Cách tạo và quản lý danh bạ trong Outlook 2013

2024 Tác giả: Geoffrey Carr | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 11:02

Outlook không được sử dụng nhiều nếu bạn không có liên hệ. Chắc chắn, bạn có thể nhập địa chỉ email khi bạn đi, nhưng đó là thời gian và dễ bị lỗi. Tốt hơn là nên liên hệ với bạn trong Outlook, vì vậy bạn có thể bỏ qua một tin nhắn nhanh chỉ trong vài cú nhấp chuột.

Trong một bài viết gần đây, chúng tôi đã thảo luận cách bắt đầu sử dụng Outlook và hôm nay chúng tôi muốn mở rộng để bao gồm làm việc với các liên hệ. Danh bạ của bạn sẽ là trung tâm trải nghiệm Outlook của bạn, những người mà bạn tương ứng và cách bạn sử dụng ứng dụng.

Như bạn có thể mong đợi, bạn có thể thực hiện rất nhiều việc quản lý liên hệ với Outlook và việc thiết lập sổ địa chỉ trước khi bạn bắt đầu sử dụng nó có ý nghĩa rất nhiều.

Tạo sổ địa chỉ

Để bắt đầu quản lý danh bạ của bạn, điều đầu tiên bạn muốn làm là mở chế độ Mọi người để bạn có thể bắt đầu làm việc. Có một số cách để thêm địa chỉ liên hệ vào sổ địa chỉ của bạn. Ban đầu, bạn có thể nhập sổ địa chỉ của bạn từ một nguồn khác như email trực tuyến hoặc chương trình e-mail khác của bạn.

Lưu ý, đối với mỗi tài khoản email bạn có, bạn sẽ có sổ địa chỉ. Trong tình huống cụ thể này, chúng tôi có một sổ địa chỉ cục bộ cho tệp dữ liệu Outlook cục bộ của chúng tôi và chúng tôi có một tài khoản khác được liên kết với tài khoản email của chúng tôi.

Trong mọi trường hợp, hãy đề cập đến những điều cơ bản để nếu bạn không có sổ địa chỉ để nhập, bạn có thể bắt đầu thêm địa chỉ liên hệ theo cách thủ công. Trong ảnh chụp màn hình sau, chúng tôi thấy một phần của sổ địa chỉ mới của chúng tôi hoàn toàn trống rỗng, hiện tại.

Để bắt đầu, chỉ cần nhấp vào nút "Liên hệ mới" và nó sẽ mở một cửa sổ liên hệ mới. Điều đầu tiên có thể nhảy ra ngoài bạn chỉ là nó bận rộn như thế nào nhưng không sợ, nếu bạn nhìn qua nhiều tính năng trên Ribbon, bạn sẽ thấy rằng đó là một biểu mẫu liên lạc khá chuẩn, chạy liên tục.

Hãy cắt theo đuổi và sau đó liên hệ với How-To Geek bằng cách điền vào các giá trị thích hợp. Bạn cũng có thể thêm một hình ảnh, điều đó là không cần thiết, nhưng vẫn là một liên lạc tốt đẹp với sổ địa chỉ nhạt nhẽo, nhàm chán.

Sau khi bạn nhập xong địa chỉ liên hệ hoặc địa chỉ liên hệ của mình, bạn sẽ muốn nhấp vào “Lưu & Đóng” hoặc bạn có thể nhấp vào “Lưu & Mới” để tạo một liên hệ khác. Hãy làm điều đó. Chúng tôi có sự lựa chọn giữa việc tạo một liên hệ hoàn toàn mới hoặc một liên hệ mới cho cùng một công ty.

Trong trường hợp này, chúng tôi sẽ chọn tùy chọn sau để tiết kiệm thời gian nhập, sau đó chúng tôi sẽ nhấp vào “Lưu & Đóng” để hiển thị các mục nhập sổ địa chỉ mới của chúng tôi.

Không tệ, chúng tôi đã có hai liên hệ mà chúng tôi có thể gửi email nhưng, người đàn ông, điều này tốn thời gian. Sẽ dễ dàng hơn nhiều nếu chúng ta có thể di chuyển thông tin liên hệ từ một nguồn khác sang Outlook.

Nếu bạn sử dụng dịch vụ webmail hoặc dịch vụ webmail khác, các liên hệ của bạn có nhiều khả năng ở đó và sẽ cần được nhập vào Outlook. Nếu bạn muốn nhập từng liên hệ một, thì bạn chắc chắn sẽ được chào đón, nhưng chúng tôi khuyên bạn nên nhập danh sách liên hệ chính của mình, cho dù đó là từ Thunderbird hay Gmail hay dịch vụ email khác.

Nhập và xuất hồ sơ liên hệ

Bất kể bạn sử dụng Gmail hay Yahoo Mail !, hoặc bạn có tài khoản email từ năm 1997 mà bạn đã lưu giữ và bảo trì cẩn thận, danh bạ và tất cả, chắc chắn bạn có thể cần phải đặt liên hệ vào danh bạ Outlook của mình.

Để thực hiện việc này, bạn có thể xuất danh bạ từ một nguồn khác rồi nhập chúng vào Outlook. Thông thường, điều này có thể dễ dàng thực hiện bằng cách truy cập cài đặt hoặc tùy chọn từ tài khoản email hoặc ứng dụng khách của bạn và sau đó chọn tùy chọn xuất danh bạ.

Thông thường, tất cả những gì bạn cần làm là nhập chúng vào Outlook. Đây là một quá trình khá đơn giản, và nó sẽ tương tự trong hầu hết các ứng dụng email. Chúng tôi khuyên bạn nên đọc bài viết của chúng tôi, điều này giải thích cách xuất và nhập danh sách liên hệ vào Outlook và ngược lại.

vCard? VCard là gì?

Bạn có thể đã nghe vCards (Tệp thẻ ảo hoặc.VCF), có thể bạn đã nhận được một hoặc sử dụng một thẻ. vCards, là định dạng thẻ kinh doanh điện tử tiêu chuẩn mà bạn có thể trao đổi với những người khác như thông qua chữ ký email hoặc tệp đính kèm.

Bất kể, có một số cách mà bạn có thể xử lý vCards trong Outlook. Kịch bản có khả năng nhất là nơi bạn có thể cần nhập một liên hệ từ hoặc xuất sang vCard. How-To Geek có mô tả đầy đủ về quy trình này, điều này sẽ nhanh chóng giúp bạn tăng tốc.

Đôi khi, bạn có thể có nhiều vCards được lưu trữ trong một tệp vCard duy nhất. Tuy nhiên, nếu bạn cố gắng chuyển đổi tệp này, chỉ vCard đầu tiên trong tệp sẽ được nhập. Để khắc phục hạn chế này, trước tiên bạn cần chuyển đổi thành tệp.CSV và sau đó nhập tệp đó vào Outlook. Chúng tôi khuyên bạn nên đọc bài viết này để có mô tả đầy đủ về quy trình đó.

Cuối cùng, bạn có thể xuất tất cả các liên hệ của mình sang vCard riêng lẻ hoặc một vCard chính duy nhất, như được mô tả trong đoạn trước. Một lần nữa, chúng tôi có một hướng dẫn nhỏ về cách thực hiện điều này, vì vậy bạn nên tăng tốc độ làm thế nào để giúp bạn vCards vào và ra khỏi Outlook một cách dễ dàng.

Tạo và quản lý các nhóm liên lạc

Hãy thảo luận về các nhóm ngay bây giờ vì có thể nhanh chóng đưa tin nhắn đến một nhóm linh hồn được chọn đảm bảo bạn không quên bao gồm bất kỳ ai và giúp bạn không phải nhập từng tên trong trường Đến:.

Để thiết lập nhóm liên lạc, hãy nhấp vào “Nhóm liên hệ mới” trên ruy-băng.

Sau khi mở, trước tiên bạn sẽ cần quyết định những gì bạn muốn gọi nhóm của bạn (ở đây chúng tôi đặt tên cho chúng tôi là "CES 2015") và sau đó nhấp vào "Thêm thành viên" và chọn "Từ Danh sách liên hệ Outlook". Bạn cũng có thể tạo địa chỉ liên hệ mới bay hoặc chọn một sổ địa chỉ khác, chẳng hạn như nếu bạn muốn đưa mọi người vào thư mục của công ty bạn.

Từ danh sách, chúng tôi chọn thành viên nhóm của chúng tôi. Hãy nhớ rằng, bạn có thể chọn thành viên bằng cách giữ "CTRL" và nhấp chuột trái mỗi thành viên. Bất kể, bất cứ khi nào bạn muốn thêm thành viên mới, bạn chọn tên hoặc tên và nhấp vào nút "Thành viên ->", sẽ thêm họ vào nhóm.

Khi bạn hoàn tất, hãy nhấp vào “OK”.

Bạn sẽ được đưa trở lại màn hình quản lý nhóm, nơi bạn có thể xem lại các thành viên trong nhóm mới của mình và thực hiện các thay đổi khác. Ví dụ: bạn có thể chuyển tiếp nhóm dưới dạng liên hệ Vcard hoặc Outlook, thêm ghi chú về nhóm, gửi email cho toàn bộ nhóm hoặc tạo cuộc họp chỉ với những thành viên nhóm đó.

Trong trường hợp của chúng tôi, chúng tôi sẽ chỉ nhấp vào “Lưu & Đóng” để chính thức tạo nhóm và quay lại cửa sổ chính của Outlook. Bây giờ chúng ta thấy nhóm mới của chúng ta trong danh sách liên lạc của chúng ta, được biểu thị bằng biểu tượng nhóm. Ở bên phải, bạn có thể xem thành viên của nhóm và có các biểu tượng để thực hiện hành động. Trong ví dụ này, chỉ có biểu tượng e-mail có sẵn, cũng như nút "Chỉnh sửa".

Bạn nên lưu ý rằng cách nhanh nhất để gửi email cho một nhóm là chỉ cần nhập tên của nó vào trường Tới:, trong trường hợp này, chúng tôi có thể nhập “CES 2015” và Outlook sẽ biết gửi thư cho mọi người trong nhóm đó.

Tùy chọn người

Nếu bạn bấm vào "File -> Options", bạn có thể cấu hình Outlook theo một số cách trong một số chuyên mục khác nhau.

Dưới đây là các tùy chọn của mọi người. Không giống như các danh mục khác trong tùy chọn Outlook, tùy chọn Mọi người rất ít và khá dễ sắp xếp.

Các tùy chọn bạn sẽ tìm thấy ở đây sẽ cho phép bạn quyết định cách gửi tên, xem có hiển thị thêm chỉ mục hay không và để hiển thị trạng thái và ảnh trực tuyến.

Quản lý các liên hệ Outlook khá đơn giản, nhưng như bạn đã thấy, bạn có thể thực hiện nhiều việc hơn để giữ cho chúng được duy trì đúng cách. Nó cho vay nhiều hơn để làm tròn trải nghiệm Outlook của bạn nếu bạn có thêm thông tin trong danh bạ của mình chứ không chỉ tên và địa chỉ email.

Điều đó nói rằng, nếu bạn vẫn sử dụng một phần nào đó như Gmail làm nhà cung cấp email chính, thì bạn vẫn có thể sử dụng Outlook để giúp bạn quản lý danh sách liên hệ của mình, đồng thời giữ chúng được đồng bộ hóa với tài khoản Gmail của bạn.