Ảnh của ollily
Đừng lo lắng về việc không có thời gian để nhập tất cả các giao dịch tài chính của bạn vào một bảng tính hoặc chương trình phức tạp. Hệ thống phong bì để lưu giữ hồ sơ tài chính là bảo trì thấp, tiết kiệm chi phí và dễ thực hiện trong thời gian ngắn. Tất cả bạn cần là một số phong bì, một ban nhạc cao su, một cây bút, một người sắc nét, một highlighter, một hộp lưu trữ, một giờ vào cuối tháng, và tất cả các biên lai của tháng.
Hệ thống phong bì là một cách đơn giản và thú vị để lưu, sắp xếp và lưu trữ biên lai của bạn và giữ hồ sơ tài chính đáng tin cậy.
Bước 1: Lưu tất cả biên lai của bạn trong tháng
Trong suốt tháng, nhận biên lai cho mỗi lần mua hàng bạn thực hiện. Nếu nhân viên thu ngân không cung cấp cho bạn biên nhận của bạn, đừng quên hỏi. Khi thực hiện mua hàng trực tuyến, hãy đảm bảo in ngay biên lai. Nếu bạn có thể in chúng ra trên giấy mỏng và định dạng chúng sao cho chúng có hình dạng và kích thước tương tự với biên nhận thông thường.
Giữ biên lai của bạn trong ví của bạn cho đến khi họ bắt đầu tràn, sau đó đổ chúng vào một phong bì được chỉ định ở nhà. Đảm bảo gắn nhãn phong bì giống như "Biên nhận hiện tại" và giữ cho nó ở nơi an toàn dễ truy cập.
Bước 2: Sắp xếp biên lai của bạn vào cuối tháng
Trước khi bạn có thể lưu trữ hồ sơ của mình theo cách có trật tự, bạn cần phải tổ chức biên nhận. Và trước khi bạn có thể tổ chức chúng, bạn cần phải hoàn thành từng biên nhận riêng lẻ.
Đi qua từng điểm nổi bật:
- Cuộc hẹn
- Tổng số tiền đã chi (hoặc được hoàn lại)
- Loại giao dịch (ví dụ: tiền mặt, thẻ ghi nợ, séc, thẻ quà tặng)
Đảm bảo sử dụng bút đánh dấu màu sáng để mực in từ hóa đơn vẫn hiển thị. Một số hóa đơn có mực rất nhạt sẽ biến mất sau khi được đánh dấu. Trong trường hợp đó chỉ cần đánh dấu bên dưới thông tin theo đường thẳng để nó không chảy vào thông tin.
Sau khi làm nổi bật, hãy ghi lại trực tiếp ghi chú vào biên lai nếu cần:
- Lưu ý các khoản chi được khấu trừ thuế có thể liên quan đến kinh doanh hoặc từ thiện
- Lưu ý trở lại, tại sao chúng được thực hiện, số tiền được hoàn lại và tổng số ròng mới
- Gắn nhãn bất kỳ biên lai nào không rõ ràng nơi mua hàng đã được thực hiện, người mà nó đã được thực hiện hoặc tại sao nó được thực hiện
- Viết ra bất kỳ ghi chú linh tinh nào giúp bạn lưu giữ hồ sơ tốt hơn, có thể mang lại lợi nhuận trong tương lai, ngân sách trong tương lai và trở thành người tiêu dùng tốt hơn (ví dụ như cách sử dụng phiếu giảm giá nào đó đã giúp bạn tiết kiệm nửa chừng, khi bán hàng lớn xảy ra, v.v. )
Nếu bạn thấy rằng không có đủ dung lượng trên một biên nhận cụ thể để ghi các ghi chú này, hãy viết chúng trên một mảnh giấy nhỏ và ghim nó vào mặt sau của biên nhận tương ứng. Đảm bảo viết lời nhắc trên biên nhận để tham khảo thêm ghi chú trên trang tiếp theo.
Dưới đây là hình thức của biên nhận cuối cùng (lưu ý rằng biên nhận đó là chủ yếu đối với các biên nhận khác bên dưới nó):
Khi bạn đã hoàn thành ghi chú, hãy sắp xếp hàng loạt theo thứ tự thời gian và ghim nó. Ngoài ra, bạn có thể sử dụng một kẹp giấy. Nó không quan trọng nếu bạn sử dụng thứ tự thời gian đảo ngược thay vì (với các biên lai gần đây nhất trên đầu trang) nhưng bất cứ điều gì bạn chọn - giữ cho nó phù hợp. Nếu không, bạn sẽ gặp khó khăn trong việc xác định các biên nhận cá nhân sau này khi bạn phải chuyển đổi giữa hai hệ thống đặt hàng khác nhau.
Bước 3: Lưu trữ biên nhận của bạn bằng cách sử dụng phong bì và hộp
Sau khi bạn chuẩn bị lô hóa đơn hàng tháng, hãy đặt nó vào một phong bì. Bạn có thể phải gấp một số biên lai để các lô sẽ phù hợp. Hãy xem xét mã hóa màu một phong bì cho mùa hoặc tháng nếu điều đó giúp bạn luôn có tổ chức.
