Thay đổi khoảng cách dòng hoặc đoạn văn trong tài liệu không phải là điều bạn có thể cần phải làm rất thường xuyên. Nhưng vì bất kỳ ai phải chuyển sang một tờ giấy với khoảng cách gấp đôi bắt buộc đều biết, nó có thể là sự khác biệt giữa việc vượt qua và thất bại. Bên ngoài trường đại học, bạn vẫn có thể phải đối mặt với các hướng dẫn khoảng cách giữa các nhà tuyển dụng, khách hàng hoặc nhà xuất bản. Và ngay cả trong tài liệu của riêng bạn, khoảng cách bên phải có thể làm cho tài liệu của bạn dễ đọc hơn hoặc làm nổi bật các phần của tài liệu mà bạn muốn người đọc của mình tập trung vào. Nếu khoảng cách mặc định trong Word không hoàn toàn đánh dấu vị trí cho bạn, Word giúp bạn dễ dàng thay đổi.
Khoảng cách dòng và đoạn là gì?
Và kỳ lạ như nó có thể âm thanh lúc đầu, cả hai dòng và đoạn khoảng cách được áp dụng ở cấp độ đoạn. Khoảng cách dòng kiểm soát cách tất cả các dòng của một đoạn văn được đặt cách nhau nhau. Khoảng cách đoạn điều khiển số lượng khoảng trống đến trước và sau đoạn văn.
Trong Word, khoảng cách dòng thường được đo bằng bội số của bất kỳ kích thước phông chữ nào mà đoạn văn đang sử dụng. Ví dụ: giả sử bạn đang sử dụng phông chữ 12 điểm cho văn bản trong đoạn của bạn. Nếu bạn chọn khoảng cách dòng đơn, khoảng cách giữa các dòng sẽ là 12 điểm. Nếu bạn chọn khoảng cách gấp đôi, khoảng trống giữa các dòng sẽ là 24 điểm. Tuy nhiên, nếu bạn muốn tinh chỉnh mọi thứ, bạn cũng có thể chỉ định kích thước điểm chính xác để sử dụng.
Các đoạn hoạt động hơi khác một chút. Theo mặc định, Word thêm tám điểm không gian sau một đoạn văn và không có khoảng trống bổ sung trước đoạn văn, và bạn có thể thay đổi cả hai giá trị đó theo cách bạn muốn.
Chúng ta hãy xem xét kỹ hơn cách thực hiện tất cả điều này.
Sử dụng Cài đặt trước nhanh cho các thay đổi dễ dàng
Word có một số tùy chọn cài sẵn phổ biến để bạn chọn. Hãy nhớ rằng khoảng cách dòng và đoạn đều được áp dụng ở cấp đoạn văn. Nếu bạn đặt điểm chèn vào một đoạn văn, bạn sẽ thay đổi mọi thứ cho đoạn văn đó. Nếu bạn chọn văn bản từ nhiều đoạn văn, bạn sẽ thay đổi mọi thứ cho tất cả các đoạn văn đó.
Chọn tất cả các đoạn bạn muốn thay đổi (hoặc đặt điểm chèn của bạn bất cứ nơi nào trong một đoạn duy nhất bạn muốn thay đổi). Trên tab Trang chủ, hãy nhấp vào nút “Dòng và khoảng cách đoạn”.
Khoảng cách đoạn văn chỉ cho phép bạn thêm hoặc xóa khoảng cách đặt trước trước đoạn văn hoặc sau đoạn văn. Và nó thật kỳ lạ theo cách nó hoạt động. Nếu bạn hiện không có khoảng trống trước hoặc sau một đoạn văn, trình đơn sẽ hiển thị các lệnh để thêm khoảng trắng ở cả hai vị trí (như được hiển thị trong hình ảnh trước đó). Nếu bạn thêm dấu cách vào một vị trí, lệnh đó sẽ thay đổi để cho phép bạn loại bỏ khoảng cách đó.
Các giá trị đặt trước này hoạt động tốt đủ cho những thay đổi đơn giản đối với một vài đoạn văn. Nhưng nếu bạn muốn thay đổi khoảng cách trên toàn bộ tài liệu thì sao? Bạn có thể chọn tất cả mọi thứ (Ctrl + A) và sau đó sử dụng các lệnh tương tự, nhưng có một số cài đặt trước tốt hơn có sẵn nếu bạn muốn thay đổi toàn bộ tài liệu.
Sử dụng các khoảng cách đặt sẵn bổ sung cho toàn bộ tài liệu của bạn
Chuyển sang tab “Thiết kế” và sau đó nhấp vào nút “Khoảng cách đoạn”.
Áp dụng kiểm soát tốt hơn cho đoạn và giãn cách dòng
Nếu bạn muốn khéo léo hơn một chút so với bất kỳ cài đặt trước nào mà chúng tôi đã đề cập đến, bạn có một tùy chọn khác (sau đây là Word).
Trước tiên, đặt điểm chèn của bạn vào đoạn bạn muốn thay đổi (hoặc chọn nhiều đoạn văn, hoặc toàn bộ tài liệu bằng Ctrl + A). Trên tab "Trang chủ", nhấp vào mũi tên nhỏ ở dưới cùng bên phải của nhóm Đoạn văn.
Ở bên phải trong phần đó, trình đơn thả xuống "Giãn cách dòng" cho phép bạn chọn tất cả các giá trị đặt sẵn khoảng cách dòng giống nhau mà chúng tôi đã xem trước đây, cùng với một số tùy chọn khác.
- Ít nhất: Tùy chọn này cho phép bạn chỉ định kích thước điểm tối thiểu để sử dụng cho khoảng cách dòng và chỉ hữu ích trong các trường hợp rất cụ thể. Ví dụ: giả sử bạn có một dòng trong một đoạn cho bất kỳ lý do nào sử dụng kích thước phông chữ nhỏ hơn các dòng khác. Các tùy chọn khoảng cách thông thường có thể làm cho nó trông kỳ lạ. Chọn khoảng cách tối thiểu có thể hữu ích.
- Chính xác: Tùy chọn này cho phép bạn chỉ định kích thước điểm chính xác để sử dụng giữa các dòng của các đoạn đã chọn.
- Nhiều: Tùy chọn này cho phép bạn quay số trong một bội số cụ thể để sử dụng cho khoảng trắng. Ví dụ, nếu khoảng cách 1,5 có vẻ quá chặt và 2,0 có vẻ quá rộng, bạn có thể thử một cái gì đó như 1,75.
Giữa ba tùy chọn này, bạn có toàn quyền kiểm soát tất cả khoảng cách tài liệu của mình, vì vậy giờ đây bạn có thể tự tin tăng gấp đôi không gian từ khóa đó hoặc gây ấn tượng với đồng nghiệp của mình bằng báo cáo được định dạng hoàn hảo.
