Tham gia một cuộc họp cùng với những người tham dự phù hợp có thể gây phiền toái. Bạn phải tìm thời gian mọi người có mặt. Sau đó, bạn phải tìm một phòng miễn phí. Sau đó, hy vọng rằng những người tham dự không chuyển tiếp yêu cầu gặp mặt đến một người nào đó mà không cần phải tham dự, hoặc tệ hơn, chuyển tiếp cuộc họp đến một cấp dưới để tham dự. Chúng tôi không thể buộc mọi người được miễn phí và chúng tôi không thể phép bạn lên phòng họp, nhưng nếu bạn đang sử dụng Outlook, chúng tôi có thể cho bạn biết cách ngăn mọi người chuyển tiếp yêu cầu họp của bạn. Chúng ta hãy xem.
Cập nhật: Một trong những độc giả của chúng tôi đã lưu ý rằng kỹ thuật này chỉ có trên phiên bản Windows của Windows vàkhông phải phiên bản macOS. Cảm ơn bạn đã chỉ ra điều này, Floris!
Ngừng yêu cầu chuyển tiếp trong Outlook hoặc Outlook Web App
Việc dừng yêu cầu họp được chuyển tiếp cũng đơn giản như lật một cài đặt đơn lẻ trước khi bạn gửi yêu cầu.
Trong ứng dụng khách Outlook đầy đủ, với yêu cầu họp mở, chuyển sang tab "Cuộc họp". Nhấp vào nút "Tùy chọn phản hồi" và sau đó nhấp vào nút "Cho phép chuyển tiếp" trên menu thả xuống để tắt (tùy chọn này được bật theo mặc định).
Vậy điều gì sẽ xảy ra nếu ai đó cố gắng chuyển tiếp yêu cầu họp của tôi?
Có ba điều có thể xảy ra khi ai đó cố chuyển tiếp thư mà bạn đã tắt tùy chọn “Cho phép chuyển tiếp”:
- Nếu người tham dự của bạn đang sử dụng cùng một phiên bản Outlook như bạn (và nếu họ làm việc cho cùng một công ty thì rất có khả năng họ), họ sẽ không được cung cấp tùy chọn chuyển tiếp yêu cầu họp.
- Nếu họ đang sử dụng phiên bản Outlook cũ hơn, họ sẽ có thể chuyển tiếp yêu cầu họp, nhưng Microsoft Exchange sẽ chặn việc gửi và gửi người tham dự của bạn một thông báo "không gửi được".
- Nếu họ đang sử dụng hệ thống email không phải của Microsoft, như Gmail thì họ sẽ có thể chuyển tiếp yêu cầu họp mà không có bất kỳ hạn chế nào. Điều này là do các hệ thống của bên thứ ba không có nghĩa vụ tôn trọng cờ "không chuyển tiếp" của Microsoft. Trong tương lai, có thể họ sẽ bắt đầu tôn trọng nó (đây thường là tình huống “bạn làm xước lưng tôi và tôi sẽ làm xước bạn”, nơi mà một người như Google muốn Outlook tôn trọng một lá cờ cụ thể cho Gmail, vì vậy một thỏa thuận được thực hiện ), nhưng cũng hoàn toàn có thể là không có hệ thống nào ngoài Outlook sẽ bao giờ tôn trọng cờ.
Tuy nhiên, miễn là bạn đang thiết lập cuộc họp với những người trong tổ chức của bạn, điều này sẽ hoạt động tốt.
