Người mới bắt đầu: Cách tạo và quản lý tác vụ trong Outlook 2013

2024 Tác giả: Geoffrey Carr | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 11:02

Nếu bạn là một trong những người có bảng trắng hoặc sổ ghi chú có danh sách việc cần làm không ngừng phát triển, hoặc bàn làm việc và màn hình của bạn được trang trí bằng Post-it ® nhắc nhở bạn về các sự kiện quan trọng, sau đó là bài viết này cho bạn.

Outlook sẽ cho phép bạn tạo danh sách việc cần làm bao gồm các tác vụ, bạn có thể thực hiện tất cả mọi thứ, chẳng hạn như thiết lập ngày đến hạn, lời nhắc, danh mục và hơn thế nữa. Toàn bộ vấn đề là tạo ra một loại danh sách nhiệm vụ tích cực hơn mà bạn có thể tương tác và sẽ giữ cho bạn trung thực.

Làm việc trong Chế độ xem công việc

Chúng tôi đã thảo luận về những phức tạp khác nhau của Outlook 2013 gần đây, vì vậy nếu bạn mới sử dụng nó, chúng tôi khuyên bạn nên đọc phần giới thiệu của chúng tôi.

Nếu không, hãy mở Outlook ở chế độ xem Công việc và xem xét xung quanh. Thoạt nhìn, bạn sẽ thấy nó khá trống rỗng và cằn cỗi. Đó là bởi vì chúng tôi vẫn chưa lấp đầy nhiều thứ mà chúng tôi cần làm và việc vặt để chạy.

Hãy xem qua và chỉ cho bạn cách sử dụng Công việc như một người chuyên nghiệp và tổ chức cuộc sống của bạn với Outlook. Với một ít thời gian và công việc, bạn sẽ có một bộ công việc toàn diện, bạn có thể thiết lập để nhắc nhở bạn khi đến hạn, hoặc thậm chí bạn có thể gán chúng cho người khác!

Thêm công việc

Để bắt đầu, bạn sẽ muốn thêm công việc. Bạn sẽ nhận thấy rằng có một ngăn thư mục quen thuộc ở phía bên tay trái. Bạn có thể thêm thư mục mới vào chế độ xem này, sau đó sắp xếp công việc của bạn thành các danh mục một cách hiệu quả. Bạn thậm chí có thể tạo một nhóm thư mục mới để bạn có thể phân tách lại công việc của bạn giữa cuộc sống chuyên nghiệp và cá nhân của bạn, nếu cần.

Để bắt đầu, bạn sẽ nhận thấy rằng có một nhóm thư mục tác vụ gọi là Nhiệm vụ của tôi và hai thư mục nhiệm vụ phụ: Danh sách công việc và công việc phải làm. Nếu chúng tôi nhấp chuột phải vào thư mục trên cùng, chúng tôi có thể tạo "Nhóm thư mục mới" mà chúng tôi sẽ đặt tên là Nhiệm vụ công việc.

Bạn có thể thêm một tác vụ nhanh bằng cách nhấp vào “Nhấp vào đây để thêm Tác vụ mới” hoặc bạn có thể nhấp vào “Tác vụ mới” trên ribbon Trang chủ. Kiểm tra tác vụ không có tiêu đề sau, mà bạn có thể áp dụng một số tùy chọn, hiển thị Tác vụ, Chi tiết của nó, cũng như quản lý nó.

Hãy hoàn thành nhiệm vụ của chúng tôi một chút với một số chi tiết cơ bản và sau đó nhấp vào “Lưu & Đóng”. Bạn có thể chọn ngày bắt đầu, ngày kết thúc (nếu có), trạng thái, mức độ ưu tiên và tỷ lệ hoàn thành. Bạn cũng có thể chọn hộp "Nhắc nhở" và để Outlook cho bạn biết khi nào nhiệm vụ của bạn đến hạn.

Xem, sửa đổi và cập nhật tác vụ

Sau khi tạo một vài tác vụ, chúng ta có thể thấy chúng được liệt kê trong chế độ xem Công việc của chúng tôi. Bạn có thể thực hiện một số thao tác cơ bản ở đây chẳng hạn như thay đổi ngày đến hạn hoặc chỉ định danh mục, nhưng nếu bạn thực sự muốn xem và chỉnh sửa, bạn cần phải nhấp đúp để mở nó.

Đây là nhiệm vụ của chúng tôi một lần nữa. Chúng tôi có thể thực hiện các thay đổi đối với trạng thái hoặc mức độ ưu tiên hoặc chúng tôi có thể nhấp vào nút “Chi tiết”.

Nếu có các chi tiết khác liên quan đến tác vụ, bạn có thể điền chúng vào đây. Mặc dù điều này có thể không phù hợp với hầu hết mọi người, nếu bạn đối phó với các nhà thầu hoặc nhà tư vấn độc lập, thì đây là một nơi tuyệt vời để theo dõi số tiền họ sắp trả cho bạn.

Có một vài điều khác chúng ta có thể đề cập trước khi chuyển sang tái phát. Trong khi bạn đang định hướng trong giao diện công việc, hãy dành một chút thời gian để lưu ý rằng bạn có thể xóa hoặc chuyển tiếp tác vụ nếu bạn quyết định không đáng để theo đuổi hoặc bạn cần nhập dữ liệu từ người khác trên đó, tương ứng.

Bạn cũng có thể quản lý tác vụ, chẳng hạn như đánh dấu nó hoàn thành, gán nó và gửi báo cáo trạng thái. Chúng ta sẽ sớm nói về điều đó. Bây giờ, hãy kiểm tra ngắn gọn cách thiết lập các tác vụ lặp lại.

Làm việc với các tác vụ định kỳ

Tạo nhiệm vụ lặp lại giống như tạo cuộc hẹn định kỳ hoặc cuộc họp định kỳ. Hộp thoại bạn nhìn thấy khi bạn nhấp vào nút “Lặp lại” có thể trông khá quen thuộc.

Vì vậy, đây là nhiệm vụ “nói về công việc của chúng tôi”, định kỳ hàng tuần vào thứ Tư, không có kết thúc. Cũng lưu ý rằng, ngay cả khi bạn không hoàn thành tác vụ vào lúc tác vụ lặp lại, một tác vụ khác vẫn sẽ được tạo.

Bạn có thể ghi đè điều này bằng cách chọn tùy chọn “tạo lại tác vụ mới” thay vì tự động định kỳ vào ngày x, sẽ không tạo lại tác vụ cho đến khi tác vụ hiện tại được đánh dấu hoàn thành.

Giao nhiệm vụ cho người khác

Chúng ta có nhiệm vụ “nói về công việc của chúng ta!” Tất cả được thiết lập, bây giờ chúng ta chỉ cần cầm nó ra cho người khác! Nhấp vào nút "Assign Task" trong phần Manage Task của Ribbon.

Thao tác này sẽ mở nhiệm vụ dưới dạng e-mail, sau đó bạn có thể gửi đến những người khác. Trong trường hợp này, chúng tôi sẽ chỉ định nhiệm vụ nói về nội dung công việc cho người khác, vì vậy chúng tôi sẽ gửi e-mail cho họ.

Nếu bạn muốn nhập địa chỉ vào trường “Tới” bạn có thể hoặc bạn có thể lấy tên may mắn từ sổ địa chỉ của mình. Bạn chưa thiết lập sổ địa chỉ? Đọc về cách tạo và quản lý danh bạ, bao gồm cách nhập danh sách liên hệ của bạn từ Gmail ngay vào Outlook.

Người nhận đó sẽ nhận được một e-mail sau đó với tùy chọn “Chấp nhận” hoặc “Từ chối”. Chúng tôi không muốn làm cho ông chủ khó chịu, vì vậy chúng tôi sẽ tiếp tục và chấp nhận nhiệm vụ. Bên cạnh đó, nói về công việc không bao giờ là một ý tưởng tồi!

Cuối cùng, nếu các quyền hạn đó muốn biết tiến trình (hoặc thiếu) trong nhiệm vụ hiện tại của bạn. Bạn có thể gửi cho họ báo cáo trạng thái.

Nhìn chung, người dùng Outlook ở nhà trung bình có nhiều khả năng sử dụng các nhiệm vụ như một phương tiện để thực hiện việc vặt hoặc đánh dấu các công việc vặt ở nhà, nhưng rất hữu ích khi biết toàn bộ khả năng tạo công việc của bạn. Hãy tiếp tục chuyển đến phần còn lại của ruy-băng Trang chủ và nói về những gì bạn có thể làm để quản lý công việc từ đó.

Quản lý công việc và sắp xếp theo chế độ xem

Trong suốt tuần của bạn, một số tác vụ sẽ được thực hiện và một số công việc sẽ không được thực hiện. Những người mà bạn hoàn thành, bạn có thể đánh dấu là hoàn thành và quên đi. Nhưng những thứ bạn không nhận được sẽ cần phải được quản lý bằng cách nào đó hoặc bạn sẽ chỉ có một danh sách các công việc thổi bay ngày càng phát triển.

Có một số cách để quản lý chúng. Hãy nhìn vào vùng Ribbon đó và sau đó chỉ cho bạn cách tận dụng tối đa các công cụ này.

Nhấp vào nút “Xóa khỏi danh sách” sẽ đánh dấu là hoàn thành và xóa nó khỏi danh sách. Nếu Outlook gặp sự cố, chẳng hạn như nếu tác vụ lặp lại hoặc không hoàn thành, nó sẽ hỏi bạn những gì bạn muốn làm.

Bạn cũng có thể làm việc trực tiếp với các tác vụ bạn thấy trong danh sách nhiệm vụ của bạn. Hãy xem ảnh chụp màn hình sau đây để biết thêm chi tiết. Bạn thấy rằng bạn có thể chỉ cần nhấp vào biểu tượng cờ để đánh dấu là hoàn thành hoặc bạn có thể nhấp chuột phải để xem các tùy chọn theo dõi của mình.

Bạn thấy ở đây trong ảnh chụp màn hình tiếp theo, nhiệm vụ của chúng tôi “ngồi xung quanh xem bóng đá với chân của chúng tôi” sẽ đến hạn vào ngày mai, nhưng chúng tôi cũng đã đánh dấu nó để theo dõi vào tuần tới. Tạo một nhiệm vụ tiếp theo về cơ bản sao chép nó cho thời gian phù hợp nhất với bạn để có thể hoàn thành nó. Trong trường hợp này, chúng tôi có thể đánh dấu nhiệm vụ của ngày mai là hoàn thành hoặc xóa nó, nhưng nhiệm vụ trùng lặp đó vẫn sẽ đến hạn vào tuần tới.

Lưu ý, bạn có thể theo dõi các tác vụ từ một trong năm khoảng thời gian định sẵn hoặc bạn có thể tạo theo dõi tùy chỉnh.

Cuối cùng, việc thay đổi chế độ xem của bạn có thể giúp cắt ngang phần lớn các tác vụ. Nếu nó không được hiển thị trên Ribbon, bạn có thể nhấp vào nút "Thay đổi chế độ xem" và bạn sẽ thấy các tùy chọn này.

Dưới đây là danh sách đơn giản có thể trông như thế nào. Chế độ xem không phân biệt đối xử giữa các trạng thái hoàn thành hoặc danh mục hoặc bất kỳ điều gì khác. Nó chỉ trình bày tất cả các nhiệm vụ trong quá khứ, hiện tại và tương lai của bạn trong một chế độ xem đơn giản.

Mặt khác, nếu chúng ta sắp xếp quan điểm của mình bằng các nhiệm vụ tích cực, chúng ta thấy mọi thứ được thu hẹp lại rất nhiều cho chúng ta.

Luôn nhớ thay đổi chế độ xem nhiệm vụ của bạn để bạn nhanh chóng sắp xếp hoặc ẩn chúng để có tiềm năng sản xuất tối đa!

Tùy chọn tác vụ

Cuối cùng, hãy làm quen hoặc phản ứng lại với các tùy chọn công việc. Các tùy chọn tác vụ sẽ cho phép bạn thay đổi cài đặt và thay đổi hành vi và ngoại hình của chúng. Bạn có thể liên hệ với họ từ menu Tệp, bằng cách nhấp vào “Tùy chọn -> Công việc”.

Bạn có thể đặt các tùy chọn cho lời nhắc về các tác vụ có ngày đến hạn, màu nhiệm vụ quá hạn và hoàn thành, giờ làm việc và các chỉnh sửa đơn giản khác. Vì vậy, bây giờ, nếu bạn muốn các tác vụ quá hạn có màu xanh sáng hoặc bạn muốn lời nhắc mặc định vào cuối ngày thay vì bắt đầu, bạn có thể thực hiện các thay đổi tại đây.

Như bạn có thể nói, Outlook đang tiết lộ chính nó là một ứng dụng rất toàn diện, và chúng tôi thậm chí còn chưa nói về lịch và ghi chú! Chúng tôi hy vọng bạn có thể sử dụng Công việc để tăng cường kỹ năng tổ chức của bạn một vài bậc. Họ thực sự dễ dàng thiết lập và chỉ định, và thật tuyệt khi có những lời nhắc đó và xem tất cả những thứ trong danh sách của bạn từ từ được kiểm tra.

Trong thời gian chờ đợi, chúng tôi muốn nghe ý kiến của bạn. Bạn có câu hỏi hoặc nhận xét mà bạn muốn để lại với chúng tôi? Hãy ghé thăm diễn đàn thảo luận của chúng tôi và bắn đi.