Theo mặc định, các mục nhập AutoText mới được lưu trữ trong mẫu Normal.dotm. Điều này giới hạn sự sẵn có của các mục nhập AutoText của bạn chỉ cho máy của bạn, trừ khi bạn chia sẻ mẫu Normal.dotm với các máy khác. Bạn có thể thêm các mục nhập AutoText vào các mẫu tùy chỉnh, nhưng có những hạn chế với điều này mà chúng ta sẽ thảo luận sau trong bài viết này.
Làm thế nào để tạo một mục nhập AutoText mới
Để bắt đầu, hãy tạo tài liệu Word mới và nhập nội dung (văn bản, hình ảnh, bảng, v.v.) mà bạn muốn thêm làm mục nhập AutoText. Sau đó, đánh dấu nội dung và nhấp vào tab "Chèn".
Nếu bạn muốn văn bản nhập AutoText của bạn được lưu trữ với định dạng đoạn văn cho tất cả các đoạn trong mục, bao gồm đoạn cuối, hãy đảm bảo rằng dấu đoạn ở cuối đoạn cuối được bao gồm trong lựa chọn của bạn. Dấu đoạn lưu trữ định dạng cho đoạn văn. Khi bạn không chọn dấu đoạn ở cuối đoạn văn, đoạn văn đó sẽ đưa vào kiểu đoạn văn bản xung quanh khi bạn chèn nó. Nếu bạn không thấy dấu đoạn ở cuối mỗi đoạn, bạn có thể chọn hiển thị chúng trong các tùy chọn. Mọi định dạng ký tự bạn đã áp dụng cho nội dung AutoText của bạn sẽ tự động được lưu trữ trong mục nhập AutoText.
LƯU Ý: Bạn có thể nhận thấy tùy chọn "Lưu lựa chọn vào bộ sưu tập phần nhanh" có sẵn trực tiếp trên menu "Các bộ phận nhanh". Tùy chọn này thêm văn bản đã chọn làm mục nhập "Phần nhanh", chứ không phải mục nhập "AutoText". Các mục “Quick Parts” và “AutoText” đều là các khối xây dựng. Bạn có thể thêm mục nhập theo cách đó, nhưng chúng ta sẽ thảo luận thêm mục đó dưới dạng mục nhập AutoText.
Chúng tôi khuyên bạn nên đặt tên cho các mục nhập AutoText của mình đủ khác để bạn chỉ phải nhập một vài ký tự của tên để chèn từng mục nhập vào một tài liệu. Nếu nhiều mục nhập AutoText có tên rất giống nhau, bạn sẽ phải nhập đủ tên để Word biết bạn muốn chèn mục nhập nào.
Danh sách thả xuống "Tùy chọn" cho phép bạn chỉ định cách chèn mục nhập vào tài liệu. Nếu bạn chèn một đoạn văn bản nhỏ, chẳng hạn như tên công ty, hãy chọn “Chỉ chèn nội dung” sẽ chèn nội dung của nội dung nhập vào con trỏ. Bạn cũng có thể chèn nội dung dưới dạng đoạn riêng của nó hoặc trên trang riêng của nó (hoàn hảo để tạo trang bìa chuẩn).
Chấp nhận cài đặt mặc định cho danh sách thả xuống “Lưu vào”. Thao tác này sẽ lưu mục nhập AutoText trong mẫu Bình thường của bạn.
Khi bạn đã thiết lập mục nhập AutoText mới, hãy nhấp vào “OK”.
Khi bạn đóng tài liệu Word cuối cùng bạn đã mở, hộp thoại sau đây có thể hiển thị hỏi bạn có muốn lưu các thay đổi được thực hiện cho mẫu Normal.dotm không, nếu bạn đã bật tùy chọn được nhắc lưu mẫu Bình thường. Để lưu mục nhập AutoText của bạn trong mẫu "Normal.dotm", hãy nhấp vào "Lưu".
Làm thế nào để chèn một mục nhập văn bản vào một tài liệu
Bây giờ chúng ta đã tạo một mục nhập AutoText mới, hãy chèn nó vào một tài liệu. Tạo một tài liệu Word mới hoặc mở một tài liệu hiện có. Nhấp lại vào tab “Chèn” và di chuột qua “Văn bản tự động” trên menu thả xuống. Bạn sẽ nhận thấy rằng mục nhập AutoText bạn đã thêm có sẵn trực tiếp trên menu con "AutoText". Chọn nó để chèn nội dung vào mục nhập đó.
Để làm cho các mục nhập AutoText nhanh hơn và dễ dàng hơn, bạn có thể thêm nút "AutoText" vào Thanh công cụ truy cập nhanh.
Cách bật “Hiển thị đề xuất tự động hoàn tất”
Nếu bạn không thấy đề xuất Tự động điền khi bạn nhập tên mục nhập AutoText của mình, bạn có thể phải bật tùy chọn "Hiển thị đề xuất tự động hoàn tất".
Để bật “Hiển thị đề xuất tự động hoàn tất”, mở tài liệu Word hiện có hoặc tạo tài liệu Word mới và nhấp vào tab “Tệp”.
Cách chỉnh sửa nội dung của mục nhập văn bản hiện có
Giả sử bạn chuyển đến một ngôi nhà mới và bạn cần thay đổi địa chỉ của mình trong mục nhập AutoText. Thật dễ dàng để làm. Đơn giản chỉ cần gõ các mục như bạn muốn nó trong một tài liệu Word mới, chọn nó, và sau đó truy cập vào menu con "AutoText" như chúng ta đã thảo luận trước đó. Chọn tùy chọn "Lưu lựa chọn vào thư viện AutoText" trên menu phụ bên dưới bất kỳ mục nhập AutoText hiện có nào.
LƯU Ý: Hãy nhớ rằng, thay đổi mục nhập AutoText KHÔNG thay đổi nội dung của mục nhập đó trong bất kỳ tài liệu hiện có nào mà bạn đã chèn nó. Nội dung sửa đổi của mục nhập AutoText chỉ được sử dụng khi chèn mục nhập bất kỳ lúc nào sau khi thay đổi.
Làm thế nào để chỉnh sửa các thuộc tính của một mục nhập hiện có AutoText
Ngoài việc chỉnh sửa nội dung của mục nhập AutoText, bạn cũng có thể thay đổi thuộc tính của mục nhập, chẳng hạn như mẫu được lưu trữ, danh mục, v.v.
Để thực hiện việc này, hãy tạo tài liệu Word mới hoặc mở tài liệu hiện có. Nhấp vào tab "Chèn" và sau đó nhấp vào nút "Khám phá các phần nhanh" trong phần "Văn bản". Chọn "Building Blocks Organizer" trên menu thả xuống.
Sau khi chọn mục nhập "Địa chỉ", nhấp vào "Chỉnh sửa thuộc tính" bên dưới danh sách "Khối xây dựng".
Một hộp thoại xác nhận sẽ hiển thị lại, xác nhận rằng bạn muốn thay thế mục nhập AutoText bằng mục nhập đã sửa đổi. Nhấp vào "Có".
Làm thế nào để xóa một mục nhập AutoText
Nếu bạn phát hiện ra rằng bạn không cần mục nhập AutoText nữa, bạn có thể xóa nó khỏi bộ sưu tập khối xây dựng. Để xóa một mục nhập AutoText, mở hộp thoại "Building Blocks Organizer", như được mô tả trong phần trước. Chọn mục nhập AutoText bạn muốn xóa và nhấp vào "Xóa" bên dưới danh sách "Khối xây dựng".
Các phiên bản Word cũ hơn (2003 và trước đó) cho phép bạn sao chép các mục nhập AutoText từ mẫu này sang mẫu khác. Tuy nhiên, kể từ Word 2007, chức năng đó đã bị xóa.
