Ảnh của H là dành cho Trang chủ
Email có thể làm cho giao tiếp dễ dàng hơn, nhưng nó cũng có thể tiêu hao thời gian của bạn. Tìm hiểu cách xử lý email đến và viết email gửi đi để tiết kiệm thời gian.
Theo một cuộc khảo sát từ năm 2005, các cuộc phỏng vấn của nhân viên tiết lộ rằng thời gian lãng phí trên email đã gây ra một doanh nghiệp với 10.000 nhân viên mất khoảng 152 triệu đô la tiền lương mỗi năm.
Email rõ ràng có những nhược điểm của nó. Email không rõ ràng phân tâm nhân viên khỏi các tác vụ quan trọng liên quan đến công việc, các kênh liên lạc trên đám mây và thường tạo thêm công việc. Tránh những cạm bẫy của email bằng cách làm theo các đề xuất dưới đây.
Cách Email đến có thể lãng phí thời gian của bạn
Ảnh của Dvortygirl
Có nhiều loại email có thể lãng phí thời gian của bạn. Những người đó:
- Có thể được cắt giảm từ nhiều thông điệp và cô đặc thành một
- Không liên hệ trực tiếp với bạn
- Làm liên quan đến bạn nhưng không theo cách trực tiếp, khiến bạn không chắc chắn về cách thức hoặc nếu bạn nên phản hồi (và ăn hết thời gian)
- Đừng chỉ đạo bạn thực hiện một số hành động (không hiệu quả)
- Phân tâm và / hoặc khuyến khích bạn lãng phí thời gian trên web
- Không phù hợp với email và có ý nghĩa hơn thông qua kênh giao tiếp năng động, chẳng hạn như cuộc họp kinh doanh hoặc một số định dạng phù hợp hơn cho nội dung (như tài liệu độc lập giàu thông tin)
Cách xử lý email đến hiệu quả
Để đọc và xử lý email hiệu quả, bạn cần phải tập trung vào hai điều - tìm ra thông điệp của email (hoặc thiếu) và quyết định hành động cần thực hiện để phản hồi.
Bước 1: Tìm ra thông báo (hoặc thiếu)
Bất cứ khi nào bạn đọc một email mới, hãy dành ít thời gian nhất có thể để tìm ra:
- Cho dù người nói có đang trực tiếp hay gián tiếp cho bạn không
- Cho dù người nói đã nói với bạn điều họ mong đợi của bạn
- Cho dù điều đó được thực hiện một cách rõ ràng
- Cho dù thông điệp tổng thể có liên quan đến bạn hay không
- Cho dù thông điệp tổng thể có vẻ phù hợp hay không, với bối cảnh mối quan hệ của bạn với người gửi (hoặc thiếu, nếu họ đang cố bắt đầu một mối quan hệ kinh doanh chẳng hạn)
Điều này sẽ giúp bạn xác định thông điệp của email là gì và cách bạn muốn trả lời. Đó là, nếu bạn có ý định trả lời ngay từ đầu.
Điều đặc biệt quan trọng cần lưu ý là người nói đang thực hiện một hoặc nhiều điều có thể khiến bạn lãng phí thời gian quý báu, chẳng hạn như:
- Không rõ ràng về những gì họ đang cố gắng nói
- Sử dụng ngôn ngữ một cách khó hiểu hoặc euphemistic để tránh nói theo các điều kiện cụ thể (ví dụ: “Tôi nghĩ chúng ta cần phải có trái tim đến một điểm nào đó.” “Bạn có thể gọi cho tôi trong tuần này để nói chuyện điện thoại về điều gì đó quan trọng không?”)
- Rambling hoặc off off topic
- Bao gồm thông tin không phải là doanh nghiệp của bạn, không phù hợp, xúc phạm hoặc không mạch lạc
- Cc hoặc bcc cho bạn về các thư không liên quan đến bạn
- Lặp lại cùng một thông báo qua nhiều email khác nhau hoặc lặp lại những gì đã được đề cập trong các liên lạc trước đó ngoài email
- Viết về điều gì đó mà bạn đã thảo luận và giải quyết - theo cách quên hoặc bất cẩn
Trong các loại tình huống này, đặc biệt thận trọng khi trả lời một cách hiệu quả để giảm thiểu lượng thời gian bạn dành cho giao tiếp. Bởi vì thật dễ dàng để cho các tình huống email mơ hồ ở trên cạn kiệt thời gian của bạn.
Bước 2: Quyết định hành động cần thực hiện
Sau khi bạn biết thông điệp là gì, hãy tìm ra cách trả lời hiệu quả nhất. Dưới đây là một số câu trả lời điển hình:
- Chuyển cuộc hội thoại sang phương tiện giao tiếp tốt hơn như gọi điện thoại và hội nghị
- Trả lời câu hỏi định kỳ được nhiều người yêu cầu - không phải qua email - nhưng thông qua một phương tiện giàu thông tin hơn có thể được chia sẻ, chẳng hạn như Google Tài liệu
- Không trả lời các tin nhắn không làm rõ những gì người nói mong đợi từ bạn (ngay cả khi nó cảm thấy một chút bất lịch sự)
- Giải quyết các thông điệp không rõ ràng với các câu hỏi cụ thể trực tiếp và ngắn gọn, chẳng hạn như "Khi nào bạn muốn hoàn thành báo cáo?" Hoặc "Bạn muốn tôi đóng góp cho dự án này như thế nào?"
- Nhấc điện thoại lên và gọi cho người đó bất cứ lúc nào bộ phim truyền hình hoặc sự cố truyền thông bắt đầu xảy ra - rút ra thông qua email sẽ chỉ mất nhiều thời gian hơn và có thể tăng cường xung đột
Bước 3: Quay lại công việc
Quan trọng nhất, sau khi bạn trả lời một email (có thể bao gồm không trả lời và thay vì xóa thư), bạn cần phải quay lại công việc. Chuyển sang email tiếp theo đang chờ trong hộp thư đến của bạn hoặc chuyển các bánh răng và quay lại thực sự công việc thay vì trả lời các yêu cầu của người khác.
Cách gửi email có thể lãng phí thời gian của bạn
Ảnh của Adikos
Ngoài ra, có nhiều loại thông báo email bạn gửi có thể lãng phí thời gian của bạn. Những người đó:
- Được xáo trộn một cách không cần thiết thành nhiều thông điệp, mỗi thông điệp cần có thời gian và được thiết kế để thay đổi, thay vì một thông điệp toàn diện
- Không liên quan trực tiếp đến người nhận, đó là một sự lãng phí nỗ lực từ phía bạn
- Không đủ rõ ràng và đưa ra các cuộc trò chuyện và / hoặc hiểu lầm email dài hoặc không có hành động hiệu quả nào (có nghĩa là bạn sẽ phải dành thời gian để bắt đầu lại cuộc trò chuyện sau)
- Không chỉ đạo người nhận thực hiện một số hành động, điều đó không hiệu quả
- Phân tâm và khuyến khích người nhận lãng phí thời gian trên web - điều đó có nghĩa là nó khuyến khích bạn
- Không phù hợp với định dạng email, nhưng được truyền đạt tốt hơn thông qua cuộc trò chuyện trong thời gian thực hoặc thông qua tài liệu hướng dẫn hoặc thông tin phong phú như hướng dẫn, bài viết trên blog, trang Câu hỏi thường gặp, báo cáo công ty hoặc bản trình bày PowerPoint
Cách gửi Email hiệu quả
Để viết email không lãng phí thời gian của bạn trong thời gian dài (chưa kể thời gian của người nhận), bạn cần tập trung vào năm điều: truyền đạt thông điệp rõ ràng, yêu cầu người nhận thực hiện các bước có thể hành động, sử dụng cấu trúc tốt, chỉnh sửa trước khi bạn nhấn gửi và theo dõi hiệu quả.
Bước 1: Xóa thông điệp của bạn
Trước khi bạn thậm chí soạn thảo một email, bạn cần phải nhận được tinh thể rõ ràng về tin nhắn. Mục đích:
- Những gì bạn muốn giao tiếp
- Tại sao bạn muốn truyền đạt nó
- Hành động bạn muốn người nhận thực hiện
- Cách tốt nhất bạn có thể thuyết phục họ thực hiện hành động như vậy
Dưới đây là một số lý do phổ biến để gửi email:
- Để nhắc nhở ai đó về thời hạn
- Để cung cấp cho ai đó hướng dẫn bằng văn bản về một nhiệm vụ
- Để hỏi một câu hỏi nhanh có thể được trả lời đầy đủ bằng cách viết
- Để trả lời một câu hỏi nhanh có thể được trả lời đầy đủ bằng cách viết
- Để truyền theo thông tin nhạy cảm với thời gian
- Để cung cấp các ngày có sẵn để lên lịch cuộc họp
- Theo dõi sau cuộc họp và thể hiện sự đánh giá cao
Trong tất cả các ví dụ này, ngoại trừ trường hợp cuối cùng, bạn muốn người nhận thực hiện một số hành động (ngay cả khi đó chỉ là trả lời bạn).
Đôi khi hành động dường như không phải là hành động. Có thể bạn muốn:
- Vượt qua một mẹo cho đồng nghiệp của bạn
- Cho bạn bè biết bạn đã hạ cánh an toàn tại điểm đến du lịch của bạn
- Cung cấp thông tin cập nhật ngắn gọn về cách bạn đang làm tại điểm đến mới và cách bạn có thể liên hệ với bạn trong vài tuần tới
Trong mỗi tình huống này, bạn không yêu cầu người nhận thực hiện một hành động nào đó. Tuy nhiên, nó được ngụ ý rằng họ không được dự kiến sẽ thực hiện bất kỳ hành động nào, miễn là bạn đóng email đúng cách, hoặc ít nhất là bằng cách ký tên của bạn. Họ hiểu rằng việc giao tiếp có thể dễ dàng kết thúc bằng email của bạn; mà họ không cần phải trả lời.
Bước 2: Yêu cầu người nhận của bạn thực hiện các bước hành động
Để viết email hiệu quả giúp bạn tiết kiệm thời gian, bạn cần phải làm cho chúng có thể hành động. Và bạn cần phải chắc chắn rằng người nhận của bạn là rõ ràng về những gì hành động được mong đợi của họ.
Nếu bạn không hướng đến điều này, nhưng đang cố gắng giải thích câu chuyện về cuộc sống của bạn hoặc giải thích lý do tại sao bạn lại chọn mẫu iPhone tiếp theo thay vì sử dụng phiên bản mới nhất, bạn có thể quên tiết kiệm thời gian. rất nhiều suy nghĩ và thời gian.
Tập trung vào những điều sau đây khi thực hiện email có thể hành động:
- Đặt thời hạn
- Phác thảo các kế hoạch dự phòng
- Cung cấp các tùy chọn tiềm năng cho khóa học hành động tiếp theo (ví dụ: thời gian bạn có mặt để gặp mặt trực tiếp, các địa điểm bạn có mặt để gặp)
- Đưa ra ý kiến khi được yêu cầu
- Thực hiện yêu cầu phù hợp để viết và thực sự thuận tiện hơn khi sử dụng một phương thức giao tiếp khác
- Cung cấp một bộ chỉ đường cho một tác vụ mà người nhận của bạn đã đồng ý thực hiện
Hãy chủ động và quyết đoán khi phác thảo các bước hành động. Tránh đặt câu hỏi mở trừ khi không có tùy chọn nào khác. Bởi vì các câu hỏi mở là ngược lại với nội dung có thể hành động.
Dưới đây là một số ví dụ:
- Thay vì yêu cầu người nhận của bạn cung cấp cho bạn lịch biểu của họ (và lãng phí một email trong quá trình này) - hãy bắt đầu bằng cách gửi cho họ thời gian họp có sẵn của bạn.
- Thay vì hỏi người nhận những gì họ nghĩ về một quyết định kinh doanh nhất định, hãy phác thảo quyết định tiềm năng và yêu cầu xây dựng phản hồi; theo cách đó, họ sẽ không phải tự mình nghĩ ra điều gì đó và thay vào đó sẽ có một cái gì đó để làm việc với
Bạn giữ email có thể hành động bằng cách cung cấp hướng dẫn rõ ràng cho người đọc và giữ nội dung có thể hành động thay vì mở.
Quan trọng nhất, bạn cần đảm bảo rằng bất kỳ hành động nào bạn mong đợi từ người đọc của bạn được truyền đạt rõ ràng. Đừng cho rằng họ biết rằng bạn muốn thiết lập một cuộc họp trong tuần này chỉ khi bạn cung cấp thời gian có sẵn của mình. Đừng cho rằng họ biết công việc của bạn là gì. Nói rõ ràng và vui lòng cho họ biết bạn muốn họ làm gì.
Bước 3: Tạo cấu trúc tốt
Bạn đã xác định rõ ràng thông điệp của mình và bạn đã làm cho nó có thể hành động, đã đến lúc tổ chức nó như một cách để truyền đạt sự rõ ràng và yêu cầu hành động của bạn.
Đoạn: Một nguyên tắc chung để tuân theo là giữ các đoạn văn dưới năm câu. Không chỉ khó tập trung vào các đoạn văn dài trong khi đọc trên web, mà các đoạn văn khó khăn cho người nhận mất tập trung và có lẽ bỏ lỡ những điểm quan trọng nhất. Điều này sau đó dẫn đến câu trả lời cẩu thả hoặc dư thừa, những đám mây truyền thông kênh.
Câu phù hợp: Sử dụng giọng nói hoạt động khi viết câu. Giữ câu ngắn gọn và cho điểm. Tránh đi trên tangents hoặc giải thích không cần thiết lý luận hoặc cảm xúc của bạn về mọi thứ. Thay vào đó, hãy bám sát sự thật và hành động bạn yêu cầu mà người nhận của bạn thực hiện.
Từ ngữ: Cố gắng không sử dụng các từ lớn hoặc tiếng lóng, trừ khi bạn biết khán giả sẽ hiểu chúng. Tránh đùa và tham chiếu văn hóa có thể bị hiểu lầm, bởi vì bất cứ điều gì có thể dễ dàng hiểu sai là một rào cản tiềm năng để giao tiếp hiệu quả.
Tránh thêm các từ và cụm từ đủ điều kiện. “Với tình hình hiện tại trong đó điều này đang xảy ra, tôi nghĩ rằng nó có thể là khôn ngoan để…” là một tuyên bố đủ điều kiện không chỉ lãng phí lời nói và thời gian, mà còn phân tán từ thông điệp thực sự.Thay vào đó, chỉ nêu rõ đề xuất của bạn mà không phải đủ điều kiện.
Một ví dụ khác: "Tôi đã tự hỏi nếu tôi có thể hỏi bạn …" Cắt cụm từ này ra và chỉ cần đặt câu hỏi. Nó cũng sẽ làm tăng sự tự tin của bạn, bởi vì bạn sẽ không tiềm thức tìm kiếm sự cho phép để giao tiếp một cách chủ động.
Chấm câu: Giữ dấu chấm câu đơn giản. Các từ và cụm từ đủ điều kiện chỉ hiệu quả khi được sử dụng để thiết lập lịch sự khi bắt đầu giao tiếp với người bạn muốn có mối quan hệ kinh doanh hoặc cá nhân. Trong những trường hợp như vậy, bạn không nhất thiết muốn trở thành người sắp tới, nhưng hãy sử dụng một số cụm từ lịch sự để thể hiện sự tôn trọng thời gian của họ.
Giảm thiểu sử dụng dấu phẩy - điều này tự nhiên giúp bạn giữ câu ngắn. Tránh đọc cảm hứng văn bản lười biếng, với việc sử dụng quá nhiều dấu chấm chấm và dấu phẩy liên tiếp. Thay vào đó, hãy chấm câu của bạn bằng tiếng Anh thích hợp và sử dụng các cơn co thắt khi có ý nghĩa, bởi vì chúng giúp luồng đọc tốt hơn.
Ngoài ra, hãy xem xét các danh sách chấm câu có dấu đầu dòng và sử dụng một hàng gạch ngang để chia nhỏ các phần chính (có thể bao gồm một hoặc nhiều đoạn).
Bước 4: Chỉnh sửa trước khi gửi
Trước khi bạn gửi email, hãy dành 1-2 phút để đọc to. Điều này sẽ giúp bạn gặp lỗi hoặc nhận thấy các phần khó xử mà bạn thường không nói trực tiếp. Bỏ đi những từ thêm và đơn giản hóa dấu chấm câu. Danh sách dấu đầu dòng và cắt giảm các đoạn văn của bạn.
Khi bạn có thể trả lời các câu hỏi sau với "có", thì bạn đã sẵn sàng để nhấn "gửi":
- Tin nhắn có rõ ràng không?
- Kỳ vọng có thể hành động và được tuyên bố rõ ràng không?
- Người nhận của tôi có thể nhận được tin nhắn của tôi thành công không? Thành công có nghĩa là họ biết phản ứng của họ là gì.
- Nếu các vai trò được đảo ngược, tôi có thể nhận được tin nhắn này thành công không?
Bước 5: Theo dõi hiệu quả
Ngoài ra, hãy chủ động theo dõi email của bạn. Nếu ai đó không phản hồi yêu cầu trực tiếp, đừng lãng phí thời gian để tự hỏi điều gì đã xảy ra. Thay vào đó, hãy gửi email theo dõi lịch sự nhưng trực tiếp để đăng ký với họ. Áp dụng các nguyên tắc được liệt kê ở trên. Và đừng lãng phí quá nhiều thời gian cố gắng để có được một phản ứng; nếu người nhận không liên lạc với bạn, hãy biết khi nào nên tiếp tục hoặc tiếp cận họ trực tiếp.
Sử dụng Email để tiết kiệm thời gian
Email có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian nếu bạn biết cách sử dụng nó một cách hiệu quả. Và điều này xảy ra cho cả việc gửi và nhận tin nhắn.
Email được sử dụng tốt nhất để cung cấp các thư có thể hành động được truyền đạt đầy đủ thông qua văn bản. Nếu bạn tận dụng lợi thế của các lợi ích của email và tránh được nhiều cạm bẫy lãng phí thời gian, nó sẽ phục vụ như một công cụ mạnh mẽ.
