Người mới bắt đầu: Cách tạo, quản lý và chia sẻ lịch trong Outlook 2013

2024 Tác giả: Geoffrey Carr | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 11:02

Trừ khi bạn đang sống một cuộc sống miễn trách nhiệm, mặt trời có thể tăng lên và ổn định trên lịch hàng ngày của bạn. Nếu bạn không biết những gì đang xảy ra hàng ngày, bạn có thể nhanh chóng thấy mình bị lạc trong một mê cung về các cuộc hẹn bị lỡ và các cuộc họp bất ngờ.

Hãy nói về Lịch của Outlook vì bên ngoài e-mail, (có thể nhiều hơn đôi khi), được tổ chức và sản xuất dựa trên khả năng quản lý sự kiện và hoàn thành công việc. Một trong những điều mà Outlook thực hiện với sự tự tin tuyệt vời, có lẽ tốt hơn so với hầu hết các ứng dụng khác, là lịch. Các chức năng lịch của Outlook không phụ thuộc vào việc tạo, sửa đổi và chia sẻ sự kiện.

Bài viết này sẽ tập trung chủ yếu vào những thứ đơn giản. Chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách tạo và quản lý lịch của bạn, thêm cuộc hẹn, cuộc họp và chia sẻ chúng với những người khác trong sổ địa chỉ của bạn để dễ dàng cộng tác. Khi chúng tôi hoàn thành, chúng tôi sẽ trình bày cách sử dụng Outlook cho những điều cơ bản như e-mail hoặc danh bạ và sổ địa chỉ, bạn có thể kết hợp lịch vào cuộc sống bận rộn và cải thiện nhà riêng hoặc văn phòng nhỏ.

Khái niệm cơ bản về lịch

Bất cứ khi nào bạn sử dụng Outlook, bạn sẽ có khả năng lịch của mình theo ý của bạn. Ngay cả khi bạn chưa thiết lập tài khoản email, bạn vẫn có thể sử dụng Outlook cho các tính năng còn lại của nó. Tuy nhiên, lịch hoạt động tốt nhất, nếu bạn có thể tận dụng các khả năng cộng tác của mình, vì vậy, việc sử dụng tài khoản email đảm bảo bạn có thể gửi lời mời họp và nhận thông báo của người tham dự.

Bất kể, đây là lịch cơ bản, hàng ngày của bạn, tức là lịch mặc định được liên kết với hồ sơ Outlook mặc định của bạn. Đây là chế độ xem hàng tháng nhưng bạn có thể sử dụng các chức năng trên tab Sắp xếp để thay đổi chế độ xem.

Ví dụ: dưới đây là chế độ xem tuần làm việc (so với chế độ xem toàn bộ tuần). Nó rất đơn giản, với thời tiết (bạn có thể đặt nó vào thị trấn của bạn), và một hộp tìm kiếm. Nếu bạn có bất kỳ cuộc họp hoặc cuộc hẹn nào, bạn sẽ thấy chúng tại đây và bạn có thể chuyển sang tuần trước hoặc tuần sau bằng cách nhấp vào nút “Cuộc hẹn trước” hoặc “Cuộc hẹn tiếp theo” tương ứng, dọc theo cạnh lịch.

Hãy chuyển sang một chút và tập trung vào cách thay đổi sắp xếp lịch của bạn để phù hợp hơn với nhu cầu cụ thể hoặc cụ thể của bạn.

Làm cong cơ bắp của lịch

Bạn có thể làm một chút để thay đổi sắp xếp và giao diện của lịch. Nếu bạn kiểm tra tab Xem bên dưới, bạn sẽ thấy toàn bộ các kiểu mà bạn có thể sử dụng cho lịch phù hợp với nhu cầu tổ chức của mình.

Kiểm tra lịch sau đây. Chúng tôi đã thực hiện một số thay đổi nhỏ đối với giao diện của nó. Đối với một, bạn có thể thay đổi màu sắc, đó là một cảm giác tinh tế nhưng tốt đẹp.

Tab Chế độ xem cho phép bạn thêm một số chế độ xem khác để làm nổi bật chế độ bạn đang ở. Ví dụ: có Thanh việc cần làm, cho phép bạn thêm lịch, người và công việc vào cột bên phải (xem bên trên). Thanh việc cần làm này có thể tùy chỉnh chế độ bạn đang ở, vì vậy ngay cả khi bạn đã bật các tác vụ và lịch, như trong ảnh chụp màn hình ở trên, nếu bạn chuyển sang hộp thư đến, bạn sẽ cần phải bật lại -Do Bar.

Bạn nên chơi xung quanh với tab Chế độ xem trong mỗi chế độ vì chúng sẽ không hoàn toàn giống nhau. Ví dụ: Ngăn đọc không được sử dụng nhiều trong chế độ xem lịch nhưng đây chắc chắn là một bổ sung tuyệt vời cho hộp thư đến của bạn.

Tương tự, hãy kiểm tra chế độ xem lịch hàng ngày với Chế độ xem công việc hàng ngày được bật. Bạn có thể thấy ở đây lịch hàng ngày của bạn với nhiệm vụ do bạn dưới đây.

Chúng ta sẽ nói nhiều hơn về các nhiệm vụ trong một bài viết sắp tới, nhưng bây giờ chúng ta hãy tập trung vào mọi thứ bạn có thể muốn biết về các cuộc hẹn và các cuộc họp.

Thêm cuộc hẹn và cuộc họp

Hãy xem xét thiết lập các cuộc hẹn và cuộc họp. Trong ví dụ sau, chúng tôi tổ chức tiệc pizza. Tất nhiên, đối tượng là bản chất của cuộc hẹn và trong khi bữa tiệc pizza không nhất thiết phải là "cuộc hẹn", bạn sẽ có ý tưởng. Sau đó, bạn có thể thêm các chi tiết cụ thể khác như nơi diễn ra bữa tiệc pizza và thời gian bắt đầu và kết thúc của nó.

Có rất nhiều không gian (không giới hạn về mặt kỹ thuật) để thêm ghi chú, hướng dẫn hoặc chỉ đường cho sự kiện. Tất nhiên, đó không phải là một bữa tiệc nếu bạn không có người khác ở đó. Vì vậy, chúng tôi sẽ cần mời một số người tham dự. Sau khi bạn mời mọi người, nó không còn được coi là một cuộc hẹn. Thay vào đó, Outlook thay đổi nó thành một cuộc họp. Trong ảnh chụp màn hình sau đây, chúng tôi thấy cuộc hẹn mới của chúng tôi đã trở thành cuộc họp.

Bạn có thể nhập tên bằng tay hoặc nhấp vào nút “Tới” để thêm người tham dự từ sổ địa chỉ của bạn. Nếu bạn chưa thiết lập sổ địa chỉ, chúng tôi có thể cho bạn biết cách thêm và quản lý danh bạ cũng như nhập danh bạ từ các nguồn khác, như Gmail.

Nếu bạn yêu cầu một phản hồi (thay vì chỉ đơn giản là đặt từ ra và để nó ở đó), thì những người được mời sẽ có cơ hội trả lời. Lưu ý, điều này hoạt động tuyệt vời với một sản phẩm của Microsoft như tài khoản e-mail Outlook.com, nơi bạn được cung cấp tùy chọn phản hồi trực tiếp trong thư.

Trong Gmail, bạn sẽ có thể thực hiện lời mời theo cách tương tự. Tuy nhiên bạn trả lời, nó sẽ được gửi đến người tổ chức sự kiện và tự động được thêm vào Outlook của họ.

Bây giờ chúng ta đã rõ ràng về các cuộc hẹn và cuộc họp, chúng ta sẽ chuyển sang sửa đổi và hủy bỏ chúng bởi vì thay đổi là không thể tránh khỏi, và đôi khi các kế hoạch đặt ra tốt nhất của chúng ta sẽ rơi vào.

Sửa đổi hoặc hủy cuộc họp và phản hồi theo dõi

Một cái gì đó đã đi lên, và chúng tôi cần phải di chuyển bữa tiệc bánh pizza của chúng tôi đến tối thứ bảy. Đây không phải là vấn đề đối với chúng tôi, nhưng còn những người tham dự thì sao? Vâng, kế hoạch của họ hoàn toàn phụ thuộc vào họ, nhưng Outlook ít nhất cũng giúp họ dễ dàng cảnh báo họ về những thay đổi.

Để sửa đổi một cuộc họp và cảnh báo người tham dự của bạn, trước tiên hãy mở sự kiện từ lịch Outlook của bạn và thực hiện các thay đổi bạn cần. Trong trường hợp này, chúng tôi chỉ di chuyển cuộc họp lại một ngày. Lưu ý rằng bạn có thể nhấp vào "Gửi cập nhật" và những người được mời của bạn sẽ được cập nhật về thay đổi.

Tại thời điểm này, nếu bất kỳ người tham dự nào trước đó đã chấp nhận lời mời của bạn, họ sẽ cần phải chấp nhận lại lời mời đó.

Bây giờ có thể là thời điểm tốt để thể hiện cách theo dõi tiến trình của cuộc họp. Nhấp vào nút "Theo dõi" và từ đây bạn có thể thấy tiến trình của cuộc họp. Ngay bây giờ, chỉ có một người được mời đã chấp nhận vì vậy có thể thứ bảy này không phải là thời điểm tốt.

À, một lần nữa, một cái gì đó vừa mới xuất hiện và chúng tôi cần hủy cuộc họp. Chỉ cần nhấp vào nút "Hủy cuộc họp". Lời mời của bạn bây giờ sẽ thay đổi và bạn sẽ nhận được nút "Gửi Hủy" để nhấp và gửi tin xấu.

Sự kiện

Với các cuộc hẹn đã quay cuộc hẹn của bạn đã được nhập và lưu, bạn sẽ thấy cuộc hẹn đó trên lịch của mình. Khi bạn di chuột qua nó, bạn sẽ thấy các chi tiết cần thiết. Tại thời điểm này, nếu mọi thứ đều tốt, bạn có thể rời khỏi nó và chuyển sang những thứ khác.

Tuy nhiên, nếu bạn muốn thay đổi hoặc xóa nó, bạn có thể mở nó bằng cách nhấp đúp vào nó hoặc sử dụng hành động thích hợp trên ruy-băng, đây là nút “Mở”.

Bạn cũng có thể truy cập nhiều điều khiển dải băng giống nhau từ trình đơn ngữ cảnh nhấp chuột phải.

Với cuộc họp hoặc cuộc hẹn mở, hãy lưu ý tab Tùy chọn, điều này sẽ cho phép bạn ảnh hưởng đến một số thay đổi như thay đổi trạng thái của bạn (Bận, Dự kiến, Ngoài văn phòng, v.v.), đặt lời nhắc, thay đổi múi giờ và cuối cùng đặt sự kiện như một sự kiện định kỳ.

Các sự kiện định kỳ là phổ biến, chẳng hạn như cuộc họp hàng tuần hoặc sự kiện thu nhập hàng quý hoặc chỉ ăn trưa với một người bạn, vì vậy bạn nên biết cách đặt chúng. Như bạn có thể thấy từ ảnh chụp màn hình, điều này khá dễ dàng để làm việc. Bạn có thể đặt thời gian của cuộc hẹn, mẫu và tất nhiên phạm vi hoặc thời gian lặp lại sẽ xảy ra.

Bạn thấy trong hình dưới đây, chúng tôi đã thiết lập một sự kiện định kỳ cho mỗi Thứ Hai lúc 1:00 chiều, điều này sẽ tiếp tục vô thời hạn.

Điều quan trọng cần nhớ là trong khi các cuộc họp và cuộc hẹn có một số khác biệt chính, họ vẫn nhìn và có thể được sửa đổi theo cùng một cách, vì vậy tất cả các tùy chọn bạn thấy cho các cuộc hẹn sẽ giống nhau cho các cuộc họp.

Đính kèm tệp hoặc tài liệu vào mục lịch

Hãy tưởng tượng bạn đã thực hiện một cuộc hẹn, chẳng hạn như đưa thú cưng của bạn đến bác sĩ thú y hoặc để thay dầu, và trong cả hai trường hợp, bạn có tài liệu hoặc hình ảnh bạn muốn đính kèm để bạn không quên.

Trong ví dụ sau, chúng tôi sẽ thay đổi dầu của chúng tôi cuối cùng và chúng tôi đã nhận được phiếu thưởng cho nó. Bạn có thể in phiếu giảm giá và cố gắng nhớ trước, hoặc bạn có thể chỉ cần đính kèm nó vào cuộc hẹn để khi Outlook nhắc bạn, phiếu giảm giá ở ngay đó để bạn có thể in trong khi bạn đang nghĩ về nó.

Để thực hiện việc này, bạn muốn nhấp vào “Đính kèm tệp” và sau đó duyệt đến vị trí lưu tệp. Bạn có thể chèn tệp như là, dán nội tuyến dưới dạng văn bản hoặc chèn vị trí của tệp dưới dạng siêu liên kết. Trong trường hợp này, chúng tôi sẽ đính kèm tệp PDF.

Tất nhiên, đây sẽ là một tính năng rất hữu ích nếu bạn cần chia sẻ tài liệu cho một cuộc họp kinh doanh, gửi tài liệu học tập cho sinh viên hoặc bất cứ khi nào tình huống có thể yêu cầu thông tin bổ sung.

Quản lý và chia sẻ lịch

Quản lý lịch sẽ cho phép bạn hoàn thành hai điều. Bạn có thể mở lịch từ nhiều nguồn khác nhau và bạn có thể tạo và lưu các nhóm lịch.

Nếu bạn nhấp vào nút "Mở Lịch", bạn có thể tạo lịch từ một số nguồn bao gồm từ Internet hoặc bạn có thể tạo lịch trống. Một ưu điểm của việc tạo lịch trống là bạn có thể giữ riêng cuộc sống gia đình và công việc của mình.

Trong ảnh chụp màn hình sau, bạn thấy một số lịch đã được tạo và chúng tôi cũng đã tạo một nhóm đặc biệt cho công việc. Bạn thực sự có thể kéo các sự kiện từ một lịch này sang lịch khác; bạn thấy cách chúng tôi có mục nhập cho cuộc họp hàng tuần trong hai lịch mà chúng tôi đã chọn để hiển thị.

Việc có thể kéo sự kiện qua lịch có nghĩa là nếu bạn đã dành thời gian thêm cuộc hẹn hoặc cuộc họp, nếu sau đó bạn quyết định cần phải có lịch khác, bạn không cần phải tạo lại các sự kiện.

Cuối cùng, bạn có thể chia sẻ lịch, điều này sẽ khá tự giải thích, lưu ý là khả năng gửi lịch qua e-mail. Chúng tôi đã trình bày ngắn gọn trong một bài viết trước, đây chỉ là một cách khác để hoàn thành nó. Ở đây trong ảnh chụp màn hình sau, bạn sẽ thấy điều gì xảy ra khi bạn sử dụng tùy chọn này.

Bạn có thể chỉ định lịch bạn chia sẻ, phạm vi ngày (từ một ngày cho toàn bộ lịch), mức chi tiết để chia sẻ (tính khả dụng đơn giản, giới hạn và chi tiết đầy đủ), và sau đó có một vài tùy chọn nâng cao mà bạn có thể sử dụng.

Chia sẻ theo cách này có nghĩa là bạn có thể nhanh chóng, dễ dàng và phổ biến thông tin lịch của mình với những người dùng Outlook khác, cũng như tích hợp các lịch được gửi cho bạn.

Tùy chọn lịch

Có một vài tùy chọn lịch để sắp xếp (mặc dù không hoàn toàn giống như với e-mail). Hầu hết các tùy chọn này nhằm mục đích định cấu hình lịch để hoạt động hiệu quả hơn với nhu cầu chuyên nghiệp và cá nhân của bạn.

Ví dụ: bạn có thể thay đổi giờ làm việc và tuần làm việc của mình, thêm ngày lễ, thay đổi múi giờ, đặt màu mặc định và thậm chí chọn giữa Fahrenheit và Celsius. Làm việc theo cách của bạn thông qua họ lúc giải trí của bạn và thử những gì làm việc tốt nhất cho bạn.

Các tính năng lịch trong Outlook là ưu tiên hàng đầu và nếu bạn làm việc trong một tổ chức với máy chủ Exchange trung tâm, thì bạn có thể quen với cách bạn có thể cộng tác trên lịch được chia sẻ, xem sự kiện và hơn thế nữa. Tất cả điều này liên tục hoạt động trong cài đặt Outlook cục bộ của riêng bạn để tăng thêm sức mạnh và tiện lợi.

Ở nhà, thật tuyệt khi có lịch với nhiều tính năng trong cùng một chương trình. Bạn không cần phải chuyển từ ứng dụng e-mail sang ứng dụng lịch của mình, bạn có thể lên lịch sự kiện và nhanh chóng mời người tham gia chỉ bằng một vài cú nhấp chuột vào nút chuột và hơn thế nữa.

Nhưng, đủ để nói chuyện với chúng tôi. Tại sao chúng ta không nghe từ bạn bây giờ? Hãy cho chúng tôi biết suy nghĩ của bạn hoặc cho vay nhận xét của bạn trong diễn đàn thảo luận của chúng tôi.