Khi gửi email, không nhấp vào nút Gửi cho đến khi bạn hoàn toàn chắc chắn rằng bạn muốn gửi email. Cho dù đó là thư bạn muốn bạn không gửi hay chỉ là một lỗi đánh máy đáng xấu hổ, bạn thường không thể lấy lại nó.
Email đã gửi nằm ngoài tầm kiểm soát của bạn
Email không giống như nhận xét trên trang web mà bạn có thể xóa hoặc chỉnh sửa sau khi thực tế vì nó được lưu trữ ở một nơi duy nhất cho phép chỉnh sửa - trên trang web đó. Khi bạn gửi email, ứng dụng email của bạn sẽ gửi một bản sao của email đến tất cả những người bạn gửi email. Máy chủ email của họ nhận được và hiển thị nó trong ứng dụng email của họ.
Không có cách nào để quay lại và hoàn tác một email đã được gửi đi. Bản sao nằm trên máy chủ thư của người khác, hoàn toàn nằm ngoài tầm kiểm soát của bạn.
Microsoft Outlook có chứa một tính năng "Nhớ lại" cho phép bạn nhớ lại các email trong một số trường hợp nhất định. Các ứng dụng email khác - bao gồm cả Gmail có tính năng phòng thí nghiệm “Hoàn tác gửi” - cũng cho phép bạn “hoàn tác” một email bạn đã gửi, nhưng tính năng này chỉ đơn giản là gọn nhẹ.
Cách tính năng gọi lại của Outlook hoạt động
Microsoft Outlook chỉ cho phép bạn gọi lại hoặc rút lại thư trong các trường hợp hạn chế. Bạn phải sử dụng hệ thống email Microsoft Exchange và bạn phải ở trên cùng một máy chủ Exchange với tư cách người nhận. Tính năng này có thể hoạt động khi bạn gửi email cho đồng nghiệp của mình nhưng bạn không thể sử dụng tính năng này khi gửi email cho ai đó bằng tài khoản email gia đình hoặc gửi email đến địa chỉ bên ngoài tổ chức của bạn.
Tính năng gọi lại của Outlook hoạt động bằng cách gửi thư đến hộp thư đến của người khác. Thông báo yêu cầu ứng dụng email khách của họ vui lòng xóa email bạn vừa gửi. Theo mặc định, Outlook sẽ xóa thông báo email nếu họ chưa đọc. Tuy nhiên, người dùng có thể vô hiệu hóa tính năng này để Outlook sẽ bỏ qua các yêu cầu này. Tính năng Recall chỉ là một cách để yêu cầu độc đáo nếu ứng dụng email của họ sẽ giúp bạn xóa một email mà bạn đã gửi.
Mặc dù tính năng này có thể hữu ích để xóa thư có lỗi chính tả hoặc các lỗi khác và gửi cùng bản sao cập nhật, giảm sự lộn xộn trong hộp thư đến của đồng nghiệp, bạn không thể dựa vào đó để rút lại email mà bạn muốn bạn không bao giờ gửi.
Thời gian trễ có thể cung cấp cho bạn nút “Hoàn tác”
Một số ứng dụng thư có thể cung cấp cho bạn khả năng nhấn “hoàn tác” sau khi gửi email - có lẽ bạn vừa mới nhận thấy lỗi đánh máy hoặc một lỗi đáng xấu hổ khác hoặc có thể bạn đã gửi email trong giây phút đam mê và giờ đây bạn đang hối hận về ngôn ngữ bạn đã chọn.
Điều này hoạt động không phải bằng cách thực sự rút lại email đã gửi, nhưng bằng cách thêm thời gian trễ trước khi ứng dụng email của bạn thực sự gửi thư.
Ví dụ: nếu bạn là người dùng Gmail, bạn có thể mở cài đặt của Gmail, nhấp vào Labs và bật tính năng phòng thí nghiệm “Hoàn tác gửi”. Nó sẽ cung cấp cho bạn một vài giây sau khi bạn gửi email, cho phép bạn nhấp vào Hoàn tác để ngừng gửi email. Gmail chỉ chờ thêm vài giây sau khi bạn nhấp vào nút Gửi, cho bạn một chút thời gian để thay đổi ý định.
Outlook và Gmail có thể có các tính năng giúp bạn yên tâm hơn, nhưng đừng bị lừa dối. Chúng không hoạt động hoàn hảo - ngay cả trong trường hợp của Gmail, nếu bạn trễ một giây, email đó sẽ biến mất và bạn không thể lấy lại được. Khi gửi email, hãy tạm dừng trước khi nhấp vào nút Gửi và đảm bảo bạn đã sẵn sàng cho email đó để đăng xuất.
