Người mới bắt đầu: Cách tạo, quản lý và chỉ định danh mục trong Outlook 2013
Video: Người mới bắt đầu: Cách tạo, quản lý và chỉ định danh mục trong Outlook 2013
Video: Thiết kế giao diện Windows tối giản theo phong cách macOS | Minimalist Desktop Setup | KIRA - YouTube 2024, Có thể
2024 Tác giả: Geoffrey Carr | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 11:02
Outlook 2013 cho phép bạn chỉ định các danh mục cho công cụ và tùy chỉnh các danh mục được cho biết. Điều về các danh mục là chúng phổ biến trên Outlook và bạn có thể chỉ định từng danh mục cho kết hợp bàn phím. Vì vậy, bạn có thể phân loại email, sự kiện lịch và ghi chú bằng một vài lần vuốt nhanh.Trong vài tháng qua, chúng tôi đã nói rất nhiều về Outlook 2013 và các phần khác nhau của Outlook 2013. Chúng tôi đã nói về việc nắm vững các tính năng quan trọng nhất của nó như cách soạn và gửi email cũng như tạo và quản lý danh sách liên hệ và thậm chí nhập danh sách liên hệ Gmail của bạn. Chúng tôi cũng đã đề cập đến các nội dung khác của Outlook, chẳng hạn như cách bạn có thể tạo danh sách công việc để giữ cho bạn hoạt động tốt. Và tất nhiên, có tất cả các lịch quan trọng, đó là điều cần thiết cho bất cứ ai muốn có hiệu quả giữ một lịch trình.
Điều này có nghĩa là bạn có thể làm rất nhiều với nó để giúp quản lý tốt hơn công việc bận rộn của bạn và thậm chí cả cuộc sống cá nhân. Tuy nhiên, trước khi chúng tôi xem xét Outlook 2013, chúng tôi cảm thấy chúng tôi chỉ nên tóm tắt một cách ngắn gọn hai khía cạnh còn lại mà chúng tôi cảm thấy có giá trị: loại và tìm kiếm.
Giới thiệu
Để tùy chỉnh danh mục của bạn, hãy nhấp vào nút “Phân loại” rồi chọn “Tất cả danh mục…” từ trình đơn thả xuống. Sử dụng hộp thoại này, bạn có thể tạo các danh mục mới, xóa các danh mục mới, đổi tên, thay đổi màu sắc và gán các phím tắt.
Lưu ý trong ảnh chụp màn hình sau, cách chúng tôi đã gán “CTRL + F2” cho danh mục màu xanh lam.Bây giờ, ví dụ, bạn có thể áp dụng các loại cho bất cứ điều gì bạn muốn. Hãy lấy ví dụ ngớ ngẩn của chúng tôi bên dưới, chúng tôi có nhiệm vụ “live la vida loca” và chúng tôi đã đánh dấu nó bằng các danh mục Cá nhân (màu tía) và Khẩn cấp (màu đỏ).Hãy nhớ mẹo rất hữu ích này: khi bạn gán các phím tắt cho các danh mục của mình và bạn đã cam kết các danh mục của mình vào bộ nhớ, chúng có thể nhanh chóng thực hiện việc sắp xếp thư, cuộc hẹn và các mục Outlook khác.
Ví dụ: dưới đây là tiêu đề email từ thư trong hộp thư đến của chúng tôi, chúng tôi đã đánh dấu thư đó bằng danh mục Công việc. Từ bây giờ, nếu chúng ta cần tìm thông điệp cụ thể này, chúng ta có thể sử dụng các danh mục để lọc ra các thông điệp không liên quan.
Cũng cần lưu ý rằng bạn có thể nhanh chóng đánh dấu các tác vụ, email và các mục Outlook khác nhanh chóng với một danh mục mặc định, chẳng hạn như trong ảnh chụp màn hình sau đây. Ở đây, chúng tôi đã đánh dấu một số tác vụ là URGENT chỉ bằng cách nhấp vào hộp nhỏ trong cột CATEGORIES.Rõ ràng là các danh mục có thể rất hữu ích và chúng là một tính năng không được báo trước trong Outlook. Tìm hiểu cách sử dụng chúng một cách hiệu quả và bạn sẽ có thể giữ tất cả nội dung của mình được sắp xếp trong các khu vực danh mục có liên quan.
Tìm kiếm đơn giản trong Outlook
Hãy kết thúc việc này bằng cách nói ngắn gọn về việc tìm kiếm các mục trong Outlook. Chúng tôi có nghĩa là chủ yếu áp dụng cho thư, nhưng tìm kiếm mở rộng trong suốt ứng dụng. Khi bạn bấm vào ô tìm kiếm, chẳng hạn như trong hộp thư đến (hoặc bất kỳ thư mục thư nào khác), Ribbon sẽ thay đổi để cung cấp cho bạn rất nhiều công cụ tìm kiếm.
Tại sao tất cả những thứ này lại ở đây? Nói một cách đơn giản, bạn càng có nhiều cách để tìm kiếm thư, cơ hội tìm kiếm thư càng tốt. Xem ở đây trong ảnh chụp màn hình sau đây, chúng tôi nhấp vào nút "Chủ đề" và chúng tôi có thể điền vào khoảng trống thích hợp với những gì chúng tôi muốn đối tượng chứa. Trong trường hợp này, chúng tôi muốn tìm bất kỳ chủ đề nào liên quan đến “Công việc”.Lưu ý, kết quả bật lên thực ra là Tasks, thể hiện cách Outlook trả về kết quả tìm kiếm từ mọi thứ mà nó lưu trữ.
Nếu tối đa hóa các kỹ năng tìm kiếm của bạn trong Outlook mà bạn quan tâm, bạn có thể cắt giảm nhanh chóng sự lộn xộn bằng cách dành một chút thời gian và thử các tùy chọn của ruy-băng Tìm kiếm. Hãy nhớ rằng nếu kết quả của bạn quá rộng và đa dạng, bạn luôn có thể tinh chỉnh phạm vi của mình bằng cách sử dụng các công cụ Phạm vi phù hợp có tiêu đề.
Cuối cùng, nếu bạn cảm thấy cần sức mạnh và kiểm soát tối đa việc tìm kiếm, hãy thử sử dụng biểu mẫu Tìm kiếm Nâng cao được tìm thấy bằng cách nhấp vào nút “Công cụ Tìm kiếm” trong phần Tùy chọn.Sử dụng biểu mẫu Tìm kiếm Nâng cao là cách xa nhất, vô nghĩa để tìm kiếm Outlook, nhưng bất kỳ phương pháp nào bạn sử dụng, chúng tôi chắc chắn bạn sẽ tìm ra cách để tìm nội dung của mình một cách nhanh chóng.
Tùy chọn tìm kiếm
Outlook hoạt động với Windows Search, mà chúng tôi đã viết một chuỗi toàn bộ sau một thời gian ngắn. Các tùy chọn này ảnh hưởng đến cách các mục được tìm kiếm cả trong Windows và trong Outlook.
Lưu ý, nếu bạn nhấp vào "Tùy chọn lập chỉ mục …", bạn sẽ mở bảng điều khiển Tùy chọn lập chỉ mục, nơi bạn có thể điều chỉnh cách thức hoặc liệu Outlook có được lập chỉ mục bởi chỉ mục Windows Search hay không. Phần còn lại của các tùy chọn này xử lý chủ yếu các kết quả tìm kiếm, chẳng hạn như cách chúng được hiển thị và từ đó kết quả được hiển thị.
Danh mục và tìm kiếm là hai tính năng không được báo trước mà bạn có thể thêm vào tiết mục Outlook của mình, điều này sẽ làm tròn trải nghiệm Office của bạn khá độc đáo. Nếu bạn sử dụng Outlook rộng rãi và bạn nhận được nhiều email, tạo nhiều cuộc hẹn trên lịch hoặc tạo danh sách nhiệm vụ dài thì có thể không chỉ tổ chức chúng là quan trọng, mà còn có khả năng tìm kiếm bất cứ điều gì, đặc biệt nếu bạn biết những gì bạn đang tìm kiếm là vô giá.
Nếu bạn là một trong những người có bảng trắng hoặc sổ ghi chú có danh sách việc cần làm, hoặc bàn làm việc và màn hình của bạn được trang trí bằng Post-its® nhắc bạn về những sự kiện quan trọng, thì bài viết này dành cho bạn.
Trừ khi bạn đang sống một cuộc sống miễn trách nhiệm, mặt trời có thể tăng lên và ổn định trên lịch hàng ngày của bạn. Nếu bạn không biết những gì đang xảy ra hàng ngày, bạn có thể nhanh chóng thấy mình bị lạc trong một mê cung về các cuộc hẹn bị lỡ và các cuộc họp bất ngờ.
Tính năng Công việc trong Outlook là một cách tuyệt vời để theo dõi những gì bạn cần phải hoàn thành, nhưng đó cũng là một cách hay để giúp cộng tác với người khác và phân công nhiệm vụ cho họ. Dưới đây là cách giao nhiệm vụ cho người khác một cách dễ dàng.
Các mẹo & thủ thuật SEO & blog hữu ích nhất cho các blogger mới. Nếu bạn dự định bắt đầu một blog hoặc trang web mới, những mẹo cơ bản hàng đầu này chắc chắn sẽ giúp bạn bắt đầu.
